NECネッツエスアイ

よくあるご質問(FAQ)

ドキュサインについて

ドキュサインは、書面の準備、署名・捺印、承認、管理など一連のプロセスをクラウド上で行うことが出来るプラットフォームです。
その電子署名は、180か国以上で56万社以上の企業に利用されています。
DocuSign eSignetureというクラウドサービスです。
合意の記録をドキュサインが第三者的に安全に記録することで証拠能力をもたせます。
一部調査会社によると40%という数字も出ていますが、実際に使われているのは一部業務のみとなるため、諸外国に比べてまだまだ普及していないというのが現状です。
ただし、法律の改正やテレワークの普及などにより、徐々に導入は進んでいます。
各会社様のご判断ではございますが、事前に税理士様もしくは監査法人へ任意でご連絡頂くのが安心です。
可能です。ドキュサインのアカウントを持っていなくても、署名を行うことができます。
アップロードする文書をまとめる封筒のようなものです。
エンベロープ内には、送信する文書のデータや受信者の情報が含まれます。
エンベロープの年間利用数に単価をかけたものが、ご契約頂くライセンス費用となります。
送信したタイミングでのカウントになります。
取消をした場合も消費されますので、文書の内容は必ず整合済のものをドキュサインでご利用ください。
お客様のご利用状況(エンベローブ消費数)は、当社にて都度確認することが可能です。購入数を超えそうだと判断したタイミングで当社からお客様へ追加購入のご案内をさせて頂きます。
元契約の終了期間に合わせてご購入頂きます。
お支払いは、ご契約頂いたタイミングとなります。
差額分の精算はできません。ご了承ください。
利用数が少ない可能性がある場合は、少数からのご購入をお勧めいたします。
多くのAPIが公開されておりシステム連携に強く、かつ世界中で利用することができます。
他にも、ドキュサインではMicrosoft Word、PDF、またはその他の一般的な形式で文書をアップロードができたり、Box、Dropbox、Google Drive、OneDriveなどのクラウドストレージからでも文書をアップロードできます。
通常は署名者へメールにて署名依頼が送られますが、なりすまし防止のためにはメールに加え、SMSや電話などでアクセスコードを伝える多要素認証をご利用いただけます。
ドキュサインでは、署名時に印影のアップロードも可能です。(丸印・角印問わず)
また、ドキュサインとシヤチハタ社が連携しているため、電子印を作成することも可能です。

※法律上は、契約書へ押印する印鑑の種類については特段定められていないため、社印(実物)の印影をアップロードし押印したり、 社名・役職印の印影を作成し押印することでも問題ありません。
 社印(電子署名)を押印することができる権限者が押印しており、契約書が改ざんされていないことが証明できれば問題ないと考えます。
社印の取り扱いは社内(規程、規則等)で決められており、それによって「誰が何のために押印したのか」がわかるようにルール付けされていることが一般的です。
電子の場合も同じで、社内での取り決めに沿って押していただくことになります。
契約が終了してしまうと、解約処理終了後、データは削除されます。
事前にデータをダウンロードしておくか、特定の一名のユーザーに契約書を全て寄せた後に、有償から無償アカウントへダウングレードすることで、永続的に保持することが可能です。
350を超えるサービスとの連携が可能です。
また、APIにより既存のアプリケーション、ワークフロー、およびプロセスにドキュサインのアプリケーションの埋め込み、拡張、接続をすることも可能です。

法的見解について

【紙の場合】民事訴訟法228条4項により、ハンコの印影がある=本人の意思で押したものと推定される=真正に成立したものと推定されます。
【電子署名(当事者型)の場合】電子署名法3条により、本人による電子署名=本人の意思で署名したものと推定される=真正に成立したものと推定されます。
ドキュサインなどのクラウド型の電子署名は、立会人型の電子署名となり電子署名法3条に適合されないことがあるため、裁判所などで証拠の提出を要求された場合には本人の意思に基づいて作成されたという証明が必要となります。
どんな書類でも使えるというわけではありません。
書類の中には、個別の法律で要件が定まっているものがあるため注意が必要です。
たとえば税務上保管が義務付けられている契約書は電子帳簿保存法、工事請負契約書は建設業法など、個別の法律の要件を満たす必要があります。
書類ごとに、電子契約を利用して良いか確認する必要があります。

以下の通り、主に不動産に関する書面が電子化NGとなります。(例)
– 定期借地・定期建物賃貸借契約
– 宅地建物売買等媒介契約
– マンション管理業務委託契約
– 宅地建物売買等契約締結前の重要事項説明・締結後の契約内容説明
– 訪問販売等特定商取引における交付書面
今の法律では、印紙税の対象とされているのは「紙で作成された契約書」に限定されているため、電子上で作成および締結された文書は課税対象外とされています。
電子帳簿保存法対応要件の「検索性」の部分のみ、ドキュサイン単体では対応不可のため、BOXや文書管理システムとの連携が必須となります。
契約書名、取引番号など、利用者が検索に使う項目のことを指します。要件を満たしていれば検索項目に特別な指定はありません。
対応しておりません。電子帳簿保存法の「真実性の確保」要件を満たすためには、認定タイムスタンプ付与の代わりに、削除規定の取り決めや社内規定の見直しを行う必要があります。
規定の見直しは、弊社文書管理チームにてサポートいたします。
会社の規程は業務を廻すための重要なルールですので、法律との整合性はもちろんですが、 それ以外にも業務の適正化・効率化・電子化等の様々な要件を踏まえて、総合的に判断して改定する必要があります。
弊社の文書管理チームは多くのお客様のコンサルティングを行い、その中で規定の見直しに関わってきた実績を持っておりますので、 幅広い知識と視点で判断で最適なサポートが可能です。
※法的見解については、一般的な情報を簡潔に提供することを目的としたものであり、法的アドバイスを目的とするものではありません。個別具体的な内容については、必ず弁護士にご相談ください。

NECネッツエスアイでの活用事例について

【良かった点】印紙コスト(約130万ほど)の削減、締結時間の短縮化などがございます。今の時世では押印や印刷のために出社する必要がなくなるというのもポイントです。
【難しかった】取引先の相手に電子合意・契約の利用を理解、合意して頂くことです。

詳細はこちらのサイトにも掲載しております → https://note.nesic.co.jp/n/na546ff29ac2f