#03 ペーパーレス化のメリットと注意点

ペーパーレス

～35年間で500社対応！ペーパーレスのスペシャリストが語る～

ペーパーレス化を進め、過去から続く紙文書中心の業務から解放されることにより、各企業はいくつもの改善効果を実感することができます。

（１）生産性向上
書類作成や決裁業務のためだけに出社する必要がなくなりますので、テレワークをはじめ、働く場所や環境の選択肢が増え、業務効率が上がります。
事務処理や通勤＆移動にかかる無駄な時間を、より有益な業務に振り向けられます。

（２）コスト削減
オフィスのキャビネットや個人デスク・袖机の多くが不要となりますので、フロア費用の大幅削減が可能となります。また複合機に掛かるコストも大幅縮小できます。
しかもこの効果は一時的なものではなく、将来的にも続いていきます。

（３）リスク対策
文書管理や社内ルールの見直しにより、業務プロセスの適正化が図れ、確証類の整備が徹底されます。
このことにより、自ずとコンプライアンス強化やセキュリティ対策が進み、万が一不幸にも不測の事態が発生した場合にも、落ち着いて対処することができます。

また最近では、企業の持続的な成長に向け、経営トップや人事の方中心に、下記理由で積極的にペーパーレスに取り組まれる企業も増えてきています。

（４）エンゲージメント
会社で働く人々に、「快適なオフィス環境や柔軟な働き方」を提供することは、従業員の満足度向上にも繋がり、社員の離職を防ぐ有効な施策となります。

（５）リクルート
優秀な人材を獲得するためにも、「快適なオフィス環境や柔軟な働き方」は不可欠です。
当たり前ですが、旧態依然とした企業には、有望な若手は来てくれません。

これら良い点が多いペーパーレスですが、特に強調したい最大のポイントは、これらの効果が、それぞれ潰しあうことなく、複合的にまとめて享受できる点にあります。

こんな素晴らしいソリューションは、滅多にありません。

ただし、ペーパーレス化を進めるには注意も必要です。

具体的に言えば、文書管理の基本を理解した上で、きちんとルールを定め、正しい手順で進めないと、期待する効果が十分得られないということです。

例えると、ダイエットと一緒です。
正しい手順で進めれば、健康的に痩せることができますが、誤ったやり方で取り組むと、リバウンドを繰り返したり、最悪の場合は、健康を害したりしてしまいます。

それではどうすれば良いのでしょうか？
このブログのタイトルにある登山と同じように、自分が今いる場所を正確に把握し、その場所にあった最適な方法で、一歩一歩確実に進めていくことが必要です。
そうすれば、必ずや頂上というゴールに辿り着けます。

このブログでは、私自身の経験をベースに、企業に最適なペーパーレスの進め方を、具体例を挙げながら紹介していきたいと思います。

特にいろいろな課題を乗り越えての成功事例、うまくいかなかったケース、コスト削減にまつわるお金の話題などは、みなさん興味あると内容と思いますので、このブログの中でも、随時取り上げていきたいと思います。

より具体的に、リアルにお伝えしたいと思いますので、ぜひお楽しみにしてください！