#11 「ペーパーレス診断サービス」のススメ

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#11　「ペーパーレス診断サービス」のススメ

2023-03-22

今回は「ペーパーレス診断サービス」について、ご紹介させていただきます。
こちらは、もともと私がお客様の状況を確認させていただく際に使っていたシートを活用し、あたかもドクターが問診表を見ながら原因を掘り下げるように、ペーパーレスの課題をお客様とご一緒にディスカッションするサービスを指します。

このシートを打合せ前にご送付いただくことにより、事前に各企業の強い部分や弱い部分が把握でき、短時間で効率的な打合せが可能となりました。

お客様にご記入いただく内容は、大きく５つのカテゴリーに分かれ、それぞれ５つの質問で構成され、回答結果により、各企業の強い弱いが点数で確認できるようになっています。
主な内容は、下記の通りです。

オフィスの状況

まずは全体的な外観に関する質問です。
デスク周りの個人保有文書、キャビネットの状況など、見た目の感じでご回答いただける内容が中心ですので、比較的書き易いかと思います。
ここの点数が低いお客様は、残念ながらすべての面でペーパーレス化が遅れています。
まずは現状を細かく分析して、抜本的な改善を目指す必要があります。

文書管理の状況

こちらも全体に関わる質問ですが、内部的な目に見え難い部分を確認します。
具体的には、社内ルールやその浸透度に関する質問です。
ここが弱いお客様は、社内にコンプライアンス的な問題点を抱えている可能性があります。
課題を明確にして、早めの改善を目指しましょう。

ここからは、各企業に共通して存在する重要文書の管理について確認します。

契約書の管理（個別文書①）

契約書は、社外や社内問わず、お互いの利害を担保するための最重要文書です。
会社として、これらの重要な契約書の管理について、現場任せにせず、しっかりとした方針を打ち出す必要があります。
過去分の契約書の管理や検索をどうするのか、新規の契約についてはどこまで電子化を認めるか等、十分検討した上で、社内に展開し、周知徹底する必要があります。

特にコロナ禍を受け、電子契約は効果的なツールとして、多くの企業で採用されています。使う上で注意も必要ですが、メリットも大きいですので、未利用の場合は、積極的に検討しましょう。

稟議書の管理（個別文書②）

会議資料や稟議者・申請書等の社内文書は、法的な制限も少なく、比較的電子化が進めやすい分野と言えます。
特に決裁や承認に関わる部分は、文書管理システムやワークフローを使うことにより、大幅な効率化が図れるため、多くの企業が既に実施しています。
まずやり易いところから電子化を進めたいという場合は、ここからがお薦めです。

取引関係書類の管理（個別文書③）

2022年1月電帳法が改正され、すべての企業で対応が必須となりました。
スキャン要件の緩和はデジタル化の追い風となりますが、電子取引に関しては、検索性や改ざん防止に関する厳格な対応等が必要になりました。
2024年1月までは宥恕期間ではありますが、確実に取り組みを進める必要があります。
未対応の場合は罰則もありますので、早急に取り組みましょう。

以上が、「ペーパーレス診断サービス」の内容となります。
興味がある方は、ぜひ弊社担当者、もしくは問合せフォームを使ってご連絡ください。

なお今回、簡易版ではありますが、ホームページ上で、セルフチェック可能なツールを用意しました。
どんな感じがお知りになりたい方は、ぜひこちらもお試しください。