本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
電話転送機能とは、会社宛てにかかってきた電話を別の固定電話やスマートフォンなど別の回線に転送する機能です。
外線の転送だけでなく、内線の転送に対応しているサービスもあります。
もし電話転送できないと電話をかけてきた相手に再度架電してもらったり、担当者以外の社員が対応して伝言したりする必要があるでしょう。
そこで本記事では、電話転送サービスを利用する際に気になる魅力について解説します。
各キャリアの電話転送サービスの特徴も説明するので、利用するサービスを選ぶ際にお役立てください。
電話転送サービスとは
電話転送サービスとは、会社などの電話に着信した通話を別の回線に転送する機能のことです。
外線転送と内線転送の大きく2つに分けられます。
外線転送は、会社宛ての着信をあらかじめ登録しておいた別の番号へ転送します。
社員の自宅に設置されている固定電話や携帯電話の番号に直接転送できるため、テレワーク中の活用も可能です。
一方、内線転送とは外線を受けた社員が担当者に内線で連絡し、取り次ぎできる機能です。
取り次ぎの操作方法に慣れてしまえば、素早く電話の内容に対応できる人に代われます。
電話をかけてきた相手もすぐに適切な応答がもらえるため、不満やクレームにつながる恐れが低いでしょう。
電話転送を利用することで、電話を受けた人では対応できない場合でもスムーズに対応できるため顧客満足につながる可能性があります。
電話転送できない状態の対処方法・やり方を確認
初めて電話転送機能を使用する際に、うまく操作できない場合はサービスの申し込みが完了していない可能性があります。
電話転送サービスのマイページなどから、利用状況を確認してみましょう。
また電話転送サービスのなかには、転送の登録ができない番号を設けているものもあります。
例えば、特定の050番号や社内PBS装置のある電話番号は電話の転送先として指定できないことが多いです。
電話転送機能を利用する際は、サービスの内容をよく確認して自社にあうものを選ぶことが大切です。
自分でサービスを選ぶことができない場合に｜各キャリアの電話転送サービスをまとめて紹介
電話転送できないと、電話をかけてきた人に適切な対応ができない可能性があります。
この問題を解決するために電話転送サービスの利用を決めたはいいものの、自社にあうサービスを選ぶことができないケースもあるでしょう。
そこでこの章では、各キャリアの電話転送サービスについて紹介します。
それぞれの特徴や魅力もあわせて見ていくので、利用する電話サービスを決める際にお役立てください。
Softbank（ソフトバンク）｜多機能転送サービス
Softbank（ソフトバンク）では多機能転送サービスを提供しています。多機能転送サービスとは利用者があらかじめ指定した番号に電話を飛ばせるだけでなく、リモートコントロールで転送の開始・停止・変更が可能なサービスです。
通話料金は転送元にかかり、料金は各プラン共通で月額800円（税抜）/番号です。工事費は必要ありません。
NTT docomo｜転送でんわサービス
NTT docomoの転送でんわサービスは全国の一般電話や携帯電話だけでなく、海外にも着信を飛ばせるのが特徴です。また4桁のネットワーク暗証番号を使った他の電話からの遠隔操作にも対応しています（海外で使える留守番電話・転送でんわ・番号通知お願いサービス）。
あらかじめ申し込みが必要ですが、月額使用料はかかりません。
なお料金プランが「ahamo」の場合、転送でんわサービスは利用できないため注意してください。
au｜着信転送サービス
auでは着信転送サービスを提供しています。他社の携帯電話や固定電話、海外の電話に着信をとばせるサービスで、申し込み不要です。
対応機種はiPhoneなどの5G・4G LTE・3Gのスマートフォン、4G LTE 3Gの携帯電話に限られますが、月額使用料は無料です。
ただし着信転送サービスを利用すると、電話の電源がオフになっているときや電話対応できない場合に相手からの伝言を録音できるお留守番サービスEXは利用できません。
すでにお留守番サービスEXを設定している状態で、着信転送サービスの利用を開始するとお留守番サービスEXが停止されるため注意してください。
NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)がおすすめ
NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)なら、着信の取り次ぎをAIが行います。完全自動化されているため、オフィスに社員を置く必要はありません。
着信した相手は音声ガイダンスに従って、自分の名前を伝えることでAIがそれを認識し、担当者の回線に電話をとばせる仕組みです。
担当者を特定の人に設定するのはもちろん、複数の電話番号を一斉に呼び出す方法もあります。この機能を利用すれば、1人の社員が電話対応に追われる問題を解消できるでしょう。
また電話の取り次ぎの履歴は、SlackやMicrosoft Teams、メールに通知されます。自分が別の仕事で対応できない場合でも、誰か別の社員が着信に対応してくれているかどうかを一目で確認できるのがポイントです。
会社名やメールアドレス、電話番号などの簡単な情報を入力するだけでサービスの契約ができるので、ぜひこの機会に利用を検討してみましょう。
まとめ
電話転送サービスを利用すれば、電話に出た人では対応できない場合でも適切な担当者へスムーズに取り次げます。社員が外出していたり、在宅勤務中だったりしても安心です。
電話転送サービスにはいくつかの種類があります。各キャリアのサービスもいいですが、機能性を重視するならNECネッツエスアイのCanario(カナリオ)をおすすめします。
もしNECネッツエスアイのCanario(カナリオ)の設定がうまくできない場合は、お気軽にNECネッツエスアイにご相談ください。
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