電話取次ぎ業務を効率化したい!無駄な時間を削減する方法を紹介

電話を取る社員に大きな負担をかけてしまっているかも?

電話取次ぎ業務を効率化したい!無駄な時間を削減する方法を紹介
※ 記事内に使用されている写真・画像はイメージです。実際のプロダクトやサービスで提供される内容とは異なる場合があります。
※本ブログの内容については、記事掲載時点での情報に基づく記載となります。そのため製品に関する内容については、バージョンアップなどにより画像や操作手順等が現行のものと異なる場合がございます。

電話対応はビジネスに欠かせない業務のひとつと言えます。しかし、ストレスの多い業務であることも事実です。

実際、電話業務を効率化したいと考えている社員は少なくありません。

そこで今回は、電話取次ぎ業務を効率化する方法を紹介していきます。

電話取次ぎを効率化したいと思っている社員は多い

電話取次ぎを効率化したいと思っている社員は多い

電話取次ぎは地味な業務ですが、内勤の社員に大きな負荷をかけてしまっています。

電話取次ぎをしたい担当者が社内にいれば、手短に電話取次ぎを済ますことができます。しかし担当者不在の場合はどうでしょう。

特に、外回り中の営業マンや出張中の社員宛に電話がかかってきた場合、即座に電話取次ぎをすることが難しいため、どうしても電話を折り返すことが多くなってしまいます。

そのような場合、電話取次ぎをされるべき担当者はもちろん、電話をかけてきたお客さまに電話対応の負担がかかります。しかし、電話取次ぎ時に最もストレスを感じているのは、会社内で外出中の担当者宛の電話を受付した社員です。

外出中の担当者の電話を受けた場合、その社員は本来の業務を中断して、電話内容や相手の情報を正しくメモし、担当者へ伝言する必要があります。電話取次ぎ業務によって、無駄な時間が増えるだけではなく、「伝言をしっかり聞き取らなくては」とプレッシャーを感じてしまう場合もあります。

そのため、電話業務を効率化したいと考えている社員もいるでしょう。

そこで、企業に導入をおすすめしたいのが自動で着信を受付・転送する「電話取り次ぎサービス」です。

自動で着信を受付・転送する「電話取り次ぎサービス」とは

自動で着信を受付・転送する「電話取り次ぎサービス」とは

今回は、NECネッツエスアイが提供する電話取り次ぎサービス「クラウドコミュニケーションサービス」をご紹介します。

クラウドコミュニケーションサービスは、会社の固定電話にかかってきた着信をAIが受付し、担当者の携帯へ通話を転送する電話取り次ぎサービスです。クラウドコミュニケーションサービスを導入することで、電話取次ぎ業務を効率化する様々な機能を利用することができます。

電話取次ぎ業務を効率化するクラウドコミュニケーションサービスの機能には以下のようなものがあります。

  • AIが担当者の名前を認識し、担当者の携帯へ着信を自動転送
  • 転送電話に出られない場合は、伝言を自動受付
  • 伝言の録音データ・文字起こしデータ化
  • 担当者が分からない場合は組織全員の電話を一斉呼出
  • 営業時間外はAIが電話番を代行(営業時間設定)

また、クラウドコミュニケーションサービスは設備投資が不要なので、コストを抑えて電話業務を効率化することができます。設備工事もないため、最短5営業日で利用開始可能です。

電話取次ぎサービスを利用して電話対応を効率化するメリット

電話取次ぎサービスを利用して電話対応を効率化するメリット

電話取り次ぎサービスを利用して、電話取次ぎ業務を効率化することで期待できるメリットには以下のようなものがあります。

  • 業務効率の向上
  • 顧客満足度の向上
  • 社員の負担軽減

それぞれ解説していきます。

業務効率の向上

業務に集中しているときに電話がかかってきた場合、一度作業を中断して電話対応を行う必要があります。本来の仕事を中断することで作業効率を下げるのはもちろん、ミスやエラーにも繋がりかねません。

電話取り次ぎサービスを利用して、電話取次ぎ業務を効率化すれば、本来の仕事にかける時間を奪われずに済みます。社員の集中力を持続させることができるため、業務効率や生産性の向上が期待できるでしょう。

顧客満足度の向上

かかってきた電話に対応した社員がその電話内容について詳しくなかった場合、電話内容や相手の会社名・名前などの情報を聞き間違えてしまい伝言ミスが生じる恐れがあります。

商談や契約に関する電話など、大事な内容の電話取次ぎや伝言が上手くいかなければ、顧客満足度が低下してしまいます。

電話取り次ぎサービスを利用して電話取次ぎ業務を効率化することで、担当者が直接顧客の電話に対応することができます。相手を待たせることや話の齟齬を防ぐことできるため、電話対応の品質が向上し、顧客満足度も向上します。

社員の負担やストレス軽減

電話を受けた社員が電話取次ぎ業務に不慣れな場合や通話相手をよく知らない場合、また、電話内容について詳しくなかった場合、気遣いや配慮からストレスを抱えてしまうケースもあります。

電話取り次ぎサービスを利用して電話取次ぎ業務を効率化することで、社員は時間を奪われず自分の本来の業務に集中することができます。電話業務を効率化することで、社員にかかっていた電話取次ぎの負担を低減させることができるでしょう。

記事まとめ

記事まとめ

今回は、電話取次ぎ業務を効率化する方法を紹介しました。

日常的に行っている電話取次ぎ業務ですが、実際は時間的にも精神的にも、電話を取る社員に大きな負荷をかけてしまっています。電話業務を効率化したいと考えている社員は少なくありません。

そのため、会社の固定電話にかかってきた着信をAIが受付し、担当者の携帯へ通話を転送する電話取次ぎサービスの導入がおすすめです。

電話取次ぎサービスを導入することで、以下のようなメリットが見込めます。

  • 業務効率の向上
  • 顧客満足度の向上
  • 社員の負担軽減

NECネッツエスアイでも、電話取り次ぎサービス「クラウドコミュニケーションサービス」を提供しています。電話取次ぎ業務の効率化をお考えの方は、ぜひお気軽にご相談・お問い合わせください。

クラウドコミュニケーションサービス
詳しくはこちら

※本コンテンツに記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。

symphonict

SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら

※免責事項

本コンテンツは一般的な情報の提供を目的としており、法律的、税務的その他の具体的なアドバイスをするものではありません。個別具体的事案については、必ず弁護士、税理士等の専門家にご相談ください。

本コンテンツの情報は、その情報またはリンク先の情報の正確性、有効性、安全性、合目的性等を
補償したものではありません。

また、本コンテンツの記載内容は、予告なしに変更することがあります。