本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
ビジネスフォンには電話業務を効率化する様々な機能が搭載されています。
中でも内線転送機能・外線転送機能はほとんど全てのビジネスフォンに搭載されている便利な機能です。
今回は、ビジネスフォンの内線転送機能・外線転送機能の利用方法や操作方法の違いを解説していきます。また、テレワーク中の電話業務に最適なサービスも併せて紹介しているので、是非電話業務の効率化に役立ててみてください。
Contents
ビジネスフォンの基本的な使い方
ビジネスフォンの基本的な機能は大きく分けて以下の3つです。
- 保留
- 内線転送
- 外線転送
それぞれ紹介していきます。
保留とは
ビジネスフォンに搭載されている保留機能は、一般の電話機の保留機能と仕様が異なります。
一般の電話機の場合、保留中であっても受話器を置いたら電話が切れます。
ビジネスフォンは、通話中に保留ボタンを押すと電話が保留状態になり、保留中は受話器を置いても通話が切れることはありません。ここが一般の電話機との違いです。
ビジネスフォンで保留を解除するためには、もう一度保留ボタンを押す必要があります。
また、保留中は相手方にはこちら側の音声は聞こえず、メロディが流れるよう設定されています。一度取った電話を、社内にいる担当者に取り次ぐ時は、この保留機能を使いましょう。
ビジネスフォンの保留ボタンの使い方についてはこちらの記事で詳しく紹介しています。是非参考にしてみてください。
内線転送とは
内線転送とは、一度取った電話を会社内の別室や別フロアにいる社員に、内線を通じて転送する機能です。
一般的な内線転送の方法は以下のとおりです。
ビジネスフォンで内線転送する方法
- 着信に出る
- 内線転送ボタンを押す
- 担当者の内線番号をダイヤルして電話の内容を伝える
- 受話器を置くと保留が解除され担当者へ着信が転送される
- 担当者が着信に対応
内線転送は、基本的には上記のような方法で利用することができます。しかし、メーカーや機種によって転送ボタンの有無や操作方法が異なる可能性があるので、説明書を確認する・もしくはメーカーへ問い合わせて内線転送の設定や操作を行ってください。
また、一般的にビジネスフォンは、電話端末間の制御をするPBX（構内交換機）というハードウェアを介して、複数の電話機を繋げています。
しかし、この内線転送を利用するためには、転送先も転送元と同様に、ハードウェアが設置されている電話端末である必要があります。
そのため、担当者の不在時において、担当者のスマホや家庭の固定電話へ着信を転送することができません。通話の内容をメモして担当者へ引き継ぐ必要があります。
外線転送とは
外線転送とは、会社の固定電話への着信を一度受けてから、担当者の携帯電話や家庭の固定電話へ手動で転送する方法です。
例えば、担当者不在の電話を受けた場合、電話を受けた社員はその通話を一度保留にして、担当者のスマホや家庭の固定電話に電話をかけます。
担当者に着信の用件を伝えたら電話をかけてきた相手（発信元）と担当者の電話を、会社を介してつなぎます。この外線転送通話の間、2つの外線を使うことになります。
先程紹介した内線転送は、転送先も転送元もハードウェアが設置されている電話端末である場合にのみ利用できる機能でした。
しかし、外線転送については転送先が、ハードウェアが設置されている電話端末でない場合でも着信を転送することができるため、担当者が外出中・テレワーク中の場合でも利用可能です。
一般的な外線転送の方法は以下のとおりです。
ビジネスフォンで外線転送する方法
- 着信に出る
- 外線ボタンを押す
- 担当者の電話番号（スマホや家庭の固定電話番号など）をダイヤルして電話の内容を伝える
- 「接続」（コネクト）ボタンを押すと保留が解除され担当者へ着信が転送される
- 担当者が着信に対応
外線転送は、基本的には上記のような方法で利用することができます。
しかし、内線転送と同様、メーカーや機種によって転送ボタンの有無や操作方法が異なる可能性があります。説明書を確認する・もしくはメーカーへ問い合わせて外線転送の設定や操作を行ってください。
外線転送は便利だけど、誰かが電話を取り次ぐ必要がある
ビジネスフォンの外線転送は内線転送とは異なり、担当者が外出中・テレワーク中の場合でも利用できる便利な機能ですが、もちろん担当者へ自動で転送されるわけではありません。
誰かが必ず会社で着信を受け、担当者の携帯電話や家庭の固定電話へ手動で取り次ぐ必要があります。
ビジネスフォンの外線転送機能を利用することで、会社で着信を受ける社員が電話の取り次ぎ業務に追われてしまうケースも多くあります。
電話の取り次ぎ業務が立て込んでしまえば、本来の業務が停滞し業務効率や生産性が低下してしまう可能性も。
そこでおすすめしたいのが、電話転送サービスの導入です。
各キャリアの電話転送サービスを紹介
電話転送サービスとは、会社の固定電話への着信を、あらかじめ登録しておいた担当者の携帯や家庭の固定電話へ自動で転送するサービスです。
このサービスを利用することで、会社の固定電話への着信をあらかじめ登録しておいた番号へ自動で転送するため、会社で社員が着信を受けて電話の取り次ぐ必要もありません。
NTT東日本・西日本をはじめKDDI、ソフトバンクなどの通信キャリアがサービスを提供しています。各キャリアにおけるサービスの名称は以下のとおりです。
| キャリア | 電話転送サービス |
|---|---|
| NTT東日本・西日本 | 自動着信転送サービス「ボイスワープ」 |
| ソフトバンク | 多機能転送サービス |
| KDDI光ダイレクト（au） | 着信転送サービス |
通信キャリアが提供しているサービスは外出先でも電話に応答できる便利な機能ですが、利用するにあたって
- 担当者不明の問い合わせに対応できない
- 営業時間外にも電話がかかってくる
などの悩みを抱えているユーザーも少なくありません。
これらの悩みを一挙に解決できる電話転送サービスがあります。NECネッツエスアイの「Canario(カナリオ)」です。
NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)を紹介
「Canario(カナリオ)」は、この記事を監修しているNECネッツエスアイが提供する電話転送サービスです。
Canario(カナリオ)には、電話転送機能をはじめ、電話業務に関連する様々な機能を搭載しています。
- AIが担当者の名前を認識・自動転送する名前取次
- 担当者不明の場合に組織全員を呼び出す一斉架電
- 応答できない時も安心な伝言テキスト化機能
- 社員のワークライフバランスを守る営業時間設定
Canario(カナリオ)なら、外出時・テレワーク中における電話業務の悩みを一挙に解決することができます。
電話転送サービスの導入をお考えの方は、是非お気軽にお問い合わせ・ご相談ください。
Canario（カナリオ）の3つの料金プランをチェック！
まとめ
今回は、ビジネスフォンの内線転送機能・外線転送機能の利用方法や操作方法の違いを解説しました。
内線転送機能・外線転送機能はビジネスフォンに搭載されている便利な機能です。
しかし、内線転送はテレワーク中や担当者の外出時には活用できません。外線転送は担当者の不在時やテレワーク中でも使用できますが、誰かが必ず会社で着信を受け、担当者の携帯電話や家庭の固定電話へ手動で取り次ぐ必要があります。
これらのデメリットや課題を解決できるのが電話転送サービスです。電話業務をより効率化したいという方はCanario(カナリオ)の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
電話転送サービスを導入することで、社員も顧客も、ストレスを感じることなく電話業務を行うことができるでしょう。
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