ビジネスフォンに内線電話転送ボタンがない場合の取次方法を紹介

本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。

ビジネスフォンの中には、保留ボタンの他に、内線電話転送ボタンが搭載されているものがあります。内線電話転送ボタンがあると、よりスムーズに電話を転送できるため非常に便利です。場合によっては、大幅な業務効率化につながることもあるでしょう。

しかし、中には内線電話転送ボタンがない電話機を使用している会社もあります。

本記事では、オフィスの電話に搭載されている内線電話転送ボタンを使用する方法を解説します。記事の後半では、内線電話転送ボタンがない場合の対応方法もあわせて確認しましょう。

ビジネスフォンの機能「内線転送」とは？

そもそもビジネスフォンにおける内装転送機能とは、お客様などからかかってきた外線を内線で別の社員につなぐ仕組みを指します。

専門的な用語で説明すると、基本的にはビジネスフォンの主装置（PBX）で接続されている電話機同士で内線をし、外線をつなぐことを内線転送と呼びます。

内線転送ボタンと保留ボタンとの違いが気になる方がいるかもしれませんが、保留ボタンは電話を受け取ったその電話の外線を切らずにそのままおける機能です。

一方、内線転送機能は、最初に内線を受け取った人がボタンを押した後に通話に出るべき社員に連絡して内線を切ると、外線が担当者にわたるシステムになっています。

内線電話の転送の仕方はボタンがないものとあるもので方法が異なる

内線電話の転送機能の概要を解説しましたが、この章では具体的にビジネスフォンの使用方法を説明します。

内線転送ボタンがある場合とボタンがない場合の対応方法を分けてみていきましょう。

ボタンがある場合の転送の使い方

内線転送ボタンがある場合は、以下の手順で外線を転送しましょう。

外線通話に出て用件を聞く
転送ボタンを押す
電話を転送する社員の内線番号を押す
外線通話の内容を伝えて受話器を置く

最初に電話を受けた人が受話器を置いた時点で、外線通話が転送先の社員の電話器に飛ぶようになっています。転送ボタンを押すだけで簡単に外線電話を取り次げることが分かるでしょう。

ボタンがない場合の転送操作

一方、ビジネスホンにボタンがない場合は、以下の手順に沿って操作する必要があります。

外線通話に出て用件を聞く
保留ボタンを押す
電話対応をお願いする社員の内線番号を押す
外線通話の内容を伝え、使用している保留ボタンを教える

電話を転送するボタンがない場合の転送機能の使い方としては、保留ボタンで対応をお願いする社員に一度連絡しなければいけません。慣れてしまえばそこまで面倒に感じないかもしれませんが、事務的な負担は意外に大きいものです。

しかし、転送ボタンがない電話器からある電話器へ変更するためには、ある程度まとまった資金が必要になります。会社としてビジネスを継続するためには、経費管理が重要なのでなかなかボタンがない電話器の変更に踏み切れないケースもめずらしくありません。

こうした場合は、NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)の利用がおすすめです。このサービスを利用すれば、ボタンがないビジネスフォンに外線がかかってきてもAIが自動で社員に取り次いでくれます。

また、社員がどこにいても手元の携帯にオフィス電話が取り次がれる仕組みになっているため、電話の取りこぼし件数も少なくなるでしょう。

まとめ

内線電話を介して外線を転送する機能があると、社員の業務効率改善につながりやすいです。しかし、ビジネスフォンにボタンがない場合は、保留ボタンで取次ぎをしなければいけないため少々面倒に感じるケースもめずらしくありません。

こうした場合に利用すると良いのが、NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)です。ボタンがないビジネスフォンを使用していても、AIが自動で対応すべき社員に電話を取り次いでくれます。

転送ボタンがないため、電話取次にお困りの方や、Canario(カナリオ)の具体的な使い方や通話方法など、詳しく知りたい方はお気軽にご連絡ください。

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