本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
電話転送サービスにはいろいろな設定が用意されていますが、担当者が不在の場合や2人以上いる場合は複数電話転送ができるサービスを利用するのがおすすめです。
当該サービスを利用すれば、お客様・得意先などから着信があった場合に複数の番号を一斉に呼び出しできます。
今回は、そんな複数電話転送に対応したサービスの機能や特徴について詳しく解説します。着信があった場合に複数の電話番号に転送する機能のメリットもあわせて確認しましょう。
記事の後半では、さらに快適な環境構築が可能なサービスについても紹介します。
自動着信転送サービス「ボイスワープ」の一斉呼出、複数電話転送とは?機能や特徴を解説
複数電話転送サービスとは、外線でお客様などから着信があると事前に設定した複数の番号に対して同時に電話が転送されるサービスのことです。
このとき、複数の回線を同時に利用できるため、誰かが通話していても登録されたチームに所属する電話を別々に使えます。
例えば、NTTの自動着信転送サービス「ボイスワープ」の場合、転送先として複数の番号を設定できる仕組みになっています。
ただし、転送先の電話番号を複数登録できる自動着信転送サービス「ボイスワープ」ですが、同時に複数転送はできないため注意が必要です。一度転送元の電話番号を呼び出し、しばらくしてから着信を転送します。
自動着信転送サービス「ボイスワープ」の特徴・機能としては、次のようなものがあります。
- 電話が来たら無条件で登録先に連絡する機能
- 一度利用者の電話番号を呼び出してしばらくしてから着信を転送する機能
- 設定した電話回線が使用されている場合にのみ転送する機能
- あらかじめ設定した番号から着信があったときにだけ転送する機能
- あらかじめ設定した番号以外の電話があった場合に転送する機能 など
自動着信転送サービス「ボイスワープ」の場合、導入開始時にどのような機能を利用するか自由に選択できます。「この機能は使うけど、この機能はいらない」といった注文ができる柔軟さが、自動着信転送サービス「ボイスワープ」ならではの魅力と言えるでしょう。
同時に複数の電話番号に転送するメリット
同時に複数の端末に着信を転送する機能があると、どのようなメリットを感じられるのでしょうか。
以下は、複数転送サービスを企業・事務所が導入した場合に感じられる主なメリットです。
- 人件費削減!会社に電話番として誰かが出社する必要がない
- テレワークでもあふれ呼(電話の取りこぼし)を防ぐ
- 電話が転送されていることを発信元に感じさせない
それぞれの内容について、順番に詳しく解説します。
人件費削減！会社に電話番として誰かが出社する必要がない
事前に着信の転送先の番号を設定しておけば、電話番をお願いする人材を用意しなくてすみます。電話転送サービスの利用料金にもよりますが、結果的に、人件費の削減につながることが多いです。
電話の自動転送サービスの契約によって人件費が削減されれば、そこにかけていたコストを別のところに投資できるでしょう。会社としてお金を有効活用できるのがポイントです。
電話番として固定していた人材に、他の仕事をお願いすれば会社全体の業務効率改善を目指せます。
テレワークでもあふれ呼(電話の取りこぼし)を防ぐ
あふれ呼とは、かかってきた電話を取れない状況を指します。電話を取りこぼすとビジネスチャンスを失ったり、お客さまからの信頼を失ったりするため注意しなければいけません。
しかし、同時に複数の番号に転送できるサービスを利用すれば、こうしたあふれ呼を防げます。
そのため、テレワーク中も安心です。転送先の番号に携帯電話を登録しておけば、自動で携帯電話などに転送されるため非常に便利です。
電話が転送されていることを発信元に感じさせない
電話転送サービスを利用していても、基本的に着信を入れた相手にはその旨が伝わりません。なぜなら、指定された番号への転送時間は非常にわずかで、電話転送サービスを利用しているとは分からないためです。
電話転送サービスを利用していると悪い印象を与えるというわけではありませんが、良い印象を持たない取引先がいることも考えられます。
得意先に不安な思いを与えずに済むのは、電話転送サービスを利用する側としても安心できるポイントです。
さらに快適な環境構築を！Canario(カナリオ)をご紹介
複数の番号に同じタイミングで電話を転送できるサービス、便利ですよね。Canario(カナリオ)を導入することでさらに快適な環境を手に入れられます。
Canario(カナリオ)は、AIが自動で電話を転送するサービスです。複数回線の電話にまとめて転送する一斉架電機能や営業時間を設定することで営業時間外のみAIが応答する営業時間設定など、便利な機能な豊富に取り揃えられています。
着信者から指定があれば、社員が持つ携帯番号に電話を転送することも可能です。
また、Canario(カナリオ)は、月額料金1万円から契約でき、通話料も料金プランごとに設定された時間までの利用であれば、無料で利用可能です。
電話環境をより効率よく、しっかり整えたい場合はぜひこの機会にCanario(カナリオ)の利用をご検討ください。
まとめ
複数の電話番号に転送するサービスを利用すると、人件費を削減できたり、電話の取りこぼしを防いだりなどのメリットがあります。また、転送されていることが発信元に伝わらないように工夫されているのもポイントです。
複数の番号に電話を転送するサービスとあわせて、Canario(カナリオ)を利用すればより快適な電話環境を手に入れられます。
Canario(カナリオ)の料金プランや具体的な設定方法が気になる人は、ぜひお気軽にご連絡ください。
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