転送機能とは?固定電話への着信を携帯で取る方法や各社のサービスを紹介

電話業務に課題を抱えている方、テレワークの導入に困っている方必見

転送機能とは?固定電話への着信を携帯で取る方法や各社のサービスを紹介
※ 記事内に使用されている写真・画像はイメージです。実際のプロダクトやサービスで提供される内容とは異なる場合があります。
※本ブログの内容については、記事掲載時点での情報に基づく記載となります。そのため製品に関する内容については、バージョンアップなどにより画像や操作手順等が現行のものと異なる場合がございます。

新型コロナウイルス感染症が流行した影響でテレワーク化が推進されている現在、電話転送機能を利用する企業が増えています。

今回は、テレワーク化に伴って注目されている電話転送機能について紹介していきます。電話転送機能の概要から、各通信キャリアのサービスやおすすめのツールまで紹介していくので、電話転送を利用したいとお考えの企業の方は是非参考にしてみてください。

電話転送機能とは?

電話転送機能とは?

電話転送機能とは、会社や事務所などの固定電話回線に着信した通話や着信しようとした通話を、自宅など指定した固定電話やアイフォン・スマホなどの携帯といった他の回線に転送する機能のことです。

会社の固定電話にかかってきた電話を携帯電話で取れるようになることで、外出中の社員に通話を繋ぐことができたり、在宅勤務でも電話業務を行うことができます。

「大事な電話だったのに、外出中で対応できなかった」「取次ぎが上手くいかなかったため、トラブルが発生した」などのアクシデントを回避し、様々なケースに柔軟に対応することができます。

各通信キャリアの電話転送機能を紹介

各通信キャリアの電話転送機能を紹介

各通信キャリアが電話転送機能を提供しています。

例えば、NTTの「ボイスワープ」が代表的です。通信キャリアによってサービス名が異なりますが、どのサービスも、着信した電話を別の電話に転送する機能です。各通信キャリアの電話転送サービスは以下のとおりです。

キャリア 電話転送サービス
NTT東日本・西日本 ボイスワープ
ソフトバンク 多機能転送サービス
KDDI光ダイレクト(au) 着信転送サービス

これらのサービスを利用することで、会社の固定電話への着信を自宅など指定した固定電話やアイフォン・スマホなどの携帯へ転送することができます。

また、転送方法には「自動転送」と「応答後転送」の2種類があります。

自動転送の中でも「無条件転送」と「無応答時転送」の2種類があります。

「無条件転送」とは、転送元の固定電話への着信を、転送元の番号を呼び出さずに、登録してある転送先へ直接繋ぐやり方です。

対する、「無応答時転送」は、一旦転送元の固定電話を呼び出したのちに、電話が繋がらない・電話に出ない場合のみ登録してある転送先へ転送するというやり方になっています。

応答後転送は、転送元の固定電話で着信を受け取ったあと、転送先へ手動で転送する方法です。

上記で紹介した電話転送サービスでは「自動転送」が採用されている場合がほとんどですが、サービスによって方法が異なるのでサービスの概要を一度確認し、自社に合う機能を導入しましょう。

また、これらサービスは、会社の固定電話回線を契約している通信キャリアのものを利用する必要があります。自社の回線がどこのキャリアのものであるかも確認しましょう。

また、電話転送機能を利用する場合は、社員の携帯へ通話を直接転送するのがおすすめです。

次に、社員の携帯へ通話を転送するメリットを紹介していきます。

携帯で着信できることのメリットとは

携帯で着信できることのメリットとは

会社の固定電話への着信を、社員の携帯や指定の固定電話へ転送するメリットは多くあります。

  1. 外出中の社員が直接対応することができる
  2. 在宅勤務者に取り次ぐことができる
  3. 伝言漏れやミスを防ぐことができる

ここでは以上記3つのメリットを詳しく解説していきます。

外出中の社員が直接対応することができる

1つ目のメリットは、外出中の担当者が、自分宛の電話に直接対応できることです。

担当者が直接、迅速に対応できるため、電話の取りこぼしによるビジネス機会の損失や、電話取次による顧客への対応の遅れなどといったリスクを軽減することができます。

顧客満足度を低下させることもないため、外出が必要な業務効率の向上も見込む事ができるでしょう。

在宅勤務者に取り次ぐことができる

新型コロナウイルス感染症流行の影響でテレワークを道入する企業が増えています。

電話対応をどうしていくのか、企業はこの課題をクリアにしていく必要があります。

固定電話と携帯電話間の転送ができないケースでは、社員が電話を取り次ぐために出社し、在宅勤務中の担当者へ取次業務を行う必要がありました。この場合、完全テレワーク化は難しくなります。

一方、電話転送機能を利用することで、在宅勤務中の担当者が直接自分宛ての着信に対応することが可能になります。

新しい生活様式や、多様な働き方が求められる現在、自宅にいながら会社にいる時と同様の電話対応ができるのは大きな魅力と言えるでしょう。

電話番として社員が出社する必要もなくなるため、会社の光熱費や社員の交通費などのコストの削減にも繋がります。

伝言漏れやミスを防ぐことができる

電話転送機能を利用することで、担当者が顧客と直接コミュニケーションを取ることができるため、伝言漏れや伝言ミス、認識の齟齬といった電話取次におけるリスクを軽減できます。

電話を取り次ぎを行っていた社員の業務的な負担やストレス軽減にもなると言えるでしょう。

伝言ミスや認識の齟齬によって発生するビジネス機会の損失や、顧客との信頼関係損失も防ぐことができます。

クラウドコミュニケーションサービスがおすすめ

クラウドコミュニケーションサービス

ここまで、各キャリアの電話転送機能や、機能導入のメリットを紹介しましたが「コストを抑えて電話転送機能を利用したい」「自動転送が有効なサービスを導入したい」とお考えの方におすすめの電話転送サービスがあります。

「クラウドコミュニケーションサービス」です。クラウドコミュニケーションサービスは、この記事を監修しているNECネッツエスアイが提供する電話転送機能です。

設備工事や設備投資も不要で、最短5営業日で利用を開始することができます。

発信元の顧客が音声ガイダンスに従って担当者の名前を伝えることで、AIが担当者の名前を認識。担当者の携帯へ自動転送する機能です。

クラウドコミュニケーションサービスでは、電話の取次と転送が自動で同時に行われるため、会社にいなくても担当者が自分宛ての電話を取ることができます。

また、固定電話への着信を担当者の携帯へ転送するだけではなく、電話転送に関わる様々な機能がクラウドコミュニケーションサービスには搭載されています。

クラウドコミュニケーションサービスのプランと料金、プランごとに利用できる機能は以下のとおりです。

プラン名 Basicプラン(月額税込:748円/人) Standardプラン(月額税込:1,078円/人) Premiumプラン(月額税込:1,628円/人)
名前取次
一斉架電
名前取次+伝言テキスト化 ×
一斉架電+伝言テキスト化 ×
IVR ×
内線連携※NEC製のPBXと接続いただきます × ×
無料電話※利用者間で無料通話分をご共有いただけます なし ※必要に応じてオプションの通話パックをご購入いただけます 1人10分まで 1人30分まで

現在、電話業務に課題を抱えている方、テレワークの導入に困っている方は是非この機会にクラウドコミュニケーションサービスをご利用ください。プラン設定や利用方法についてのお問合せもお待ちしております。

まとめ

まとめ

今回は、電話転送機能の概要をはじめ、各通信キャリアのサービスやおすすめの電話転送機能「クラウドコミュニケーションサービス」を紹介しました。

電話転送機能を利用することで、会社の固定電話への着信を担当者が直接携帯で対応することができます。また、電話転送機能を導入することには以下のようなメリットがあります。

  1. 外出中の社員が直接対応することができる
  2. 在宅勤務者に取り次ぐことができる
  3. 伝言漏れやミスを防ぐことができる

固定電話から携帯に転送をすることで、外出中の担当者や在宅勤務者の電話業務がスムーズになるため、業務効率の向上も期待できるでしょう。さらに、伝言ミスを防ぐことができるので、業務リスクも低くなります。

電話転送を利用したいとお考えの企業の方は是非参考にしてみてください。クラウドコミュニケーションサービスに関するお問合せもお待ちしております。ご気軽にご相談ください。

クラウドコミュニケーションサービス
詳しくはこちら

※本コンテンツに記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。

symphonict

SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら

※免責事項

本コンテンツは一般的な情報の提供を目的としており、法律的、税務的その他の具体的なアドバイスをするものではありません。個別具体的事案については、必ず弁護士、税理士等の専門家にご相談ください。

本コンテンツの情報は、その情報またはリンク先の情報の正確性、有効性、安全性、合目的性等を
補償したものではありません。

また、本コンテンツの記載内容は、予告なしに変更することがあります。