本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
厚生労働省が推進する「働き方改革」の実現方法のひとつとして、在宅勤務・テレワークが挙げられます。
在宅勤務・テレワークを導入するにあたって、まず企業が解決すべき課題となるのが「電話業務の複雑化」。
そこで、電話業務を効率化する方法として提案したいのが、電話転送サービスを活用した「携帯内線化」です。携帯内線化とは、電話転送サービスを利用することで、会社の固定電話への着信を社員のスマホ・携帯電話や家庭の固定電話へ転送すること。
会社に社員が出勤しない場合でも、電話の取り逃しを防止することができます。
今回は、テレワークのメリット・デメリットを始め、テレワークに電話転送サービスが最適な理由を解説していきます。
最後におすすめのサービスも紹介しているので、テレワーク導入をお考えの企業の方は是非参考にしてみてください。
Contents
企業がリモートワーク・テレワークを導入するメリットとデメリットとは
先程、会社や事務所に出社せず自宅を勤務場所とする在宅勤務・テレワークを導入するにあたって、まず企業が解消すべき課題となるのが「電話業務の複雑化」というお話をしました。
しかし、企業がリモートワーク・テレワークを導入する場合、電話業務の複雑化などのデメリットだけでなく多くのメリットも期待できます。
まずは、企業がテレワークを導入した場合に期待できるメリットを紹介していきます。
リモートワーク・テレワークのメリット
リモートワーク・テレワークを導入するメリットとして以下のようなことが想定できます。
- 作業の中断や通勤時間が減ることによる効率性の向上
- コスト削減
- 顧客満足度の向上
- 人材の確保
それぞれ解説していきます。
作業の中断や通勤時間が減ることによる効率性の向上
テレワークを導入することで、業務効率化を見込めます。
テレワークの場合、出社業務中に発生していた突発的な会議や打ち合わせ、顧客の訪問などによる作業中断がなくなります。
また、テレワークであれば会社に出社する必要がないため通勤時間が減る、完全在宅勤務の場合は通勤時間がなくなります。満員電車などで通勤にかかるストレスを感じることがなくなるため、社員が集中力を維持しながら業務に集中することができます。
これらにより業務の効率化・会社全体の生産性の向上を期待できると言えるでしょう。
コスト削減
テレワークを導入することで、コストの削減を期待できます。
まず、社員が出社しないことによって通勤定期代などの交通費を削減することが可能です。
また、最近では出社する社員が減ることに伴い、ワークスペース削減のために拠点を縮小する企業も増えています。完全に在宅勤務・テレワークに切り替える企業の場合であれば、支店を廃止することができるため大幅なコストダウンも期待できるでしょう。
顧客満足度の向上
テレワークを導入することで、会社への出勤頻度や時間、顧客先への移動時間が削減できます。
これにより、新規顧客への営業や既存顧客の対応に十分に時間を充てることができます。最近注目されているウェビナーや電話転送サービスを利用することにより、営業の効率や顧客満足度の向上も見込めると言えます。
人材の確保
テレワークを導入することで、時間や場所に縛られず、社員を確保することができます。
例えば、就労を希望しているにも関わらず遠方に住んでいるために通勤が困難だった人、能力やスキルがある高齢者などに即戦力として働いてもらうこともテレワークなら可能です。
また、育児や介護が原因で退職・離職を考えていた社員についても、テレワークを利用すれば仕事と育児・介護の両立が可能に。優秀な人材の離職防止にも繋がります。
リモートワーク・テレワークのデメリット
リモートワーク・テレワーク導入には様々なメリットがある反面、以下のようなデメリットがあることも想定できます。
- 勤怠管理が複雑化する
- セキュリティリスクが高くなる
- 電話業務が複雑化する
それぞれ解説していきます。
勤怠管理が難しい
テレワークを導入することで、テレワークをしている社員がどのくらいの時間働いたのかを把握・管理するのが難しくなります。
勤怠管理が上手くいかないことが原因で長時間労働になってしまうと、社員のワーク・ライフ・バランスが崩れ、業務効率の低下・会社全体の生産性の低下が想定されます。
テレワークを導入する場合は、勤怠管理システムやログ管理システムを利用して社員の勤怠管理をしましょう。
セキュリティリスクが高くなる
テレワークを導入するデメリットとして、会社内の他の社員との連絡や顧客・取引先とのやりとり、個人情報などが流出してしまうことも考えられます。
これについては、総務省がテレワークを導入時のセキュリティ対策を紹介しています。ぜひ参考にしてください。
電話業務が複雑化する
記事冒頭でもお話したとおり、テレワークを導入において課題となるのが電話業務の方法です。
テレワークを導入する場合、社員が会社外で業務を行うため固定電話への着信を受けることが難しくなります。「電話番のために社員を出社させる」という方法もありますが、電話番の社員が電話の取り次ぎ業務に追われてしまうケースが多く、本来の業務が停滞する可能性があります。
また、電話対応が遅れてしまう・伝言ミスが発生してしまうことにより、取引先や顧客からの信頼を失ってしまう可能性も否めません。
そこで、電話対応における営業機会の損失や、社員の業務効率低下を防止するため、在宅勤務・テレワークを導入する企業におすすめしたいのが「電話転送サービス」の利用です。
在宅勤務・テレワークには電話転送サービスの利用がおすすめ
電話転送サービスとは、会社の固定電話への着信を、事前に転送先として登録しておいた社員の携帯電話や家庭の固定電話へ転送するサービスのことです。
テレワークの場合でも、担当者が直接電話対応することが可能。電話対応における営業機会の損失や、社員の業務効率低下の防止に繋がります。
| キャリア | 電話転送サービス |
|---|---|
| NTT東日本・西日本 | 自動着信転送サービス「ボイスワープ」 |
| ソフトバンク | 多機能転送サービス |
| KDDI光ダイレクト（au） | 着信転送サービス |
ただし、電話転送サービスは着信を転送するごとに通話料金が発生するものがほとんどです。発信元（電話をかけた側）に通話料金がかかることに加え、電話転送サービスで着信を転送した場合の通話料金は転送元（会社）の負担となります。
電話転送サービス導入を検討している方は、契約している通信キャリアに通話料金を確認しましょう。
電話転送サービス「Canario(カナリオ)」でスマホを内線化
この記事を監修しているNECネッツエスアイも電話転送サービス「Canario(カナリオ)」を提供しています。
テレワーク下で社員が出勤しないため、電話番がいないという場合でも、Canario(カナリオ)を利用することで電話取次と転送を自動で行うことができます。
オフィスの固定電話への発信した取引先や顧客が、音声ガイダンスに従って担当者の名前を伝えることで、AIが担当者の名前を認識。転送先として登録しておいた担当者のスマートフォンや家庭の固定電話へ自動転送する、という機能です。
また、Canario(カナリオ)の機能は電話転送だけではありません。
Canario(カナリオ)は、既存のメールやビジネスチャットツールと連携させることができます。担当者がその場で着信に対応できない場合でも、メールやビジネスチャットツールと連携させておくことで、録音データや文字起こしデータとして、着信内容を後追い確認をすることが可能です。
「大事な電話を取り損ねてしまった」「転送や伝言が上手くいかなかった」ということを原因とする業務上のトラブルも防ぐことができると言えるでしょう。
電話転送サービスの利用を検討している方は、お気軽にご相談・お問い合わせください。
記事まとめ
今回は、テレワークのメリット・デメリットを始め、テレワークに電話転送サービスが最適な理由を解説しました。
在宅勤務・テレワークを導入するにあたって、企業にとっての課題となる「電話の対応方法」は、電話転送サービスを利用することで効率化することができます。
この記事を監修しているNECネッツエスアイも電話転送サービス「Canario(カナリオ)」を提供しています。電話転送サービスの利用を検討している方は、お気軽にご相談・お問い合わせください。
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