電話取り次ぎ時の無駄な時間は無くせる。会社から携帯へ電話転送する方法

電話取り次ぎを効率化し、無駄な時間を省く方法を解説

電話取り次ぎ時の無駄な時間は無くせる。会社から携帯へ電話転送する方法
※ 記事内に使用されている写真・画像はイメージです。実際のプロダクトやサービスで提供される内容とは異なる場合があります。
※本ブログの内容については、記事掲載時点での情報に基づく記載となります。そのため製品に関する内容については、バージョンアップなどにより画像や操作手順等が現行のものと異なる場合がございます。

テレワークでオフィスに担当がいない場合でも、担当者が決まっていて携帯がある場合でも、会社の固定電話にかかってくる顧客や取引先からの仕事の電話。

テレワーク環境下において、オフィスにかかってくるこの電話の取次ぎをしているのは、電話番として会社に出社している社員です。

実はこの「電話取り次ぎ」、電話番の社員だけではなくそれに関連する全ての人にとって無駄な時間となっていることがほとんど

こちらの記事では、多くの会社員が無駄と感じている「電話取り次ぎ」の実態・課題と、電話取り次ぎを効率化し、無駄な時間を省く方法を紹介します。

電話取り次ぎをする時って、実は無駄な時間だらけ。どんなデメリットがある?

電話取り次ぎをする時って、実は無駄な時間だらけ。どんなデメリットがある?

「電話取り次ぎ」は、電話番の社員だけではなくそれに関連する全ての人にとって無駄な時間となっていることが多いと上記でお話しました。

具体的には以下のようなことが無駄と考えられます。

  • 電話内容に関係ない人が対応をする
  • 取次・転送をすることで相手を待たせる
  • 要件や連絡先を正確に伝言する必要がある
  • 折り返しの架電をしなくてはならない

まず、これら従来の「電話取り次ぎ」におけるデメリットをそれぞれ解説していきます。

無駄①電話内容に関係ない人が対応をする

そもそも、会社の固定電話にかかってきた電話を取り次ぐ社員にとってのメインの仕事は「電話取り次ぎ」ではないですよね。

自分の業務中に、会社の固定電話へ電話かかってきます。

業務をしている手を止めて固定電話への着信を取り、相手が指定する担当者がその場にいない場合、相手にその状況を伝え、伝言を聞き、電話を切ります。

電話を切った後も、電話をとった社員は、チャットやメールで担当者へ伝言をします。

ここまでで少なくとも5分ほどの時間を要すことになります。

そもそも電話をとった社員はこの電話の要件とは関係がない上に、自分の業務の手を5分以上止めて担当者へ引き継ぐ必要がある。

電話取り次ぎをする社員にとっては無駄な時間でしかありませんよね。

無駄②取次・転送をすることで相手を待たせる

無駄②取次・転送をすることで相手を待たせる

直接担当者が電話に出ることができれば相手を待たせることはありませんよね。

しかし、担当者ではない社員が一度電話を取り、それを担当者へ繋ぐとなると、電話をしてきた顧客や取引先といった相手を待たせてしまうことになります。

更にその電話取り次ぎに転送が必要ともなると繋がるまでに余計に時間がかかります。

担当者へ、一度で電話取り次ぎできればまだいいですが、もし、担当者が電話に出られなかったり不在だったら…電話をかけてきた相手は 「少々お待ちください」と待たされた上「不在のため担当者からかけ直します」と、相当な時間待たされることになります。

これでは電話をかけてきた相手にとって無駄な時間しかありませんよね。

無駄③要件や連絡先を正確に伝言する必要がある

電話取り次ぎをする先(担当者)が不在だった場合や他の仕事中だったなどの理由で、電話の取次ぎができなかった場合、電話をとった社員は、電話をかけてきた顧客や取引先に要件や連絡先(氏名や折り返し先となる固定電話や携帯などの電話番号)を伺います。

要件・連絡先を伺ったうえで、電話をとった社員は、担当者宛てにその旨をメールやチャット、もしくは架電をして伝言しなくてはなりません。

このように電話取り次ぎが上手く出来なかった場合、電話をとった社員は顧客や取引先から正確に伝言を伺い、それをまた正確に担当者へ伝える必要があります。

これでは、電話をとった社員・電話をかけてきた顧客や取引先・担当者にとって無駄な労力と無駄な時間を消耗してしまいますよね。

無駄④折り返しの架電をしなくてはならない

電話取り次ぎが上手くいかず、電話をかけてきた取引先や顧客が担当者からの折り返しを希望した場合、担当者は取引先や顧客が希望する日時に折り返しの電話を架電しなくてはなりません。

電話取り次ぎが上手くいけば、もしくは担当者が直接電話をとることができれば、折り返す必要はなかったはずです。これもまた無駄な労力と時間がかかります。

これら「電話取り次ぎ」における無駄な時間や無駄な労力を軽減すべく、企業に導入をおすすめしたいのが電話転送サービスの『クラウドコミュニケーションサービス』です。

クラウドコミュニケーションサービスなら、電話取り次ぎにおける無駄を一挙に省くことができます。

電話転送サービス『クラウドコミュニケーションサービス』で電話取り次ぎにおける無駄を省こう!

クラウドコミュニケーションサービス

「電話取り次ぎ」において、以下のような無駄な時間と労力がかかってしまっているということがわかりました。

  • 電話内容に関係ない人が対応をする
  • 取次・転送をすることで相手を待たせる
  • 要件や連絡先を正確に伝言する必要がある
  • 折り返しの架電をしなくてはならない

これら「電話取り次ぎ」における無駄を一挙に解決できる『クラウドコミュニケーションサービス』とはどのようなものなのでしょうか。

簡単に解説していきます。

クラウドコミュニケーションサービスがおすすめな理由

クラウドコミュニケーションサービスがおすすめな理由

『クラウドコミュニケーションサービス』とは、NECネッツエスアイの電話転送サービスAIによって、電話取り次ぎと転送が自動で行われるため、オフィスにいなくても自分宛ての電話を取ることができます。

では、クラウドコミュニケーションサービスのメリットを見ていきましょう。

クラウドコミュニケーションサービスを利用するメリット

クラウドコミュニケーションサービスを導入するメリットは最低でも以下の4つ。

電話取り次ぎや電話転送時のお悩みを一挙に解決可能です。

  • 電話内容に関係ない人が対応をする必要なし
  • 電話取り次ぎ・自動転送が同時に行われるため相手を待たせない
  • チャット機能利用で、要件や連絡先をAIが正確に伝言してくれる
  • 折り返しの架電も忘れる・間違えることなし

会社の固定電話にかかってきた電話を携帯や自宅の固定電話など指定の電話への電話取り次ぎと転送を行うことだけが、クラウドコミュニケーションサービスの機能ではありません。

例えば、取り次いだ電話にその場で応答できないこともありますよね。

この場合は着信先へ電話を折り返す必要があります。

クラウドコミュニケーションサービスの場合は、メールやビジネスチャットツールと連携させておくことで、録音データ、そして文字起こしデータとして後追い確認が可能です。

業務する手をいったん止めて電話を一度とり、電話をかけてきた相手の要件や連絡先をメモする無駄を省くことができます。仕事の効率が向上し、業務に集中することができるようになりますね。

オフィスにいなくても、仕事中の場合でも、職場の固定電話にかかってきた着信に対応できるようになることはもちろん、仕事から手が離せない・話し中で対応できないといった場合の電話を取りこぼすこともなくなります。

電話取り次ぎや電話転送時に、無駄な時間や無駄な労力を使うことがなくなりますよね。

まとめ

まとめ

この記事では、多くの会社員が無駄と感じている「電話取り次ぎ」の実態・課題と、電話取り次ぎを効率化し、無駄な時間を省く電話転送サービス『クラウドコミュニケーションサービス』を紹介しました。

会社の固定電話にかかってきた電話を会社でとり、指定の携帯や自宅の固定電話に転送する電話取り次ぎの場合、その実態や課題は

  • 電話内容に関係ない人が対応をする
  • 取次・転送をすることで相手を待たせる
  • 要件や連絡先を正確に伝言する必要がある
  • 折り返しの架電をしなくてはならない

ということ。多くの社員の業務の邪魔になってしまっていることがわかりました。

NECネッツエスアイの電話転送サービス『クラウドコミュニケーションサービス』は、仕事中・テレワーク環境における電話取り次ぎや電話転送時の無駄な時間や無駄な労力を解消することが可能。

  • 電話内容に関係ない人が対応をする必要なし
  • 電話取り次ぎ・自動転送が同時に行われるため相手を待たせない
  • チャット機能利用で、要件や連絡先をAIが正確に伝言してくれる
  • 折り返しの架電も忘れる・間違えることなし

など、電話転送サービスを導入することで様々なメリットがあるということがわかりました。

電話取り次ぎや電話転送における無駄を解消し、仕事の効率を上げる電話転送サービス、是非あなたの会社にも導入してみてくださいね。気軽にお問い合わせください。

クラウドコミュニケーションサービス
詳しくはこちら

※Zoom及びZoom名称を含むサービスはZoom Video Communications, Inc.が提供するサービスです。
※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

symphonict

SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら

※免責事項

本コンテンツは一般的な情報の提供を目的としており、法律的、税務的その他の具体的なアドバイスをするものではありません。個別具体的事案については、必ず弁護士、税理士等の専門家にご相談ください。

本コンテンツの情報は、その情報またはリンク先の情報の正確性、有効性、安全性、合目的性等を
補償したものではありません。

また、本コンテンツの記載内容は、予告なしに変更することがあります。