ビジネスにおいて、取引先やお客様の電話対応は必要不可欠です。一方で、社員が会社の外で活動することが多い会社や1日の電話の本数が多いケースは、なかなか対応が追いつかないということもあるでしょう。

こうした場合に、電話転送をうまく活用すればよりスムーズに業務を進められる可能性があります。

しかし、なかには電話転送の仕方がよく分からないということもあるでしょう。

そこで本記事では、電話転送の仕方について詳しく解説します。社員全員が操作方法を理解できるよう、わかりやすく説明するので参考にしてください。

ビジネスフォンの機能「転送」とは？

そもそもビジネスフォンにおける転送機能とは、お客様などからかかってきた外線電話を担当者につなげられる機能のことです。

内線転送と外線転送の大きく2つに分けられ、いずれも電話の内容にあった社員に取り次げます。

電話の転送の仕方

以下では、ビジネスフォンの内線転送と外線転送の仕方を見ていきましょう。

内線転送の仕方

内線転送とはお客様などからかかってきた電話を一度保留して、内線で担当者に連絡する方法です。ビジネスフォンにかかってきた電話に対応する社員を用意する必要はありますが、保留操作に慣れている社員は多いでしょう。

内線転送の仕方は、以下の通りです。

1. ビジネスフォンで外線に出る
2. 応対者は電話の要件を聞き取り、保留ボタンを押す
3. 応対者は担当者に内線で連絡し、電話の旨を伝える
4. 担当者は保留を解除して外線に出る

この転送の仕方の場合、電話を受けた応対者の近くに担当者がいる際は口頭で対応をお願いできます。

外線転送の仕方

外線転送とは、お客様などからかかってきた電話を担当者に外線で連絡し、取り次ぐ機能のことです。社員の外出が多い会社の場合は、社員1人ひとりが持つ携帯電話の番号に転送できるサービスを移用すると便利でしょう。

外線転送は大きく、手動転送と自動転送の2つに分けられます。それぞれの操作方法の違いを確認しましょう。

外線の手動転送の仕方

手動転送の仕方は、以下の通りです。

1. ビジネスフォンで外線に出る
2. 応対者は電話の要件を聞き取り、転送ボタンを押す
3. 応対者は担当者に外線で連絡し、電話の旨を伝える
4. 応対者が電話を切ったと同時に、担当者の番号に外線が転送される

外線の自動転送の仕方

自動転送の仕方は、以下の通りです。

1. 担当者の電話番号をあらかじめ設定しておく
2. 外線から社内の固定電話に連絡がくる
3. 担当者が固定電話の受話器をあげなければ、事前に設定した番号に外線が転送される
4. 担当者は自分が持つ携帯電話などを操作して外線の応対をする

転送機能の導入の仕方とは

固定電話にかかってきた外線を別の番号に転送するためには、以下3つの方法のうちいずれかを選択する必要があります。

• 電話転送サービスの利用
• 転送機能付き電話機の利用
• クラウドPBXの利用

ここでは、それぞれの特徴を解説します。電話転送機能の導入を前向きに検討している方はぜひお役立てください。

電話転送サービスの利用を開始する

電話転送サービスとは、会社内に設置した固定電話にかかってきた外線をあらかじめ登録した番号に自動で転送するサービスです。NTT　docomoやauなどのキャリアの他、NECネッツエスアイでも電話転送サービスを提供しています。

電話転送サービスを利用するためには事前に申し込みが必要になるケースが多いです。しかし、転送以外にもいろいろな機能を使用できたり、手厚いサポートが受けられたりなどのメリットがあります。

例えば、NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)であれば、社員が持つ電話に一斉架電できたり、私有の番号を秘匿しながら会社の回線を使って電話できたりします。

電話転送サービスを利用する際は、会社のサービス内容をよく比較検討したうえで契約先を決めるといいでしょう。

固定電話を転送機能付き電話機に変更する

電話機自体に転送機能がついているものを購入する方法もあります。

ただし、導入の仕方だと会社に設置した電話を入れ替える必要があります。

元々の設置台数が少なければそれほど気にならないかもしれませんが、台数が多いと初期費用が高額になる可能性が高いです。

また操作方法のマニュアルを変更するなどの手間も必要です。

現在会社で使っている電話が古い場合や元々新規入れ替えを考えていた場合は、転送機能付きの電話機を利用する方法でもいいかもしれません。

クラウドPBXに登録する

現物のPBXを設置するためにはなかなかの費用がかかりますが、近年はクラウドPBXの利用も注目されています。構内交換機をクラウド化することで、インターネット上での通話が実現します。

利用費用を抑えられるなどのメリットがある一方で、セキュリティ対策や通話品質の維持が課題です。

誰も使いやすい電話転送サービスを探しているなら

NECネッツエスアイでは、Canario(カナリオ)という電話転送サービスを提供しています。

本サービスにはAIが活用されており、会社に電話をかけてきた人から適切な応対者の名前を聞くことで外線を転送できる仕組みになっています。

電話をかけてきた人は音声ガイダンスにそって名前を伝えるだけなので、利用の仕方に迷うことはありません。

また利用者側も、外線を取り次ぐ社員の削減が可能です。本業の手を止める必要なく、効率よく作業・応対できるのがNECネッツエスアイのCanario(カナリオ)の特徴です。

詳しい利用の仕方について知りたい方は、ぜひこの機会にご連絡ください。

まとめ

電話転送の仕方は慣れてしまえば、誰でもスムーズに操作できます。しかし、もっと効率よく電話応対を進めたい場合は、電話転送サービスなどをうまく利用することをおすすめします。

例えば、NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)であればビジネスフォンで応対する社員を設けなくてすむでしょう。社員が持つスマートフォン・携帯に直接連絡が入るため、外出中などで会社にいない場合でも安心です。

NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)の設定方法や操作方法についてもっとよく知りたい場合は、お気軽にご連絡ください。

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