社員の通勤時間を減らし、ライススタイルに合わせた働き方を実現するテレワーク。
企業からしてもテレワークによって経費や固定費などを節約できる、地理的制限がなくなるので求人の幅も広げていけるなどメリットが多いです。
さらに総務省が推進を進める働き方改革を進める面でもぜひ取り入れていきたいところ。
しかしまだテレワークを導入していない企業にとってコミュニケーションや仕事の勤怠、タスク管理などは難しいとお考えでないですか?
そんな企業の担当者様にぜひおすすめしたいのがWebミーティングツールの「Zoom」です。
実は多くの企業の担当者様がデメリットと考える問題点はこのZoomによって解決できてしまうのです。
この記事ではテレワークが抱えるデメリットについて、そしてそのデメリットをカバーするZoomについて解説していきます。
テレワーク導入によるデメリットや課題とは
まずは企業がテレワークを導入する際に考えられる、そして不安だと感じる部分を考えてみましょう。
デメリットや課題は以下のようなものが挙げられます
- オフィスにいないのでコミュニケーションがなくなるのではないか
- ミーティングや朝礼ができなくなる
- 勤怠管理やタスク管理などが難しい
- テレワーク導入する際に初期費用が多くかかるのではないか
- 情報管理やセキュリティ対策
これらを一つ一つ見てきましょう。
オフィスにいないので従業員間のコミュニケーションがなくなるのではないか
これがまずはテレワーク導入の際に心配されるデメリットなのではないでしょうか。
会社という一つのグループで仕事をする上でコミュニケーションが難しくなるのは避けたいというのは誰もが思うことなのではないでしょうか。
一つのプロジェクトを個人ではなくチームで割り振って仕事をすることが多い日本の企業ではテレワーク出会ってもこまめに連絡を取りたいはず。
逆にテレワークを行う社員としても周りに社員がいなくなることで孤独を感じるようではデメリットになってしまいます。
これらを解決するにはWebミーティングツールやビジネスチャットツールの導入がマストと言えるでしょう。
また質問しやすい、情報を共有しやすい環境づくりも必要になります。
ミーティングや朝礼ができなくなる
テレワークを導入したからといって、会議やチームでのミーティングは欠かせません。
また会社によっては朝礼を行なっているところもあるでしょう。
これらは先ほども上がったWebミーティングツールで問題解決可能です。
勤怠管理や業務のタスク管理などが難しい
「社員を一人にすると仕事をサボるのではないか」こう思うのは日本の企業に長くある固定概念で変えていく必要があります。
社員を性善説、性悪説で考えるのではなくタスクや進捗管理に切り替えることが必要です。
長く働いていれば良い、忙しく見えるのが偉いでは本当の業務効率は量れません。
大事なのはどれだけ個人に与えたタスクを完了するか、またチームで全体目標への進捗があるかです。
このようなタスク型ベースで業務を進めていくことがテレワーク導入成功の鍵の一つです。
出社、退社を管理する勤怠管理も同じことが言えますが、労務規定がある、不公平を生みたくないのであればメールや電話で勤怠を報告するような従来の形式でルール化しても良いでしょう。
新しい方法を取り入れていくのであれば、スマートフォンやモバイルで社員の勤怠を管理できるツール導入も良いでしょうし、パソコンの操作時間を記録するシステムを入れてみても良いかもしれません。
またインターネット通信の制限がない環境(固定回線が自宅にあるなど)であれば、常にWebミーティングツールを繋いでおくというのも一つのデメリットを解決する方法です。
テレワーク導入する際に初期費用が多くかかるのではないか
テレワーク導入の際に費用が多くかかってしまうのではないか?という心配に関しては段階的に導入していくことである程度解決できます。
今までの電話会議やテレビ会議のシステムを導入するやり方はかなりの初期費用がかかっていたことは否めません。
しかしスマートフォンが普及した今では簡単にビデオ通話やビジネスチャットツール、Webミーティングツールが用意できます。
いくつかのツールは月額で契約できますし、まずは無料から試してみて有料に切り替えるなどテストを行うこともできるので安心です。
情報管理やセキュリティ対策
最後のデメリットですが、こちらは非常に重要な問題です。
テレワークを導入すると自宅のパソコンや会社から持ち帰るノートパソコンで作業を行うことになります。
そうなると外部から会社のシステムやデータにアクセスしたりする機会が増えるので、ウイルス対策やデータアクセスに関するガイドラインを作る必要があるでしょう。
またノートパソコンを自宅やサテライトオフィスなどで使う場合は紛失のリスクもデメリットとして考えられるのではないでしょうか。
これもノートパソコンにセキュリティロックをかける、重要な書類にはパスワードを欠けるなどの対策が必要です。
まずはテレワーク制度を利用する社員全員に情報セキュリティに関してやパソコン紛失、コンピューターウイルスへのリスク管理などの研修を行うようにしましょう。
テレワーク勤務を行う社員一人一人の情報管理やセキュリティ対策への関心と理解の深さが非常に大事です。
これらのデメリットを踏まえて、段階的にまず用意したいのがZoom
これまでテレワーク導入の際のデメリットを見てきました。
それぞれのデメリットの解説の中にも何回か出てきましたが、テレワークのデメリット解決にはWebミーティングツールの導入が効果的です。
そのWebミーティングツールとして非常におすすめなのがZoomです。
Webミーティングツール”Zoom”とは
WebミーティングツールZoomは全世界100万以上の企業や団体に導入されているビジネスツールです。
元々は会議室で行われていたミーティングをオンラインで行うことができるようにと生み出されたツールです。
しかし社員のライフスタイルの変化によりテレワークを導入する会社が増えてきたことにより、チャット機能やスケジュール機能などが追加されて非常に使い勝手の良いツールとなり人気が出ました。
PCやMacだけでなく、スマホやiPadなどのタブレットでも簡単に使うことができITなどに詳しくない方でも直感的な操作で利用できるので初めてテレワークをされる方にもおすすめしやすいです。
ビデオはオン、オフどちらでも設定でき、チャットだけのやりとりも可能なので、仕事の上でのコミュニケーションはZoomだけでほぼ完結できます。
従来のWeb会議ツールは繋がりにくい、ノイズが多く聞き取りにくいという声も多かったようですが、Zoomに関しては他のツールよりも高品質通話が可能なので安心。
もちろん通信セキュリティもしっかりしているので外部とのやりとりやクライアントを交えてのミーティングにも十分使っていけます。
高品質通信ですが、データの圧縮率が高いのでスマホ版Zoomを使ってもそれほど負担にならないのも嬉しいところ。
画面共有という自分の画面を相手の画面に映し出して説明なども行えるので、まるでオフィスにいるような感覚でテレワークで仕事ができます。
勤怠管理にしても、固定回線を利用しているなどデータ通信量の制限がないのであれば、始業と共にZoomをつなげておくのもテレワークを初めての会社や団体であれば手軽で良いかもしれません。
まとめ
この記事ではテレワークを導入する際に考えられるデメリットについて解説すると共にそれらを解決していく方法をお話ししてきました。
またそれら多くのデメリットはWebミーティングツールZoomを導入することで多くの部分を解決できるということもわかっていただけたのではないでしょうか。
実際に全世界100万以上の企業や団体に導入されている数字がそれらを裏付けていると言えるでしょう。
ぜひこれからテレワークを導入したいとお考えの方はまず段階的にZoomを使ってみて、慣れてきたらビジネスチャットツールや勤怠管理ツール、そしてタスク管理ツールなどを導入していくと良いでしょう。
テレワークに関するデメリットをうまく解消していくことで、必然的に総務省が推進する働き方改革も進めていくことができているはずです。
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