コラボレーターとは?Wrikeのユーザーライセンスと権限別の使い方

Wrike(ライク)のアカウントの一つ、コラボレーターとは

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プロジェクト管理ツールを使う際、ツールにログインできない外部メンバーとの情報共有方法で困ったことがあるという方も多いのではないでしょうか。

Wrikeなら、ゲストのような立ち位置でチームに招待できる「コラボレーション機能」が備わっているため、外部メンバーによる一時的なツールへのログインも可能です。

ここでは、Wrikeに搭載されている「コラボレーション機能」の概要について解説しています。

コラボレーターとその他のライセンス比較や、コラボレーション機能の操作手順も紹介しているので、社外の方と共同でプロジェクトを進める場合などに活用してみてください。

タスク管理ツール【Wrike】のコラボレーターとは?機能の概要

Wrikeには、「正規ユーザー」「外部ユーザー」「コラボレーター」という3種類のユーザータイプがあります。

まずは、Wrikeのユーザータイプの中でも「コラボレーター」に着目し、ライセンスの概要と制限について詳しく見ていきましょう。

コラボレーション機能は無料プランでも使える?

コラボレーターは、ゲストユーザー的な立ち位置でWrikeのプロジェクトに参加できるライセンスです。

プロジェクトの管理者・オーナーからコラボレーターとして招待を受けることで作業スペースにアクセスできるようになります。

コラボレーターとして外部メンバーを登録した場合、このメンバーはWrikeのプランごとに定められているユーザー数に含まれません。

ただし、コラボレーターとして登録できる人数には上限があり、有料アカウント数の15%(最大20人)までとなっています。

※「有料アカウント数の15%」と「20人」の多いほうが適用されます。

  • 有料アカウント100 = 15 < 20 で20が適用
  • 有料アカウント200 = 30 > 20 で30が適用

コラボレータの上限数を超えた場合は有償で追加が可能です。(価格は個別相談)

なお、コラボレーション機能が利用できるのは有料ライセンスのProfessionalプランから。無料のFreeプランでコラボレーターを招待することはできないので注意しましょう。

コラボレーターと共有できる機能

コラボレーターとしてWrikeのプロジェクトに招待されたメンバーは、以下の機能を利用できます。

  • タスクへのアクセス(リストビュー・テーブルビュー・ガントチャート・活動ストリーム経由)
  • 「私のやること」へのアクセス
  • 受信トレイへのアクセス
  • タスク・フォルダー・プロジェクトへのファイル添付・コメント記入
  • タスクのステータス変更
  • 共有されているレポートのエクスポート(※Businessプラン以上)

このように、コラボレーターはWrikeのプロジェクトに登録されているタスクを表示したり、ステータスを変更したりすることができます。

一方、タスクを作成・削除したり、ガントチャートを編集したりすることはできません。

そのため、プロジェクトの進捗を把握する必要のある社外のメンバーや、タスクの作成に関わらないメンバーなどをプロジェクトへ招待する際に有効です。

その他のユーザーライセンスの種類と権限比較

続いて、コラボレーターと合わせて用意されている「正規ユーザー」「外部ユーザー」の特徴も紹介します。

それぞれのライセンスで利用できる機能の違いもまとめているので、ユーザーを招待する際の参考にしてみてくださいね。

コラボレーター以外のユーザーライセンス

正規ユーザー・外部ユーザーのライセンスの概要は以下の通りです。

正規ユーザー

正規ユーザーは、Wrikeの作業スペースで利用できる全ての機能へのアクセスが可能です。

また正規ユーザーの中でも、ユーザータイプの変更やグループの追加など、アカウント全体に関わる設定の権限を持つユーザーを「管理者」といいます。

更に、Wrikeの支払い設定や契約プランの変更といった権限を持つユーザーが「オーナー」です。

一般の正規ユーザー<管理者<オーナーの順で利用範囲が拡大し、フル権限を持つのがオーナーとなります。

外部ユーザー

外部ユーザーは、基本的には正規ユーザーと同様の権限を持っています。

ただし、タスク・フォルダー・プロジェクトの共有やユーザーの招待などを行うことはできません。

社外のメンバーであるものの、タスクの作成や編集といった操作が必要となるメンバーを招待する場合に活用します。

ライセンス別の権限一覧

「正規ユーザー」「外部ユーザー」「コラボレーター」が利用できる主な権限は以下の通りです。

機能 正規ユーザー 外部ユーザー コラボレーター
新規メンバーの招待 × ×
タスク・フォルダー・プロジェクトの共有 × ×
タスク・フォルダー・プロジェクトの作成 ×
ダッシュボードの表示・作成 ×
カレンダーの作成 ×
受信トレイへのアクセス
タスクへのアクセス
添付ファイルの追加
コメント・メンション
タスクのステータス変更
レポートの表示
リクエストフォームの送信

コラボレーターとしてWrikeに招待する方法

Wrikeのプロジェクト管理者および一般の正規ユーザーは、新しいメンバーをチームに招待することができます。

最後に、コラボレーターとして新しいメンバーを招待する手順と、すでにWrikeへ参加しているユーザーのライセンスタイプを変更する手順を解説していきます。

ユーザーを招待する

コラボレーターとして新しいメンバーをWrikeのプロジェクトに招待する手順は以下の通りです。

一般の正規ユーザーがコラボレーターを招待する場合

  1. Wrikeのワークスペースを起動
  2. ワークスペースの下部にある「ユーザーの追加」をクリック
  3. 招待する相手のメールアドレスを入力
  4. ユーザータイプから「コラボレーター」を選択
  5. 「ユーザーを招待」をクリック

管理者がコラボレーターを招待する場合

  1. Wrikeのワークスペースを起動
  2. ワークスペースの右上にあるプロフィール画像をクリック
  3. 「設定」をクリック
  4. 左側のメニューから「ユーザー」をクリック
  5. 「ユーザーの追加」をクリック
  6. 「メールで招待」をクリック
  7. 招待する相手のメールアドレスを入力(複数入力可能)
  8. ユーザータイプから「コラボレーター」を選択
  9. 「個人的なメッセージを含める」をクリックし、招待メールをカスタマイズ(任意)
  10. メッセージをカスタマイズした場合は、編集後に「完了」をクリック
  11. 「ユーザーを招待」をクリック

管理者は、一般の正規ユーザーと同じ手順でコラボレーターを招待することもできます。

ユーザーのライセンスタイプを変更する

すでにWrikeのプロジェクトへ参加しているチームメンバーのライセンスタイプを変更する手順は以下の通りです。

  1. ワークスペースの右上にあるプロフィール画像をクリック
  2. 「設定」をクリック
  3. 左側のメニューから「ユーザー」をクリック
  4. ライセンスタイプを変更したいユーザーの名前をクリック
  5. 「設定の編集」をクリック
  6. 「役割」のドロップダウンリストをクリックし、変更したいライセンスタイプを選択
  7. 「変更を保存」をクリック

変更は直ちに有効となります。

ただし、ライセンスを「管理者」に変更する場合、また「管理者」となっているユーザーを別のライセンスタイプに変更する場合はパスワード入力が必要です。

プロジェクト管理におけるコラボレーション機能の活用まとめ

  • Wrikeの「コラボレーション」とは、Professionalプランから利用できる外部メンバーの招待機能の1つ
  • コラボレーターは正規ユーザー・外部ユーザーと比較して機能が制限されている
  • アカウント管理者についてはコラボレーターの招待の他、ライセンスタイプの変更も可能

コラボレーターは利用できる機能が少ないものの、社外のメンバーを一時的にチームへ招待する場合などに役立つ機能です。

外部のメンバーとの情報共有でお悩みの方は、ぜひWrikeのコラボレーション機能を活用してみてください。

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