ウェビナーシステムを導入するには?ツールの選び方とメリット

ウェビナーシステムを導入するには?ツールの選び方とメリット

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ウェビナー(Webinar)とは、「ウェブ(Web)」と「セミナー(Seminar)」を組み合わせた造語で、インターネット上で行うセミナーのことです。

会場手配やスタッフにかかる費用を抑えられる他、どこからでも参加できるなど主催者・参加者の双方にメリットのあるツールとなっています。

ここでは、ウェビナーの特徴やメリット、またおすすめのウェビナーシステムをご紹介。

システム導入の手順などもまとめているので、ウェビナーの利用を検討中の方はぜひ参考にしてみてくださいね。

ウェビナーの特徴とメリット

ウェビナーシステムは主に講義や研修、商品紹介や新サービスのローンチなどに活用されています。

日本では「Webセミナー」や「オンラインセミナー」と呼ばれることもありますが、いずれも同じ意味です。

まずは、ウェビナーのシステムがどういったものなのか、従来のセミナーと比較しながら詳しく見ていきましょう。

ウェビナーとオフラインセミナーの比較

マーケティング手法の1つとして注目を集めるウェビナーシステムですが、従来のセミナーとはどのような違いがあるのでしょうか。

セミナーにはないウェビナーシステムの大きな特徴として、場所に縛られずに開催できるという点が挙げられます。

これにより、主催者は開催コストを抑えることができ、また参加者もより気軽に申し込みが行えるようになりました。

その他、ウェビナーシステムと従来のセミナーとの違いは以下の通りです。

ウェビナー オフラインのセミナー
開催方法 インターネットを使った配信 特定の会場で実施
必要な事前準備 配信用の資料作成 当日の資料作成・印刷/会場準備/スタッフの手配/
コスト ウェビナーシステムの利用料金 会場のレンタル料金/スタッフの人件費/移動にかかる交通費 など
参加者の制限 なし 会場に応じた定員あり/会場まで足を運べる人のみ

ウェビナーシステムなら会場やスタッフを手配する必要がなくなり、当日の移動費用などもカットすることができます。

参加者も同様に、会場まで足を運ぶことなくパソコンやスマホから手軽に参加できるというメリットがあります。

従来のセミナーではデメリットとなっていたコスト面が解消され、より便利になったシステムが「ウェビナー」なのです。

リアルタイム配信と録画配信

ウェビナーシステムにはリアルタイム配信(ライブ配信)と録画配信の2種類があります。

リアルタイム配信の場合、事前に通知した日時にセミナー動画の生放送を行います。

当日はセミナー動画の視聴だけでなく、チャット機能を使って質疑応答をするなどコミュニケーションをとることも可能。

オフラインのセミナーに参加しているような臨場感を体験できるため、集客目的のセミナーで有効です。

一方、あらかじめ用意したセミナー動画を好きなタイミングで視聴できるように配信することを録画配信といいます。

当日の参加ができなかった方や、繰り返しセミナーの内容を確認したい方向けの配信方法です。

コミュニケーションをとることができない反面、好きなときに何度でも再生できるため、講義や研修の際に便利です。

オンラインでセミナーを実施するメリット

ウェビナーシステムを導入するメリットとしては以下のようなものが挙げられます。

  • 新規の見込み客を獲得できる
  • 既存の顧客との関係構築
  • セミナー開催のコスト削減

ウェビナーへの参加は有料の場合と無料の場合がありますが、いずれも基本的には事前に参加申し込みを行って当日の招待を受ける流れになります。

主催者は申し込みの際に入力されたメールアドレスをもとに、顧客リストを作成することが可能です。

1回のセミナーでは契約に繋がらなかったとしても、継続的にメールなどを配信することで、最終的に顧客となる可能性は十分にあります。

また音声やチャットツールを使って、疑問や不安を直接確認できるのもウェビナーシステムのメリット。

しっかりと関係づくりを行うことで、ただの顧客ではなく企業のファンとなって宣伝などを行ってくれる可能性も考えられるでしょう。

その他、先ほどもお伝えしたようにセミナー開催のコストを抑えられるという点も大きなメリットです。

インターネット環境があればどこからでも参加できるため、国内外問わず顧客を獲得することができます。

ウェビナーシステムには、ビジネスやマーケティングの幅を広げるチャンスが隠れているのです。

Webセミナーのシステムを導入するには

現在は利用規模や機能の異なるウェビナーシステムが数多くリリースされています。

続いて、ウェビナーシステム導入の手順と、導入するシステムを決める際のポイントを見ていきましょう。

システム導入の手順

ウェビナーシステムを導入する場合の主なステップは以下の通りです。

  1. ウェビナーシステムを使って配信する内容の設定
  2. 配信に必要な機能が搭載されているシステムを選ぶ
  3. 問い合わせ・デモの利用
  4. 実際に導入して利用を開始

多くのウェビナーシステムでは、利用人数や配信時間に応じて複数のプランを用意しています。

例えば会議や研修など毎回同程度の人数で定期的に利用したい場合と、新商品の発表など大規模なイベントを単発で開催したい場合では利用プランが異なるでしょう。

どのような目的でウェビナーを利用するのか、参加人数や1回の配信時間はどの程度かといった内容を具体的に設定しましょう。

その後、必要な機能・条件が揃っているシステムを探して問い合わせを行います。

デモ版の利用や試用期間が設けられているものも多いので、使い勝手を確認してから最終的な契約へと進みます。

システムを選ぶ際のポイント

ウェビナーシステムを選ぶ際は、機能や条件だけでなく以下の点も比較すると良いでしょう。

  • 配信に必要な機器
  • システムの利用料金

システムによっては、専用の機器を購入する必要があるものもあります。

機器の導入にもコストがかかってしまうため、予算を抑えたい場合は既存デバイスを利用できるシステムを選ぶのがおすすめ。

また複数のシステムで見積もりをとり、月々の料金などを比較することも大切です。

ただし料金だけで比較してしまうと、ウェビナーの質が悪いといった不満を抱える可能性も。

搭載されている機能や音声・映像の質も踏まえたうえで、最もお得に利用できるシステムを探してみてくださいね。

おすすめウェビナーシステム「Zoom」

最後に、中規模~大規模なウェビナーにおすすめのツール「Zoom」についてご紹介。

Zoomと言えばWeb会議などのミーティングに活用するツールというイメージがありますが、実はウェビナーの利用にも適したツールなのです。

Zoomウェビナーの特徴と主要機能は以下の通りです。

  • 最大100~10,000人まで参加可能
  • 記録されたデータによるオンデマンド視聴
  • 参加者の分析・レポートの取得
  • Facebook・YouTubeのプラットフォームからのライブ配信
  • パネリストと視聴者の切り替え
  • 「手を挙げる」アクションとチャット形式での質疑応答
  • ウェビナーの収益化オプション など

Zoomは独自のデータ圧縮技術により、モバイル回線でも安定した通信を行うことができます。

既存のパソコンやスマホに導入できるため、他社サービスと比較して導入コストも抑えられます。

ウェビナーの招待や参加の操作も簡単なので、ウェビナー初心者の方やITリテラシーに不安のある方でも安心。

情報漏れ対策も整っているため、重要な会議にも活用できるでしょう。

Zoomはミーティングツールとしても、ウェビナーツールとしてもおすすめのシステムとなっています。

まとめ

  • ウェビナーとはインターネット上でセミナー配信を行うためのシステムのこと
  • 従来のセミナーと比較して、高い集客効果やコスト削減が期待できる
  • ウェビナーシステムを導入する際は、機能・料金・周辺機器を含めて検討するのがおすすめ

ウェビナーシステムは商品・サービスの宣伝だけでなく、業務効率化やコミュニケーションの円滑化にも有効なツールです。

会議や研修にかかるコストを抑えたい方はぜひウェビナーシステムの導入を検討してみてくださいね。

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