NECネッツエスアイ
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ペーパーレス

～35年間で500社対応！ペーパーレスのスペシャリストが語る～

紙の山を攻略！
赤山さんのペーパーレス登山ブログ

#10　ペーパーレス、何から始めればいいですか？

お陰様でこちらのコラムも10回目、二桁突入です。
目標は50回！　今後、下記のような特集を予定していますので、引き続き応援よろしくお願いいたします。

＜今後予定している特集＞

☆自社実践インタビュー
改正電帳法対応、電子契約や文書管理システムの導入等、実際にNECネッツエスアイが社内展開した事例を、担当者の生の声で掘り下げていきます。
☆ペーパーレス実践マニュアル
ペーパーレス・プロジェクト推進のノウハウを、カテゴリー毎に、詳細に紹介いたします。実践的な内容を中心に『紙文書削減編』『ルール整備編』『情報共有編』『デジタル化編』等を準備中です。
その他、ホームページに掲載している導入事例のウラ話、様々な業界の関係者インタビュー、文書管理システム・ヒストリーなどを検討中ですので、お楽しみに！
さて、本題に入ります。
今回は10回目を記念して、私自身が過去に一番いただいた質問について、回答していきたいと思います。
それは、「ペーパーレス、何から始めればいいですか？」という質問です。
ペーパーレスを進めるにあたり、何から手をつければ良いかわからないという疑問です。
これは、ペーパーレスに限らず、DXなども含め、幅が広く、かつ奥が深い領域について取り組もうとした場合に必ず付きまとう大きな課題です。
うまくスタートできれば、無事頂上に到達することもできますが、立ち上がりで躓いたり、ペース配分を誤ったり、全体像を把握できずに進んでいると、迷子になったり、心折れたり、最悪は挫折したりしてしまいます。
それでは、最初に何をやるべきか？
それは自社の状況を、客観的に正確に把握し、その実態にあった最適なものから進めることです。
基礎的なことができていないうちから、いきなり高度な取り組みを行ってもうまくはいきません。
まずは自社の立ち位置を正確に把握することが重要です。
健康状態を検査等で把握するのと同じように、自らの企業のペーパーレスの状況を客観的にチェックしてみましょう。
ペーパーレスの基本は、「ルールに則り文書を電子化して管理すること」になります。
それが、正しく実施できていない企業は、様々な課題（症例）がでてきます。
全体的に紙文書が多い会社は、全面的にペーパーレスが出来ていません。
これは、見た目ですぐわかるような症例ですね。
メタボであるとか、顔色が悪いとか、誰が見ても明らかなのと同じです。
注意しないといけないのは、表面上ではペーパーレスができているのに、内部に課題を抱えているケースです。
紙文書の課題と違い、管理ルールや電子文書の管理の課題は、見た目だけではわからないというやっかいな特徴があります。
人間も企業も同じです。
内部に抱える課題を放置しておくと、ある日突然致命的な問題を起こすこともあります。
いわゆるサイレント・キラーというものです。
従って、これらの目に見えない課題に気づかず、単なる紙文書の廃棄だけを進めても、本来の課題の解決には至りません。
食生活を見直さないで、一時的に一気に体重を落とすようなものです。
これら企業の課題を正確に把握するためには、外部の視点は非常に有効となります。
健康の例でいうと、ドクターに相談してみるケースに近いものと言えるかもしれません。
優秀なドクターは、問診内容や検査結果を踏まえ、自らの経験・知識と照らし合わせて、その原因を見極め、その人にあった対処法をアドバイスしてくれます。
ペーパーレスについても、これと同じことができないか？
ということでスタートしたのが、「ペーパーレス診断サービス」です。
次回は、この「ペーパーレス診断サービス」につき、詳しく説明したいと思います。
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