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#15　【自社実践インタビュー】電帳法対応編：補足説明

３回に渡り、自社実践詳細編として電帳法対応のインタビューをお送りしました。
その中では詳しく説明していませんが、少し補足しておいた方が良いと思われる点がありますので、こちらで取り上げておきたいと思います。
なお、これらの内容に関してもインタビューと同様、電帳法の法要件の説明や、要件を満たしていることを保証するものではありませんので、その点ご了承ください。
★対応方針の決定
取引書類と言っても、自社で販売するものもあれば、購入するものもあり、その対象範囲は非常に多岐に渡ります。
請求書や領収書という明らかに対象とわかるものは良いのですが、何度も変更が繰り返される見積書や、様々な種類におよぶ契約書等については、どこまでを対象とするか、判断が難しいものがあります。
これらに関しては、事前に会社としてある程度の対応方針を決めておかないと現場が混乱してしまいます。
★保存場所の分散はなるべく少なくする
電子取引のデータは、基本的にシステム上に保管します。
すべてのデータを一つの場所に集中しておかないといけないということはありませんが、様々な場所に保管しておくと管理が難しくなりますので、ある程度集中して保管しておくようにしましょう。
★システム選定のポイント
世の中には、電帳法対応をうたったシステムやサービスは多数あります。
JIIMA認証を受けたものであれば、現時点での法要件のクリアが担保されていますので安心ですが、更にもう一点注意しておくポイントがあります。
それは長期保存に関する部分です。
取引書類の保存期間は、決算後７年（欠損金がある場合は１０年）と長期に渡るため、この期間安心して利用できる製品やサービスを選ぶ必要があります。
これらの期間は経理的視点では特に長いものではありませんが、短期間でトレンドが入れ変わるICTの世界から見れば、７年先は想像もつかない未来の話になります。
従って、ベンダー側も長期に渡るサービス提供を保証するのは非常に困難です。
それでは何をもって判断すれば良いのか？
その答えは、その製品やサービスが継続してサービス提供されているものなのか、また長期にわたり安心して任せられるベンダーなのかということになります。
目先の安さだけで選んでしまうと、将来的にそのサービスが無くなり困ってしまうということも十分あり得ますので、選定の際は注意してください。
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