#04 【当社自社実践①】東品川：紙文書の削減

ペーパーレス

～35年間で500社対応！ペーパーレスのスペシャリストが語る～

最初の事例として、NEC ネッツエスアイにおけるペーパーレス化の歩みを、ここから３回に分けてご紹介いたします。
細かいエピソードはたくさんありますが、それらは追々紹介するとして、まずは大まかな流れを中心に説明したいと思います。

内容は次の通りです。
・【NESIC 自社実践①】東品川：紙文書の削減
・【NESIC 自社実践②】飯田橋：ルール整備・情報共有
・【NESIC 自社実践③】日本橋：紙を使わない働き方へ

ご覧いただいてわかるかと思いますが、ペーパーレス推進と言っても、その時々の状況により、「課題と対策」は大きく異なります。

ぜひ、そんな点にもご注目いただいて、「今ウチの会社は、どのあたりに近いかな」と想像しながら読んでみてください。よりリアルにイメージいただけるかと思います。

それでは、早速本題を始めさせていただきます。

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東品川に本社があった遥か昔は、まさに紙に囲まれた業務環境でした。

まず個人で抱える文書を仕分け、不要文書は廃棄し、業務で使う文書は共有キャビネットに移動しました。最終的に、フリーアドレスに備え、移転後に持ち込み可能なボリュームは、「ひとり文書箱１箱」に絞り、個人文書の約８割を減らしました。

社員の机の上や周りは紙文書が溢れ、壁面はキャビネだらけ、そこからはみ出した段ボールが通路に置かれるなど、旧態依然としたオフィスで働いていました。

まさに昭和っぽい、昔ながらのオフィス環境でした。

毎回の会議ではコピーされた資料が全員に配られ、打合せ後は各職場で回覧後、担当者の机の上に置きっ放し、様々な申請業務の手続きは紙中心に行われ起案書類を持ち回り、書類作成のために、夜遅くまで残業をしていました。

さすがに、このままでは業務効率が上がらないということで、飯田橋への本社移転をきっかけに、この環境を抜本的に改善すべく、トップダウンで紙文書の削減に取り組みました。

移転対象となる全員が、個人で抱える文書の内容を確認し、不要な文書は廃棄し、現時点の業務で使う文書は、共有キャビネットに移動しました。
何となく漠然と保管している古い文書は、このタイミングで思い切って処分しました。

紙文書の削減と言うと、多くの人は社内にある多くのキャビネットばかりに目がいきがちですが、本来共有すべき文書を個人デスクで保管している人も多く、まずはそこから手をつけるのが大事なポイントです。

最終的に、フリーアドレスに備え、移転後に持ち込み可能なボリュームは、「ひとり文書箱１箱」に絞り、個人文書の約８割を減らしました。

ついで共有キャビネットについては、文書管理のライフサイクルに基づく棚卸しを実施。
オフィスに残す「保管」、外部倉庫を活用する「保存」、不要もしくは重複文書の「廃棄」等の仕分け作業により、ストックされていた紙文書全体の仕分けに取り組みました。

これら個人および共有文書の削減施策実施により、飯田橋移転前には、オフィスにある紙文書全体の６６％削減に成功しました。