ビジネスにおいて急速に利用が広まっているクラウドファイルストレージ。
特に法人では、クラウドファイルストレージをメインのプラットフォームとして業務効率化を図るなど、ファイル保存を超えた活用がなされています。
本記事では、クラウドファイルストレージの基礎知識やメリット、ビジネス用途で重視すべきポイントを詳しく解説します。
クラウドファイルストレージとは
まずは、クラウドファイルストレージとはどんなものなのかを確認しておきましょう。
基本的な概念と仕組み
クラウドファイルストレージとは、データをクラウド上に保存し、インターネットを介してアクセスできるサービスのこと。
オンラインストレージ、クラウドストレージとも呼ばれています。
物理的なストレージデバイスと異なり、インターネットがあればどこからでもアクセスできるのが最大の特徴です。
データ本体はクラウド上にありますので、たとえデバイスが故障しても、データを失う心配はありません。
クラウドファイルストレージは、ファイルの保管庫としての機能にとどまらず、デジタル時代の働き方に対応し、業務の生産性を向上させるためのツールと言えるでしょう。
従来のストレージとの違い
従来のファイルストレージは、ローカルデバイスや社内サーバーなどの物理ストレージが一般的でした。
クラウドファイルストレージは物理デバイス不要で、インターネットを通じてデータにアクセスできる点が異なります。
従来の物理ストレージでは、設置スペースや管理コストがかかる点がデメリット。
しかし、クラウドストレージを利用すれば場所やコストの問題は解消できます。
また、ファイルサーバーの構築や設定には専門的な知識が必要でしたが、クラウドファイルストレージは自動バックアップやセキュリティ対策などの機能がサービスに含まれているので、簡単に運用することが可能です。
クラウドファイルストレージのメリット
クラウドファイルストレージが多くの企業で使われているのは、データアクセスの利便性や運用・管理の容易さなど、企業にとって多くのメリットがあるからです。
例えば、以下のような点において、クラウドファイルストレージは物理ストレージに勝っていると言えます。
どこからでもアクセス可能
クラウドファイルストレージの最大のメリットは、どこからでもアクセスできること。
インターネット接続があれば、オフィスはもちろん、出張先や自宅からでも業務データにアクセスでき、場所を選ばない働き方を実現します。
スムーズかつ安全なファイル共有
クラウドファイルストレージでファイルを共有する手順はとても簡単。
共有リンクを生成して相手に送るだけで、大容量のファイルも瞬時に共有が完了します。
閲覧のみ、編集可能、ダウンロード不可など相手によってアクセス権限を設定すれば、データの意図しない改ざんや流出を防ぐことができます。
共同編集によるチームコラボレーション
クラウドファイルストレージ上で共有されたファイルは、リアルタイムでの共同編集も可能です。
複数のユーザーが同時に同じファイルを編集できるため、チームメンバーがそれぞれ異なる場所にいる場合でも、オンラインで議論しながらリアルタイムに共同作業することができます。
プロジェクトメンバーがなかなか集まることができない状況でも、クラウドファイルストレージを利用すればメンバー間での効率的なコラボレーションが実現します。
コストの削減
クラウドファイルストレージに保存したデータはサービスプロバイダーのデータセンターに保管されるため、自社で物理的なストレージデバイスやサーバーを購入する必要はありません。
必要なストレージ容量に変化があった場合には、プラン変更で柔軟に対応できるため、無駄なコストを省くこともできます。
自動同期・リアルタイム更新
クラウドファイルストレージ上のデータは、異なるデバイス間でも最新バージョンが自動的に同期されます。
例えば、オフィスで作成したドキュメントを外出先で修正しなければならなくなった場合、スマートフォンやタブレットからファイルストレージにアクセスすれば、最新バージョンのファイルで作業の続きを行えます。
データの可用性と災害対策
データの可用性も、クラウドファイルストレージの強みのひとつです。
ビジネス向けクラウドファイルストレージでは、データセンターを複数の地域に分散して設置し、データの冗長化を図っています。
そのため、自然災害やシステム障害が発生した場合でも、データのアクセスが途絶えることなく、迅速な復旧が可能。
クラウドファイルストレージの利用は、企業のBCP（事業継続計画）としても有効と言えます。
ビジネス用途で重視すべきポイント
クラウドファイルストレージにはさまざまなサービスやプランがありますが、ビジネスで利用する場合にはセキュアな環境で効率的にデータ管理を行えることが大前提です。
企業がクラウドファイルストレージを選ぶ際に重視すべき点を確認していきましょう。
セキュリティ対策
クラウドファイルストレージは大切なビジネスデータの保管先となりますので、情報漏えいや不正アクセスを防ぐためのセキュリティ機能が最優先であると言っても過言ではありません。
クラウドファイルストレージのセキュリティ対策はサービスプロバイダーに依存するため、高度なセキュリティを備えたサービスを選ぶことが肝心です。
クラウドファイルストレージ検討の際には、データの暗号化、二段階認証、アクセス権限の詳細な設定などの機能を備えているかどうかを確認しましょう。
大容量ストレージ
ビジネスで扱うデータの量は増え続けているため、クラウドファイルストレージは大容量のものを選んでおくに越したことはありません。
法人向けのクラウドファイルストレージは、個人向けのプランに比べて提供されるストレージ容量が大きくなっていますが、状況に応じて柔軟に容量を拡張できるかどうかも重要なポイントです。
将来的なデータの増加に備え、最初から容量無制限のクラウドファイルストレージを選んでおけば、容量を気にすることなくファイルを保存できます。
アクセス管理・権限設定
企業が管理するデータの中には、人事情報や個人情報などの機密データも含まれています。
このようなデータに誰もがアクセスできる状態になっていると、予期せずデータが流出したり、誤って公開されたりといった事故を招きかねません。
そのため、クラウドファイルストレージでは、権限レベルに応じてアクセスを制限できることが非常に重要です。
必要な人だけが特定のデータにアクセスできるようにしておくことで、予期せぬセキュリティ事故を未然に防ぐことができます。
使いやすいユーザーインターフェース
企業で導入する場合、操作の簡単さや機能の使いやすさも重要なポイントです。
社員のITスキルにはバラつきがあるため、操作の習得が難しかったり、使いにくかったりすれば、せっかく導入しても定着しません。
直感的なユーザーインターフェースを持つサービスを選ぶことで、操作の習得が容易になり、導入時の教育コストや運用時のサポートコストも削減できます。
また、使いやすいインターフェースは、日常業務の中でのストレスを軽減する効果も期待できるでしょう。
業務アプリとの連携
クラウドファイルストレージは、クラウドを利用した他の業務アプリケーションとの連携が容易です。
例えば、プロジェクト管理ツールやカレンダーアプリ、メッセージングアプリなどと統合することで、散在する情報をクラウドファイルストレージに集約することができ、業務効率が向上します。
サービスを選ぶ際には、自社で使用するツールと連携できるかどうかも重要なチェックポイントと言えるでしょう。
容量無制限でコスパ最高のクラウドファイルストレージ「Box」
法人向けで特におすすめのクラウドファイルストレージサービスが「Box」です。
ビジネスでは、データ漏えいのリスクを低減する強固なセキュリティと、安定したサービスを提供する信頼性が必須ポイントと言えます。
Boxは、世界の大企業や各国の政府機関でも採用されているクラウドファイルストレージ。
最先端のセキュリティ対策や99.9％の稼働率保証など、企業のデータを安全に管理できる体制が整っています。
ビジネス向けの容量無制限プランを選択すれば、大量のデータを気にせず保存・共有することが可能。
さらに、Boxは1,500以上の業務アプリと連携できますので、ビジネスプロセスの効率化にも貢献します。
ビジネスでのパフォーマンスを最大化できるクラウドファイルストレージ「Box」。
詳細は次の記事でも紹介しておりますので、あわせてご覧ください。
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