大量のデータの保管にファイルストレージを活用している企業様も多いのではないでしょうか。
ビジネスデータを有効活用するためには、ファイルストレージの使い方をしっかりと理解しておくことが重要です。
本記事では、ファイルストレージの基本的な使い方から、ビジネスを効率化する活用法まで詳しく解説していきます。
Contents
ファイルストレージとは
ファイルストレージとは、データをファイル形式で格納するストレージ（保管庫）のことです。
ファイルサーバーや外部ハードディスクなどの物理的なストレージもファイルストレージに含まれますが、近年ではデータをクラウド上に保存し、インターネット経由でアクセスできるサービス（オンラインストレージ・クラウドストレージ）を「ファイルストレージ」と呼ぶことが多くなりました。
ファイルストレージの主な利点としては、インターネット経由でどこからでもファイルにアクセスできる点や、社内外への共有がスムーズに行える点が挙げられます。
また、物理的なストレージデバイスを持ち運ぶ必要がないためデータの持ち出しが容易で、紛失や故障によるデータ消失のリスクがないのも大きなメリットです。
迅速な情報共有と効率的なデータ管理が求められる現代のビジネスにおいて、ファイルストレージは不可欠なものと言っても過言ではありません。
【基本編】ファイルストレージの使い方
ファイルストレージを効果的に利用するために、まずは基本的な使い方をおさらいしておきましょう。
ファイルの保存
ファイルストレージ利用の第一歩は、ファイルを保存することです。
クラウド上にファイルを保存するため、インターネット接続したデバイスからファイルをアップロードします。
ファイルのアップロードは、Webブラウザでファイルストレージを開いてドラッグ＆ドロップするだけで簡単。
また、サービスによっては専用フォルダにファイルを保存するだけで自動的にアップロードしてくれるものもあります。
ファイルの共有
オンラインのファイルストレージに保存したファイルは、簡単に他のユーザーに共有することができます。
手順は、保存したファイルやフォルダの共有リンクを生成してメールやチャットで送信するだけと非常にシンプル。
共有時にはアクセス権限の設定も可能で、変更されたくないファイルは閲覧のみ、相手と共同作業を行う場合は編集可能など、用途に応じた権限を付与できます。
デバイス間のデータ同期
ファイルストレージにアップロードされたデータは複数のデバイス間で同期され、他のデバイスからアクセスしたり、編集したりできるようになります。
例えば、オフィスのPCで作成したファイルを外出先のスマートフォンや自宅のノートPCから閲覧したり、作業の続きを行ったりといった使い方も可能です。
もちろん、ファイルを共有している場合は他のユーザーが行った変更も同期されます。
どのデバイスからでも常に最新のデータを利用できるのは、クラウドならではのメリットと言えるでしょう。
【応用編】ビジネスを効率化する使い方
続いて、ビジネスをさらに効率化するためのファイルストレージの使い方を詳しく解説します。
データのバックアップ・復元
ファイルストレージは、データのバックアップにも最適です。
自動バックアップ機能を設定すれば定期的にデータがクラウド上に保存されるため、バックアップ忘れによるデータ喪失も防ぐことができます。
クラウド保存のため、デバイスが故障してもファイルストレージに保存したデータは影響を受けず、簡単に復元することが可能です。
バージョン管理
多くのビジネス向けファイルストレージではファイルのバージョン履歴が保存されていて、誤ってファイルを上書きした場合でも簡単に過去のバージョンに戻せます。
編集ミスや誤操作によりファイルを変更してしまうヒューマンエラーを完全になくすことは不可能ですが、以前のバージョンに復元すれば失われたデータを取り戻すことができるのです。
バージョン管理は、特に複数人で共同作業する場合に欠かせない機能と言えるでしょう。
ドキュメントの整理
ファイルストレージでは、フォルダを作成してプロジェクトごとにファイルを分類することが可能で、大量のドキュメントを効率的に整理できます。
また、全文検索やタグ付け機能を利用すれば、ファイルの検索がさらに容易になります。
ファイルストレージの検索機能を活用することで、保存された大量のデータの中から目的のファイルをすばやく見つけることができ、フォルダをひとつひとつ開いて探す手間が省けます。
大容量ファイルの送信
メールに添付できない大容量のファイルも、ファイルストレージを利用すれば簡単に送信できます。
ファイルをクラウドにアップロードし、共有リンクを生成して相手に送るため、メールの容量制限に引っかかることはありません。
複数のファイルを共有する場合には、フォルダごと共有することも可能。
大容量のファイルを圧縮したり、分割したりする必要がなく、ストレスのないスムーズな共有が実現します。
ケース別活用例
実際のビジネスシーンにおけるファイルストレージの効果的な使い方の例を紹介します。
プロジェクトチームの共同作業
新しいソフトウェアの開発プロジェクトにおけるファイルストレージ活用例です。
プロジェクトチームは、設計図やコード、ドキュメントをクラウドストレージに保存し、全員がリアルタイムでアクセスできるようにしています。
これにより、各メンバーが最新の情報を共有しながら作業を進めることができます。
さらに、コメント機能やバージョン管理を活用することで、誤解やミスを防ぎ、スムーズなコミュニケーションを実現しています。
営業資料の管理と共有
営業部門で、製品カタログやプレゼンテーション資料をファイルストレージで管理した場合の例です。
営業担当者は外出先からタブレットやスマートフォンを使って資料にアクセスできるため、印刷した紙の資料を持ち歩く必要がありません。
また、資料の更新がリアルタイムに反映するため、顧客訪問時に最新の情報を提供することが可能です。
ファイルストレージにはアクセス権限を設定できますので、社外からのデータアクセスにおいても機密情報の流出を防ぎ、安全に資料を共有できます。
人事部門のデータ管理とバックアップ
人事部門にて、従業員のデータ管理とバックアップにファイルストレージを利用した例です。
従業員の個人情報や評価記録、給与データなどの機密情報にはクラウド上で厳格なアクセス権限を設定することで、データのセキュリティを確保しています。
また、自動バックアップ機能を活用することで、万が一の災害やシステム障害が発生した際のデータの消失リスクを低減しています。
法人での利用にビジネス向け有料プランをおすすめする理由
データの保存・共有といった使い方にとどまらず、ファイルストレージ導入によって業務を効率化させるには、ビジネス向け有料プランをおすすめします。
ファイルストレージには無料プランや格安のプランも存在しますが、無料や安価なサービスは個人向けに設計されているため、容量が制限されていたり、機能が限定されていたりすることも多くあります。
ビジネス向けの有料プランは、次のような点で個人向けプランと大きく差別化されています。
大容量ファイルの管理
企業では個人とは比較にならないほど大量のデータを扱うため、無料プランではストレージ容量の不足が懸念されます。
ビジネス向けの有料ファイルストレージでは、大容量のストレージが提供されており、必要に応じてストレージ容量を拡張できるものもあります。
データのバックアップや大容量ファイルの送信といった使い方をする場合には、有料プランの大容量が必要になるでしょう。
高度なセキュリティ機能とデータ保護
ビジネスデータには機密情報や個人情報も含まれるため、セキュリティ対策を軽視することはできません。
ビジネス向け有料ファイルストレージでは、データの暗号化、アクセス権限の設定、二段階認証など、セキュリティ機能が充実しています。
人事データや顧客データの管理には、このような高度なセキュリティ機能が必須と言えます。
トラブル時のサポート体制
データ管理の要であるファイルストレージにトラブルが発生した場合、復旧するまで業務を中断せざるを得なくなることもあり得ます。
このような場合にはサポート窓口に頼らなければなりませんが、無料や安価のサービスのサポートは限定的で、解決に時間がかかってしまうことも少なくありません。
有料のファイルストレージでは、専用のカスタマーサポートが提供されているものも多く、問題が発生した際には迅速に対応してもらえます。
業務の中断を最小限に抑え、速やかに業務を再開するためには、充実したサポート体制が不可欠です。
まとめ
ファイルストレージは、データの保存、共有、同期を行うためのツールです。
基本的な使い方をマスターするだけでも日常業務がスムーズになりますが、さらに応用的な活用法を駆使すれば、業務フローの改善や生産性向上に役立つ強力なツールに進化します。
ファイルストレージの活用で業務の効率化を図りたい方は、ぜひ法人向けの有料ファイルストレージをご検討ください
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