現代のビジネスにおいて、データ管理に欠かせないのがファイルストレージサービスです。
しかし、多くのサービスが混在する中、どれを選べば良いのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
自社に最適なサービスを選ぶためには、ファイルストレージサービスの用途や仕組みを理解し、利用シーンや活用方法を明確にする必要があります。
本記事では、ビジネス向けのファイルストレージの特徴や活用法を紹介していきます。
サービス選びで迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
ファイルストレージサービスとは
最近よく耳にする「ファイルストレージ」とはどのようなサービスのことなのでしょうか。
まずは、ファイルストレージサービスの定義や仕組みなどの基本を理解しておきましょう。
ファイルストレージサービスの定義と用途
「ファイルストレージ」とはファイルの保管庫のこと。
これまで利用されてきた外付けドライブやファイルサーバーなどもファイルストレージに該当します。
しかし、最近ではインターネットを利用してクラウド上にファイルを保管するオンラインサービスを「ファイルストレージ」または「ファイルストレージサービス」と呼ぶことが多くなりました。
ファイルストレージサービスでは、インターネットを介してどこからでもデータにアクセスできるため、ファイルの保存やバックアップはもちろん、ユーザー間でのファイル共有やモバイルデバイス活用、チームでの共同作業など幅広い用途に使われています。
ファイルストレージサービスの仕組み
ファイルストレージサービスでは、サービスプロバイダーのデータセンターにファイルが保存され、ネットワーク経由でアクセスします。
ユーザーがファイルをクラウドにアップロードすると、そのファイルはインターネット経由でアクセス可能となり、他の場所や別のデバイスからも閲覧、編集、共有などができるようになります。
ただし、インターネットがあれば誰でもファイルにアクセスできるわけではありません。
第三者による不正アクセスを防ぐため、ファイルストレージにはユーザー認証が施されており、本人または共有されたユーザーしかアクセスできないようになっているので安心です。
利用シーン
ファイルストレージサービスは、さまざまなビジネスシーンでの活用が可能な万能ツ―ルです。
例えば、次のような場面ではファイルストレージサービスの機能が役立ちます。
- プロジェクトメンバー間のタスク管理や情報共有
- リモートワークでの事務作業
- クライアントとのデータ共有
- Web会議中の共同作業
オンラインワークは、ファイルストレージサービスなしでは成り立ちません。
また、リアルタイムのデータ更新が可能なファイルストレージサービスを使えば、異なる場所にいる複数ユーザーでの協業もスムーズに行えます。
ファイルストレージサービス選びはここを比較
ビジネス向けのファイルストレージサービスを選ぶ際には、複数の要素を比較して検討する必要があります。
ここでは、ファイルストレージサービスを導入する際に必ずチェックしておきたいポイントを解説します。
自社のニーズに合っているか
ファイルストレージサービスは、どれも「ファイルを保管する」「共有する」といった基本機能に大きな違いはありませんが、ストレージ容量やユーザー数の上限、セキュリティなどはサービスごとに特色があります。
多くのサービスの中から最適なファイルストレージサービスを選ぶ際には、自社のビジネスニーズに合った機能があるかどうかを確認しましょう。
例えば、大量のデータや大容量ファイルを取り扱う企業では、十分なストレージ容量を提供するサービスを選ぶ必要があります。
また、チーム作業を効率化したい場合はコラボレーション機能が充実しているサービス、散在するデータを一元管理したい場合は業務アプリとの統合が可能なサービスを選ぶと良いでしょう。
セキュリティ対策・コンプライアンス
ビジネスデータを保管するファイルストレージサービスには、セキュリティ対策が必須です。
サービスを選ぶ際には、データの暗号化、アクセス権限の管理、二段階認証などのセキュリティ機能が充実しているかどうかを確認しましょう。
グローバル企業においては、世界的な規格に準拠しているかどうかも重要なポイントとなります。
容量と価格のバランス
ストレージ容量に対し、価格のバランスが取れているかも重要です。
多くのファイルストレージサービスは、複数のプランの中から必要なストレージ容量を選択できるようになっています。
ファイルストレージサービスは一般的にサブスクリプションで提供されているため、継続的な課金が発生することも考慮しましょう。
自社に必要なデータ量を把握し、予算に応じてプランを選ぶことで、コストを最適化することができます。
利用可能なユーザー数
ファイルストレージサービスの中には、利用可能なユーザー数が制限されているものもあります。
そのため、全社員が利用でき、かつ、近い将来の増員にも対応できるプランを選んでおかなければなりません。
大企業向けのプランには、ユーザー数の上限がないものもあります。
ビジネスの拡大が見込まれる場合は、あらかじめ大企業向けのファイルストレージサービスを導入するのも一つの方法です。
ファイルストレージサービスの活用方法
ファイルストレージサービスは、使い方次第で単なるストレージ以上の価値を発揮します。
ファイルストレージの特性を理解し、活用する方法を考えてみましょう。
大量データを長期的に保管
大容量のファイルストレージサービスは、大量のデータを長期的に保管するのに適しています。
クラウドストレージであれば、データが増えても物理的なスペースは不要。
しかも、機器の老朽化によるリプレイスやデータ移行も必要ありません。
自動的にバックアップが行われるため、データの安全性も確保されます。
社内の情報共有・コラボレーション
ファイルストレージサービスを利用することで、社内の情報共有とコミュニケーションを活性化させることができます。
ファイルストレージから共有したドキュメントやファイルは、リアルタイムでの共同編集も可能です。
また、場所の制約なくチーム作業が可能ですので、部署や勤務地の垣根を超えたコラボレーションも実現します。
リモートワークの促進
ファイルストレージサービスを利用すると、インターネット環境さえあれば、自宅や出張先からでも業務を遂行できます。
外出先での空き時間の有効活用や、災害で出社できない時の事業継続に役立てることも可能です。
リモートワークを推進する企業において、ファイルストレージサービスはもはや欠くことができないツールと言えるでしょう。
クライアントとの安全なデータ共有
クライアントとのデータ共有も、ファイルストレージサービスを利用すれば安全かつ効率的に行えます。
メールで送れない大容量のファイルも、クラウド経由なら分割せずに送ることができます。
複数ファイルはフォルダごと共有できるため、zipファイルに圧縮する必要はありません。
ビジネス向けのファイルストレージサービスではデータが暗号化されますので、機密情報の漏えいも防げます。
データ共有にファイルストレージサービスを用いることで、クライアントとのコミュニケーションが円滑になり、信頼関係を強化することができるでしょう。
非常時のバックアップ
ファイルストレージサービスは、非常時のバックアップとしても有効です。
サービスプロバイダーでは複数のデータセンターに分散してデータを保持しているため、自然災害やシステム障害が発生した場合でも、迅速な復旧が可能。
業務の中断を最小限に抑え、ビジネスの継続性を確保します。
ペーパーレス化の推進
ファイルストレージサービスは、ペーパーレス化の促進にも役立ちます。
紙の書類をスキャンしてデジタル化し、クラウドに保存すれば、保管スペースを節約できます。
デジタルデータは検索が容易で、必要な情報を迅速に見つけることも可能です。
情報管理をデジタルに移行することで、紙の消費量を減らすことができ、環境保護にもつながります。
ビジネス利用のニーズに応えるファイルストレージ「Box」
ビジネス向けに高機能なファイルストレージを提供する「Box」は、多くの企業のニーズを満たすことのできるサービスです。
Boxの特徴は次の通り。
- ビジネス向けに容量無制限のプランを提供
- 顧客企業数10万社以上の高い信頼性
- 大企業や政府機関でも利用されている高度なセキュリティ
- 1,500以上の業務アプリと連携可能
Boxはビジネス向けに最適化されたファイルストレージサービスで、小規模事業者から大企業まで幅広い企業のニーズにマッチします。
容量を気にせずファイルを保存したい方、クラウドのセキュリティに不安がある方も、Boxを選べばストレスなくファイルストレージを導入することができるでしょう。
Boxの詳細は次の記事でも解説していますので、ファイルストレージサービスを検討中の方はぜひあわせてお読みください。
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