ファイルストレージは、大量のデータを取り扱う現代のビジネス環境において欠かせないツールです。
クラウド型のファイルストレージの中には無料で利用できるサービスもあり、コストを抑えつつデータ管理を効率化したい企業にとって魅力的に映るのではないでしょうか。
本記事では、無料で使える人気のファイルストレージサービスの特徴や利用方法、ビジネスにおける利用メリットとデメリット、そしてビジネス向けに求められる機能について詳しく解説します。
無料で使える人気のファイルストレージサービス
物理サーバーを利用するオンプレミス型のファイルストレージは、機器の導入やメンテナンスにコストがかかるのがネック。
しかし、クラウド型のファイルストレージであれば、低価格や無料で使えるものも存在します。
ここでは、無料で使えるファイルストレージの中でも特に人気の高い4つのサービスを紹介します。
Box
Boxは、世界中の企業から高い評価を得ているファイルストレージサービスです。
個人向けの無料プラン「Individual」では10GBのストレージを利用することができます。
Boxは、無料プランを含む全プランにおいて、Google Workspace、Microsoft 365など生産性向上アプリ統合が可能。
さらに、ビジネス向けには容量無制限かつ高度なセキュリティ機能が備わったプランが用意されており、全社データの一元管理やコンプライアンス対策も同時に実現することができます。
Google Drive
Google Driveは、Googleが提供するファイルストレージサービス。
Googleアカウントを作成すれば、無料でGoogle Driveのファイルストレージを利用できます。
提供されるストレージ容量は15GB。これは、無料のファイルストレージサービスの中ではかなり大きいと言えるでしょう。
Google DocsやGoogle SheetsなどGoogleツールとの連携もスムーズ。
スマホで撮影した写真の保存・共有にも適しています。
Dropbox
Dropboxは、アカウントを作成するだけで2GBのファイルストレージを無料で利用することができます。
Dropboxの特徴は、パソコンの専用フォルダからの自動同期機能。
個別にファイルをアップロードしなくても、Dropboxフォルダにファイルを保存しておくだけで自動的にファイルのアップロードや変更が反映されます。
OneDrive
OneDriveは、Microsoftが提供するファイルストレージサービスで、Microsoft 365のサブスクリプションにも含まれています。
無料で利用できるファイルストレージは5GB。有料ライセンスを購入しなくても、個人向けのMicrosoftアカウントを作成すればすぐに利用できます。
OneDrive最大の特徴はOfficeアプリとの統合で、WordやExcel、PowerPointのファイルを直接クラウド上で編集することが可能です。
無料ファイルストレージでできること
無料のファイルストレージサービスが「どれくらい使えるのか」「どのようなことができるのか」という点が気になる方も多いのではないでしょうか。
この章では、主要なファイルストレージサービスの無料版でどのような機能が使えるのかを解説します。
ファイルの保存とバックアップ
ファイルストレージの基本機能である「ファイルの保存」は、無料版でも使うことができます。
例えば、PCやスマートフォンで作成した文書や写真、ビデオなどをクラウドに保存しておけば、デバイスの故障や紛失時にもクラウドからデータを取り出せるので安心です。
また、自動バックアップを設定して、ファイルの保存忘れを防ぐこともできます。
ファイルの共有
無料ファイルストレージも、他のユーザーとのファイル共有に対応しています。
共有リンクを生成して送信するだけで相手がファイルにアクセスできるようになるため、メールに添付したりUSBメモリに保存したりといった手間をかけず、遠くにいる相手にもスムーズにファイルを共有することができます。
デバイス間の同期
無料版のファイルストレージも、パソコン・タブレット・スマートフォンなど複数のデバイスからアクセスできます。
ファイルはリアルタイムに同期されますので、オフィスのデスクトップPCで作成した資料を外出先のスマートフォンで編集するといった使い方も可能。
同期できるデバイスの台数はサービスにより異なりますが、無料版では有料プランよりも少ない台数に制限されていることもあります。
無料ファイルストレージがビジネス利用に向かない理由
アプリやサービスの無料版では、有料版に比べて機能が制限されているのが一般的。
ファイルストレージサービスにおいても、無料版ではいくつか制約があり、ビジネスにおいて不可欠な要件が満たされない場合があります。
この章では、ビジネス利用では無料のファイルストレージをおすすめできない理由を解説していきます。
ストレージ容量が少ない
無料ファイルストレージサービスは、提供されるストレージ容量が限られています。
例えば、Boxは10GB、Google Driveは15GB、Dropboxは2GBといった具合です。
ビジネスでは大規模なデータや大量のファイルを扱うため、この容量では足りない場合も多いでしょう。
十分なストレージ容量が確保されていないと、頻繁にファイルを整理しなければならず業務の効率が低下したり、追加ストレージの購入のためにコストが発生したりする可能性があります。
セキュリティが必要最低限
ファイルストレージでは、サービスプロバイダーがセキュリティ機能を提供しています。
しかし、無料版で提供されるものは基本的なセキュリティ対策にとどまり、ビジネスに求められるレベルには達していないことも多くあります。
機密データや個人情報を扱う企業では、一度でも情報漏えいが起きれば大きな信用損失となってしまいます。
ファイルストレージ導入の際には、自社に必要なレベルのセキュリティ対策が施されているかを十分検討しましょう。
ユーザー管理ができない
無料ファイルストレージは、個人利用者向けのサービスがほとんどです。
そのため、企業で使う場合でも運用は社員一人一人に任せることとなり、インシデントの発生時にも管理者が迅速に対処することができません。
また、退職者のアカウントを確実に削除することができなければ、退職後もデータへのアクセス権が残ってしまいます。
個人向けの無料版ではユーザーのリテラシーや使い方に依存する部分が多く、セキュリティリスクが大きくなります。
サポートに制限がある
無料ファイルストレージサービスのサポートは対応時間や連絡手段が限られていることも多く、トラブル発生時の対応が難しい場合があります。
例えば、無料プランではチャットサポートや電話サポートが提供されず、オンラインのFAQやフォーラムでの自己解決が求められることも多いです。
ビジネス環境では、迅速なトラブル解決ができないことで業務の中断などの損失が発生してしまいます。
高度な機能が使えない
ファイルストレージには、組織内でのコラボレーションや業務アプリ間の連携などビジネスを効率化する機能が備わっているものも多くありますが、無料プランではこのような高度な機能は使えないことが多いです。
無料版ファイルストレージの用途はファイルの保存や共有にとどまりますが、有料のビジネス向けファイルストレージを導入すれば、業務フローを改善し効率化することもできるのです。
ビジネス向けのファイルストレージに求められる機能
ビジネスのデータを安全かつ効率的に活用するためには、無料ファイルストレージの機能だけでは不十分といえます。
この章では、無料ファイルストレージにはないビジネス向けの機能を紹介します。
大容量ストレージ
個人が自分のデータを保存するには数GBのストレージでも十分ですが、ビジネスで大量のデータやファイルを効率的に管理するためには、大容量のストレージがあると安心です。
特に、動画など大容量のファイルを多く扱う場合や、過去の資料を長期保存しなければならない場合には、テラバイト単位のストレージが必要になることも多いでしょう。
企業の成長に伴ってデータ量も増加するため、将来的な拡張性も考慮に入れる必要があります。
ビジネス向けの有料ファイルストレージサービスでは1TB以上のストレージを提供するものも多く、中には「Box」など容量無制限のプラン設定があるファイルストレージサービスも存在します。
高度なセキュリティ機能
ビジネスにおいては、データの安全性が最重要と言っても過言ではありません。
コストを重視するあまりセキュリティが疎かになっては本末転倒ですので、高度なセキュリティ機能を備えたビジネス向けのファイルストレージサービスを選ぶことを強くおすすめします。
具体的には、データの暗号化、アクセス制御、二段階認証、ログ監視などが挙げられます。これらの機能を用いることにより、情報の漏えいや不正アクセスからデータを守り、インシデント発生時にも迅速に対処し被害を抑えることができます。
充実したサポート体制
トラブル発生時は、業務への影響を最小限にとどめるため、迅速なサポートを受けられることが望ましいですね。
例えば、365日・24時間対応のカスタマーサポートや、専門知識を持ったサポートスタッフによる電話サポートがあれば安心です。
ファイルストレージには海外のサービスも多くありますので、日本語でのサポートが受けられるかどうかも重要です。
コラボレーション機能
ビジネス向けのファイルストレージは、チーム作業を支援する役目も果たします。
例えば、リアルタイムでの共同編集機能、タスク管理、コメント機能などを用いれば、リモートワーカーや他拠点の社員とも効率的な協業が可能です。
ファイルストレージで情報を一元管理することで、プロジェクトの進捗管理や社内での情報共有がスムーズになり、全体の生産性を向上させることができるのです。
おすすめNo.1のファイルストレージ「Box」とは
ビジネス向けサービスに求められる要件を満たすファイルストレージとして、最もおすすめできるのが「Box」のビジネス向けプランです。
「Box」の特徴は、
- 「Businessプラン」以上の有料プランにおいて、容量無制限のストレージを提供
- 世界中の大企業や政府機関で導入されている高度なセキュリティ
- 共有フォルダは7段階のアクセス権限を設定可能
- 1,500以上の業務アプリと連携
など、企業のデータを安全かつ効率的に管理できる機能が満載であること。
さらに、Boxの正規販売店であるNECネッツエスアイでは、フォルダ設計や環境構築をお手伝いする「導入支援パック」、ユーザー様からのお問い合わせに対応する「保守サポートパック」など、Boxの導入から運用までをサポートするオプションをご用意しております。
ファイルストレージを検討されている方、導入に関する疑問点をお持ちの方は、ぜひNECネッツエスアイへお気軽にご相談ください。
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