電子署名サービスは、パソコンなどで契約書などの電子文書のやり取りが簡単にできるシステムです。
しかし、電子署名についてあまり詳しくない人や電子署名サービスを利用したことがない人の中には、電子署名サービスを導入するメリットや利用時の注意点が分からない人もいるでしょう。
そこで今回は、電子署名サービスの基本的な内容について1から分かりやすく解説します。電電子署名サービスを導入するメリットやサービスを契約する前に確認したい注意点なども併せて見ていきましょう。
この記事は、次のような人におすすめの内容です。
- 電子署名システムのメリットが知りたい人
- 電子署名サービスの選び方が分からない人
- おすすめの電子署名サービスが気になる人
そもそも電子署名サービスってなに？
電子署名サービスとは、オンラインで契約書や議事録、請求書などに電子サインをしてやり取りできる電子契約サービスのことです。
電子サインが印鑑や直筆のサインの代わり、タイムスタンプが消印の代わりになるので、わざわざ文書を印刷してやり取りする手間を省けます。
電子署名サービスを導入するメリット
電子契約書を電子署名サービスで作成・管理すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
この章では、企業が電子署名サービスを導入した場合に感じられる3つのメリットを紹介します。
メリット①費用削減
電子署名サービスを利用すれば、次のような費用を削減できます。
- 収入印紙代
- コピー用紙代
- 印刷代（インク、コピー機にかかる費用等）
- 契約書の郵送にかかる費用
- 契約書の作成等にかかる人件費
- 契約書を保管するためにかかる費用
紙の文書で契約を締結する場合は、取引金額に応じた収入印紙が必要です。しかし、電子署名システムを利用して契約書を作成すれば、文書に収入印紙を添付しなくてすむので費用の削減につながります。
上記の通り、電子署名サービスを会社に導入して活用すれば契約の締結にかかる費用が少なくすむため、年間契約数が多い会社はより大きなメリットを感じられるでしょう。
メリット②契約締結手続きの効率化
電子署名サービスは、契約書などの文書をオンライン上で作成したり、電子サインができたりする電子契約サービスです。
そのため、紙の契約書を取り扱うよりも、すべての契約にかかる時間が少なくすみます。
会社に導入された電子署名サービスを社員が使いこなせば、作業効率が劇的に変化することもあるでしょう。
社員個人が抱える契約業務の量が多い場合などに、電子署名サービスを導入して様子を見てみるのもおすすめです。
メリット③セキュリティ対策の強化
電子署名サービスの契約プランにもよりますが、多くの場合、作成した電子文書をクラウド保存できます。
紙の契約書と違って印刷してファイルなどに保管したり、取引先のところまで持参したりする必要がありません。そのため、重要な文書を失くしたり、第三者に盗まれたりするリスクが少なくなるメリットがあります。
ただし、強固なセキュリティの電子署名サービスを選ぶ必要があります。価格の安さだけに着目してサービスを選ぶと、自社のセキュリティ基準を満たさないことがあるばかりか、最悪は情報漏洩などの問題につながる可能性もあるでしょう。値段だけでなく、電子署名サービスの機能やリスク対策に目を向けることが大切と言えるでしょう。
電子署名サービスを利用するときの注意点
電子契署名サービスを導入して電子サインを活用すれば会社としてメリットを感じられますが、注意すべきポイントもあります。
そこでこの章では、電子署名サービスを利用する前に確認したいポイントを3つ紹介します。
あらかじめ注意点を確認することで、導入後のトラブルを未然に防止できるのでしっかりチェックしていきましょう。
注意点①電子化が認められていない書類が存在する
電子署名約サービスはとても便利なシステムですが、会社が取り扱うすべての文書を電子化できるわけではありません。これはサービス的な問題ではなく、法律に関わってくるものです。
そのため、電子署名サービスを導入する前に、会社で取り扱っている文書の電子化が認められているかを確認する必要があります。
例えば、次のような文書は電子化ができないので、紙に印刷してやり取りしなければいけません。
- 訪問販売の契約書
- 電話勧誘販売の契約書
- 連鎖販売取引に関する文書
- 定期借地契約書
- 定期建物賃貸借契約に関する文書..など
いくら魅力的な料金プランでも利用できなければ意味がないので、社内の法務部門に確認をしながら、一度無料プランなどで電子署名サービスを実際に利用して確認するのもおすすめです。
注意点②社員や取引先への理解を求める
会社の一部だけで電子署名サービスの利用を決めていきなり利用を開始すると、思わぬところから社員の不満が表れてくる可能性が高くなります。
言うまでもなく、電子署名サービスを頻繁に利用するのは社員であり、少なくとも本格的にシステムを導入する前にヒアリングや研修、試行期間などを設けるべきです。
また、電子化した契約書を送付する取引先にもきちんとした説明が必要となります。場合によっては、先方の内規によって従来通り紙の文書で対応するように求められるかもしれません。
いずれにしても、一部の人で電子署名サービスの導入に踏み切るのではなく、周りの人に理解を求めることが大切です。
注意点③セキュリティ対策が甘いツールはサイバー攻撃等の被害に遭う
先に少し触れましたが、セキュリティが脆弱な電子署名サービスを導入すると、サイバー攻撃などの被害に遭う危険性があります。
すると、電子契約サービスが使用できなくなったり、クラウドに保存していた電子文書が第三者に盗まれたりする可能性があるので十分気を付けなければいけません。
電子契約システムを選ぶときのポイント
電子署名ができるサービスにはたくさんの種類があるので、特に初めて利用する人は「どの製品を契約すればいいのだろう」と困ることもあるでしょう。
一見するとすべての電子署名サービスが同じに見えるかもしれませんが、実は利用できる機能やセキュリティ対策などに違いがあります。
そこでこの章では、会社に導入する電子署名サービスを選ぶときにチェックするべきポイントをいくつか紹介します。
比較チェックリスト①自社で取り扱う書類に対応しているか
電子署名サービスでは、スピーディに電子文書を作成できるようにいくつかのテンプレートが用意されています。
業務効率をアップさせるためにも、導入を検討している電子署名サービスに会社でよく使用する文書のテンプレートがあるかを確認しましょう。
その他、社内で使用する言語（日本語、英語等）の契約に対応しているかもチェックしておくと安心です。
比較チェックリスト②社内稟議に利用できるか
電子署名サービスを利用して稟議書を社員に回せると、紙に文書を印刷したり、どこまで稟議書が回っているかを人に聞いて確認したりしなくてすみます。
稟議書のワークフローを電子署名サービスでいつでも確認できるものもあるので、社内稟議を頻繁にしている場合は要チェックです。
比較チェックリスト③セキュリティ対策は万全か
電子署名サービスを利用する場合に特によく確認したいのが、セキュリティ対策です。
一概には言えませんが、利用価格が比較的安いものだとセキュリティが脆弱なケースがあります。
電子署名サービスごとにセキュリティ対策は異なるので、各製品がどのような対策を講じているのかをしっかり比較することをおすすめします。
利用者数の多さで選ぶなら「DocuSign」がおすすめ
DocuSign（ドキュサイン）は、50万社以上の会社に利用されている電子署名・合意形成プラットフォームです。
アメリカの株式会社DocuSignによって運営されている電子署名サービスですが、日本での利用はもちろん、世界180か国以上で利用されています。電子署名サービスにおける世界シェアは7割ほどで、圧倒的なシェアを誇っています。
また、日本ならではの文化であるハンコ押印にも対応可能です。
データ化された契約書への電子署名はもちろん、稟議の準備や合意などもDocuSignがあれば一元管理できます。
契約書の作成に関する豊富な機能を利用できるだけでなく、強固なセキュリティで信頼がおけるのもDocuSignの特徴です。
「会社に合った電子署名サービスがどれか分からない」「利用者が多くて、信頼できる電子署名サービスを利用したい」という場合は、ぜひDocuSignの導入を検討してみましょう。
まとめ
今回は、電子署名サービスについて詳しく紹介しました。大切なポイントをまとめると次の通りです。
- 電子署名サービスで契約書を作成すると費用削減や業務効率化につながる
- すべての契約書類の電子化が認められているわけではない
- 電子署名サービスを選ぶときは製品をよく比較して契約することが重要
- 利用価格の安さだけで導入する電子署名サービスを決定しない
- 利用者数の多さ（信用の厚さ）で選ぶならDocuSignがおすすめ
いくつかの注意点さえ理解していれば、電子署名サービスのメリットによって会社の業務フローの改善などにつながります。
今回紹介した内容を参考に、自社に合った電子署名サービスを探してみましょう。
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