「電子契約を導入予定だけど、関連する法律って何があるのかな」
と疑問に感じていませんか。
電子契約の導入にあたり、電子署名法や電子帳簿保存法電子取引要件など、対応が必要な法律があります。
電子契約を導入したものの、関連する法律に対応できていなかったため、後日、青色申告承認の取り消しなどになるリスクも十分に想定されますので、関連する法律は確実に押さえておきましょう。
当記事では、電子契約の法律的有効性や関連する法律、具体的な条文、電子契約を導入するメリットまで網羅的にご紹介します。
電子契約の法律的な有効性
電子契約と書面契約は同等の法的有効性があります。
電子契約は書面契約と同等の適法性を有する
民法522条2項にて契約方式は自由であると記載があるため、契約の締結に際して電子契約は法律的に有効です。
契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示（以下「申込み」という。）に対して相手方が承諾をしたときに成立する。
契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。
また、契約方式は自由であるため、口頭やサインでの契約も法律的には有効です、ただし、一般的には、後日争いになった際の証拠力を高めるために契約書を作成します。
電子署名とタイムスタンプにより真正性を担保する
電子契約では電子署名を利用することで「誰が」、「何を」署名したかを証明する機能があります。
電子文書は特性上、署名者のなりすましや文書の内容の改ざん、署名日時の改ざんがリスクとして考えられますので、これを解消し、電子文書の証拠力を担保するために電子署名が効果を発揮するのです。
対して、「いつ」「何を」電子契約データに行ったかを証明するのがタイムスタンプ機能。タイムスタンプは電子署名を行なった際などに付与され、非改ざん性やその日時に存在したことを示す存在証明に利用されます。
2022年に改正される電子帳簿保存法でも電子署名とタイムスタンプ機能はどちらも必要とされるのですが、タイムスタンプ機能がない場合でも他システムとの連携で対応可能です。この点も覚えておくのが良いでしょう。
電子契約における原本はデータになる
上述で紹介した契約自由の原則により、契約書の原本はどのようなものでも問題ありません。電子契約では、システム上に保存した電子契約書のデータを原本とする場合が多いです。
ただし、建設業法や不動産業法など一部の法律では原本を書面にしなければならないと定められている場合がありますので、何を原本とするかは必要に応じて所轄の税務署へ相談してください。
関連する法律をポイントを絞り解説
電子契約を導入するにあたり理解または対応が必要な関連する法律を紹介します。この中で直近、特に注意して対応が必要な法律は電子帳簿保存法です。
電子署名法
電子署名法とは電子署名が署名や押印と同等の法的拘束力を持つと定めた法律です。電子契約では電子署名を利用しているため理解が必要でしょう。電子署名の法律的拘束力について電子署名法第3条には以下のような記載があります。
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する
つまり、電子署名は電子文書に対して真正な成立を証明する手段であると定義されています。
また、電子署名とみなす条件としては電子署名法第2条には以下の記載があります。
第二条 この法律において「電子署名」とは、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。）に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
つまり、電子署名としてみなす条件は以下の2点です。
- 電子署名が本人の意思により署名されたと証明できること。（本人性の証明）
- 電子署名後に改ざんがされていないと証明できること。（非改ざん性の証明）
電子署名では上述の本人性および非改ざん性の証明のために、タイムスタンプおよび電子証明書を利用します。
電子証明書
公的な認証局により発行される証明書です。「この法人・個人は確かに存在しますし、正式な手続きを経て証明書を発行していますよ」ということを証明します。
タイムスタンプ
電子データが特定の時間に確かに存在し、その時刻以降、改ざんされていないことを証明します。
一般的には当事者型と立会人型では当事者型の方が、法的拘束力が強いと誤解されがちですが、基本的にはどちらも同等。ただし、裁判上の事実立証度合いが当事者型の方が高いとされている点では、契約の種類や重要度によって立会人型と当事者型を使い分けられるのが良いと言えるでしょう。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法とは、「電子的に帳簿や書類を保存してもよいですよ」と認めた法律です。電子帳簿保存法4条には以下のように概要が定義されています。
国税関係帳簿書類の保存義務者（以下「保存義務者」といいます。）は、国税関係帳簿の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、納税地等の所轄税務署長等（以下原則として「税務署長等」といいます。）の承認を受けたときは、記録の真実性及び可視性等の確保に必要となる所定の要件（以下「所定の要件」といいます。）の下で、その電磁的記録の備付け及び保存をもってその帳簿の備付け及び保存に代えることができることとされています
電子帳簿保存法は保存する対象により、大枠4分類あります。
- 国税関係帳簿
- 国税関係書類
- スキャナ保存
- 電子取引
この中で電子契約は電子取引に該当します。したがって、電子取引で行った税法に関連する取引情報の保存をしなければいけません。ただし、電子取引の要件を満たす場合が難しい場合は紙での保存をもって、電子的な記録に代えることができます。
一方で、2022/1/1に電子帳簿保存法の改正が見込まれており、電子取引要件において電子取引の取引情報は電子保存が必須になりますので注意が必要です。
2022/1/1以降に具体的に満たさなければいけない電子取引の要件は以下の通りです。
書類の備付
電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付ける必要があります。（施行規則 第3条 第1項 第3号イ・第5項 第7項 第8条 第1項）
見読可能装置の備付
電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できる必要があります。（施行規則 第3条 第1項 第4号第8条 第1項）
検索機能の確保
最低限、主要三項目（取引年月日、取引金額及び取引先）で検索できる必要があります。（施行規則 第3条 第1項 第5号・第5項 第7号第8条 第1項）
真実性の確保
上記要件への対応ができない場合、青色申告の承認取り消しのリスクがありますので、所轄の税務署または税理士事務所へ相談しましょう。
e-文書法
e-文書法とは、商法や税法で保管が義務付けられている文書に対して、電子保管を認めた法律です。電子帳簿保存法が「国税に関する法令」を対象にした法律である一方で、e-文書法は商法など多数の法令を対象にした法律です。 e-文書法第3条において以下のように概要を定義しています。
民間事業者等は、保存のうち当該保存に関する他の法令の規定により書面により行わなければならないとされているものについては、当該法令の規定にかかわらず、主務省令で定めるところにより、書面の保存に代えて当該書面に係る電磁的記録による保存を行うことができる。
※１ 電磁的記録による保存とは、当初から電子的に作成された書類を電子的に保存すること及び書面で作成された書類をスキャナでイメージ化し、電子的に保存することの両者を含む。
※２ 保存を義務付ける個別の法令ごとに、スキャン文書とする場合の改ざん防止や原本の正確な再現性の要請の程度が異なりうるので、電子的な保存の対象及び方法等については主務省令で具体的に定める。
IT書面一括法
IT書面一括法とは、紙文書で交付が義務付けられていた文書をメールやWebでの交付を認める法律です。IT書面一括法はあくまで、電子書面での交付を認めている点で電子帳簿保存法とは異なります。
印紙税法
印紙税法とは一定金額以上の取引書類に対して課税する法律です。印紙税が課税される文書を課税文書と呼び、印紙税法第2条別表に課税対象例が記載されています。
例えば、不動産の売買契約書や債務保証契約書、土地の賃貸借契約書、請負契約書などが対象です。
ここまで説明すると「請負契約書などを電子契約で実施すると印紙税が課されそうだ」と感じるかもしれませんが、電子契約は非課税です。なぜなら、印紙税法第2条および印紙税法第44条に以下記載があるからです。
印紙税法第2条
文書（略）の作成者は、その作成した課税文書につき、印紙税を納める義務がある
印紙税法第44条
法に規定する課税文書の「作成」とは、単なる課税文書の調製行為をいうのでなく、課税文書となるべき用紙等に課税事項を記載し、これを当該文書の目的に従って行使することをいう。
上記法律を解釈すると、印紙税法第2条から印紙税の課税有無の判別は課税文書の作成有無により実施していることがわかります。
一方、印紙税法第44条から、紙の書面への記載をもって課税文書と定義していることがわかることから、電子契約は非課税であると判断できます。
電子契約導入のメリット
関連する法律への対応は必要なものの、電子契約の導入メリットは大きいです。したがって、電子契約の導入をおすすめします。
印紙税など紙業務固有のコストを削減できる
電子契約を導入することで印紙税や紙保管、紙運用にかかるコストを削減できます。特に印紙税は1つの契約書につき2,000円～10,000円かかる場合もあり、大きなコストメリットがあるでしょう。
また電子契約をした帳票や関連資料をクラウドサービスなどシステム上に一元管理できるため、保管コストを削減できる点も魅力的です。
取引のリードタイムを短縮できる
郵便法が2021/10に改正され、普通郵便の最短郵送日が翌々日になりました。したがって、取引の長期化が懸念点です。
一方、電子契約であれば、相手方にURLを送付するだけでよいので、リードタイムの短縮が見込めます。
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いかがだったでしょうか、今回は電子契約にまつわる法律について詳しく解説してきました。
電子契約の導入にあたり、法律への対応コストが幾分か必要となるので、デメリットと捉えられがちですが、実際にはそれを遥かに上回る電子契約の導入メリットが存在します。
電子契約サービスを導入することで、印紙代や契約に必要であった郵送代や移動費などのコストが不要に。さらに契約締結に至るまでの時間を大幅短縮可能でこれまでは紙で保存していた管理も電子データになるので、圧倒的に楽になります。
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