自治体へのZoom導入で解決できる課題とは？気になるセキュリティ対策も解説

※Zoom及びZoom名称を含むサービスはZoom Video Communications, Inc.が提供するサービスです。

2022年7月15日よりzoomは無料ラインス契約の場合、参加者2名のミーティングの場合であっても40分制限がかかるようになります。(従来は3人以上のミーティングの場合のみ)
ビジネスにZoomをご利用いただいている企業・団体様はこの機会に有料ライセンスへの切り替えをご検討ください。→お問い合わせはこちら

職員の業務効率化や住民サービスの向上を実現するためのツールとして、オンライン会議サービスの「Zoom」を導入する自治体が増えています。

しかし、Zoom等のオンラインツールはインターネット通信を利用することから、導入にあたってセキュリティ面に不安を感じる方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、Zoomの導入を検討している自治体関係者に向けて、Zoomの概要とセキュリティ対策の内容を解説します。

期待できる効果やメリットもまとめているので、導入をお考えの自治体関係者はぜひ参考にしてみてください。

Zoomの概要と自治体利用を想定したセキュリティ対策

まずはZoomの概要と、Zoomに搭載されている主なセキュリティ対策について解説します。

自治体でZoomを導入する際に注意すべき点もまとめているので、ぜひチェックしてみてください。

オンライン会議サービス【Zoom】とは

Zoomとは、パソコンやスマホ・タブレットから利用できるオンライン会議ツールのことです。

テレワークを行う職員とのコミュニケーション促進やセミナー開催等に活用されており、日本をはじめ世界中で広く導入されているツールです。

Zoomのセキュリティ対策

Zoomの主なセキュリティ対策を見てみましょう。

なおここでは主要なものを抜粋して紹介しているため、全ての対策が掲載されているわけではありません。

ミーティングに関するセキュリティ

待機室：アカウント管理者は、アカウント・グループ・ユーザーレベルで待機室機能を強制適用できます。
パスワード：個々のミーティングレベルでの設定だけでなく、ユーザー・グループ・アカウントレベルで、ミーティングやウェビナーに対してパスワードを有効化できます。
ドメインで参加：ミーティングに参加できるユーザーを、認証されたユーザーのみに限定できます。

その他、プライベートチャット・画面共有・マイク等の設定を管理者側で管理できる仕組みとなっており、参加者の不用意な発言や投稿の防止が可能です。

データ保護

暗号化：ビデオ・オーディオおよび画面共有の通信を暗号化して保護します。
パスワード保護：クラウドレコーディングのデータをパスワード保護できます。

このように、Zoomでは暗号化やパスワード保護ができるため、自治体の会議等でも安心して使用できると言えるでしょう。

プライバシーの保護

認証： GoogleやFacebookのアカウントでの認証やパスワード認証等、幅広い認証方法から選択できます。
2要素認証：Zoomウェブポータル等へのアクセスに2要素認証を求める設定を行うことができます。
レコーディングの同意：ミーティングのレコーディングを行う際は、その旨を参加者に知らせる通知が表示されます。

Zoomの2要素認証等のセキュリティ機能により、不正アクセスや無許可での録画・録音を防止することができます。

セキュリティ認定、認証、規格

Zoomはセキュリティ機関から高い評価を受けるWeb会議システムで一例として以下に準拠しています。

SOC 2（Type II）
FedRAMP（中）

また上記の他にもZoom を運営する管轄区域で適用される法律および規制に準拠しています。

自治体でも安全に利用できる？

このように、Zoomは様々なセキュリティ対策がとられており、自治体での会議や打ち合わせでも十分に活用できるツールだと言えるでしょう。

ただし、中には使用者側での設定が必要となるものや、最新版でなければ適用されないもの等もあるため、自治体でZoomを安全に利用するためには、セキュリティ機能を正しく理解して使いこなすことが重要となります。

自治体でZoomを導入する際に注意すべき点として、以下のようなものが挙げられます。

常に最新版のZoomアプリを利用する
会議のID・URLは参加者以外の目に触れないよう厳重に管理する
会議には必ずパスワードを設定する
主催者が承認したユーザーのみが会議に参加できるようにする（待機室機能の有効化）
画面共有の機能はホストのみ利用可能に設定する
会議中に機密情報について話したり画面共有したりすることがないよう周知する　等

また重要度の高い会議はオフラインで行い、定例会議や民間企業との打ち合わせ等にはZoomを活用するといった使い分けもおすすめです。

Zoomは機能性・操作性に優れたツールであるため、部分的な導入であっても様々なメリットがあると言えます。

自治体へのZoom導入で解決できる課題とは

続いて、自治体にZoomを導入することで期待できる効果・メリットについて詳しく見ていきましょう。

人材配置の効率化

Zoomの導入により、自治体の支所や出張所、公民館等を利用した行政サービスの提供が可能となります。

相談窓口が地域内に分散されることで、長距離の移動が難しい高齢者や子連れの方の利便性向上といったメリットが期待できます。

更に、自治体職員の移動時間削減、業務効率化にも繋がるため、行政サービス全体の質向上が見込めるようになるでしょう。

テレワークの推進と連携の円滑化

現在はコロナ対策やDX推進の観点から、自治体でもテレワークを導入するケースが増えています。

Zoomを活用すれば、テレワーク中の職員と会議を行ったり、離れた拠点同士で定例会議を実施したりすることができるため、会議室の確保や移動にかかる時間・労力・コストの削減が期待できます。

まとめ｜詳細なプランや契約方法はNECネッツエスアイへお問い合わせください

NECネッツエスアイでは、自治体へのZoom導入および運用に関する幅広い支援を実施しています。

Zoomの契約プランの詳細や手続き方法、導入事例等については、NECネッツエスアイまでお問い合わせください。

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