自治体でWeb会議システム【Zoom】を利用するメリット・効果を解説

※Zoom及びZoom名称を含むサービスはZoom Video Communications, Inc.が提供するサービスです。

2022年7月15日よりzoomは無料ラインス契約の場合、参加者2名のミーティングの場合であっても40分制限がかかるようになります。(従来は3人以上のミーティングの場合のみ)
ビジネスにZoomをご利用いただいている企業・団体様はこの機会に有料ライセンスへの切り替えをご検討ください。→お問い合わせはこちら

自治体DXに向けた取組みとして、オンライン会議サービスの「Zoom」を導入する自治体が増えています。

この記事では、Zoomの基本的な特徴を紹介します。

また、Zoomの導入で期待できる自治体のメリットもまとめているので、オンライン会議サービスの活用を検討の自治体関係者はぜひ参考にしてみてください。

自治体での利用も進む注目のオンライン会議サービス【Zoom】とは？

まずは、Zoomの基本的な特徴について見ていきましょう。

Zoomの特徴

Zoomとは、パソコンやスマホ・タブレットから利用できるオンライン会議サービスの1つです。

テレワークや在宅勤務を行う職員とのコミュニケーション促進、またオンラインセミナーの開催等に活用されており、日本をはじめ世界中で導入されています。

既存デバイスから利用できる

ZoomはWindows・macOS・Linux・iOS・iPadOS・Android等の各OSに対応しており、様々なデバイスからの利用ができます。

またZoomデスクトップクライアントおよびモバイルアプリを利用できる他、ブラウザからの利用にも対応しています。

簡単にミーティングに参加できる

オンライン会議サービスにはアカウント登録が必須なものも多くありますが、Zoomの場合ではミーティング参加者はアカウント登録が不要で利用することができます。

（アカウント登録が不要でZoomを利用できるのはミーティングの参加者のみとなっており、ホストを務める場合はアカウント登録が必要です。）

ミーティングには、ホストから提供されるリンクをクリックするだけの簡単な操作で参加できるので、ITツールの操作に自信がないという職員も簡単に使いこなせるようになるでしょう。

高いセキュリティで安心して利用できる

Zoomには次のような機能が実装されており、自治体でも安心して利用することができます。

機能	概要
待機室	ミーティングホストは、参加者を待機室に待機させ、ミーティングルームへの入室をコントロールできる
パスワード	ミーティングの参加者にパスワードの入力を要求できる
ミーティングをロック	ミーティング開始後に新しい参加者がミーティングに参加できないように制限できる
暗号化	ビデオ・オーディオおよび画面共有の通信を暗号化して保護できる

Zoomを自治体で利用するメリット

続いて、自治体におけるZoomの導入メリットについて見ていきましょう。

業務効率化・デジタル化の推進

Zoomの画面共有機能やチャット機能等の活用により、職員の業務効率化を実現できます。

例えば、これまで紙で用意していた会議資料をデータ化し画面共有することで、資料準備の時間短縮や印刷コストの削減が可能です。

また会議の内容をチャットに残しておけば、簡易的な議事録として利用することができるでしょう。

テレワーク・働き方改革の推進

広域な行政サービスを担う都道府県においては、市区町村との連携や民間企業とのやり取りが必要となる機会が多く、出張や打合せのために多大な時間とコストを要します。

Zoomを利用すれば、会議のための出張費用や移動時間を大幅に削減し、別の業務に割当てることができます。

また外出先や自宅からの会議参加が容易となるため、テレワークや働き方改革にも効果を発揮できるでしょう。

新型コロナウイルスの感染対策にも活用できる

Zoomの利用は、新型コロナウイルスの感染対策という面でもメリットのある取組みです。

行政サービスの手続きや相談窓口をZoomによってオンライン化できれば、非対面・非接触によるサービス提供の実現に繋がります。

また住民宅への訪問にかかる移動時間も削減できるため、業務効率化も期待できるでしょう。

まとめ

NECネッツエスアイでは、Zoomの導入やその後の利用に関する幅広い支援を実施しています。

またZoom利用を含む自治体業務のDX推進に役立つテレワークサービスも展開しています。

自治体DXの方法やツール選びでお悩みの自治体関係者はぜひ一度ご相談ください。

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