Microsoft 365グループを利用したメール管理・ファイル共有の方法

チーム内での情報共有やメール管理の効率化に役立つのが「Microsoft 365」のグループ機能です。

この記事では、Microsoft 365の概要とグループで利用できる機能の一覧を紹介しています。

グループ内でメールを管理したりファイルを共有したりする手順もまとめているので、チームワークの構築でお悩みの企業様はぜひ参考にしてみてください。

Microsoft 365の概要

まずはMicrosoft 365の特徴と、Microsoft 365グループで利用できる主な機能をチェックしていきましょう。

Office 2021と比較した場合のMicrosoft 365の強み

従来のパッケージ版Officeと比較した場合のMicrosoft 365のメリットとして、以下のような点が挙げられます。

ライセンスを一元管理できる

社員数＝ライセンス数となるため、保有ライセンスと利用数の誤差が生まれない
ライセンスの付与・削除は社員の入社・退社に合わせて一元管理可能
常に最新機能・セキュリティ対策を利用できる（サポート切れによる買い替えやアップデート版の購入が不要）

クラウド上でファイルを管理・共有できる

Microsoft 365のサービス内で作成されたファイルは、クラウドウェアでの保管・管理が可能
必要に応じてクラウド上で共同編集・編集履歴の確認・編集前のファイルの復元等を行える
データの破損・紛失リスクの防止やテレワーク導入に伴うコンプライアンス強化に役立つ

複数のデバイスでアプリケーションを利用できる

1ライセンスにつきPC5台・タブレット5台・スマートフォン5台まで利用できる
モバイルアプリのフル編集機能もライセンスに含まれるため、モバイル端末からの本格的な編集も可能

Microsoft 365グループの主な機能

Microsoft 365でグループを作成すると、グループ内で以下の機能・データを共有できるようになります。

Outlookでの受信メール
予定表
SharePoint 文書ライブラリ
Planner
OneNote ノートブック
Power BI
Yammer (グループがYammer から作成された場合)
チーム (グループが Teams から作成された場合)
ロードマップ (Project for the web を所有している場合)
Stream

なおユーザーをグループに追加すると必要なアクセス許可が自動的に付与されるため、追加後に手動でアクセス許可を設定するといった手間はかかりません。

グループを使用したメール・ファイル共有の方法を紹介

次に、OutlookでMicrosoft 365グループを使用してメール管理やファイル共有を行う場合の操作方法を解説していきます。

グループの作成手順

管理者権限を持つユーザー等が特定のユーザーセットに制限した場合を除き、すべてのユーザーがMicrosoft 365グループを作成できます。

OutlookでMicrosoft 365グループを作成する手順は以下の通りです。

デスクトップ版

Outlookを起動
「グループ」セクションにある「新しいグループ」をクリック
グループ名を入力
プライバシーを設定（パブリックまたはプライベート）
詳細オプションを設定
「作成」をクリック

Web版

Outlook on the webへアクセス
「新規作成」の横にある下矢印をクリックして「グループ」を選択
グループ名を入力
プライバシーを設定（パブリックまたはプライベート）
詳細オプションを設定
「作成」をクリック

詳細オプションにて「メンバーのメールボックスにグループの会話やイベントを送信する」項目を有効化しておくと、グループメッセージのコピーを個人のメールボックスで取得できるようになります。

なお参加したばかりのメンバーは、グループの会話に参加するために共有のメールボックスへの移動が必要です。

メールの管理

OutlookでMicrosoft 365グループが作成されると、メンバーは以下の操作を行えるようになります。

共有メールボックスでのメッセージの読み取りや返信
メッセージ履歴の検索

共有メールボックスで受信したメールはOutlookの画面左側に一覧表示され、各スレッドをクリックすることで閲覧ウィンドウに詳細が表示されます。

なおメンバーの1人がメールを読み取りとしてマークしても、他のメンバーの表示方法には影響しません。

またグループに新しいメッセージを投稿する場合の操作方法は以下の通りです。

Outlookを起動
グループの共有メールボックスを開いて「新しい会話」をクリック
メッセージを入力し「送信」をクリック

ファイル共有

Microsoft 365グループには、ドキュメント・ブック・プレゼンテーション等の任意のファイルを保存・共有・共同作業するための共有ファイルライブラリが用意されています。

ファイルライブラリへのアクセス方法は以下の通りです。

Outlookを起動
画面左側のメニューにあるOutlookグループを選択
「ファイル」をクリック

ファイルライブラリはブラウザで開き、ここから新しいファイルの作成やアップロードが可能です。

Microsoft 365グループを共有メールボックスとして活用するには

ここからは、OutlookでMicrosoft 365グループを利用するために必要なライセンスの種類と契約方法について解説していきます。

Microsoft 365グループを利用できるプラン

OutlookでMicrosoft 365グループを利用するには、「Exchange Online」（メールシステム）および「SharePoint Online」（ファイル共有サービス）を含む以下のライセンス契約が必要になります。

以下がそれぞれのプランの詳細です。

なお、以下でご紹介するMicosoft 365の価格はMicrosoft公式のものです。

プラン名	Microsoft 365 Business Basic	Microsoft 365 Business Standard	Microsoft 365 Business Premium	Microsoft 365 E3	Microsoft 365 E5
公式サイト（年契約/月払い）	9,000円(750円ユーザー/月)	18,720円(1,560円ユーザー/月）	33,000円(2,750円ユーザー/月）	4,500円ユーザー/月	7,130円ユーザー/月
対象者	一般従業員	一般従業員	一般従業員	一般従業員	一般従業員
ユーザー上限	300人	300人	300人	無制限	無制限
Officeアプリ	△	○	○	○	○
Exchange Online	○	○	○	○	○
SharePoint Online	○	○	○	○	○
Microsoft Teams	○	○	○	○	○
OneDrive for Business	○	○	○	○	○
アドオン			△		○
Windows			○	○	○
EMS			△	△	○

※Microsoft公式サイト料金の2023年5月時点での情報です

ライセンス契約はNECネッツエスアイまでご相談ください

Microsoft 365のライセンスを契約する際は、NECネッツエスアイをはじめとする代理店の利用がおすすめです。

NECネッツエスアイでは、Microsoft 365を含む様々なITツール・システムの導入支援を行っており、一例として以下のようなツールが挙げられます。

Canario（AIによる電話取次ぎサービス）
DocuSign（電子契約サービス）
Eeasy（ビジネス用日程調整ツール）
Neat.（リモート会議専用デバイス）
Slido（セミナー・イベント活性化ツール）　等

またNECネッツエスアイなら日本語による丁寧なサポートも可能ですので、Microsoft 365の導入をお考えの企業様やチームワークの円滑化でお悩みの企業様はぜひ一度ご相談ください。

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記事まとめ

Microsoft 365グループを利用することで、メールやファイルの共有が効率化され、チームワークの構築に役立つ
Outlookでグループを利用するには、「Exchange Online」（メールシステム）および「SharePoint Online」（ファイル共有サービス）を含むライセンスの契約が必要
Microsoft 365のライセンスはNECネッツエスアイ等の代理店で契約するのがおすすめ

今回解説したメール管理やファイル共有以外にも、Microsoft 365グループでは様々なデータの共有が可能です。

チームワークの構築に役立つサービスとなっているので、情報共有のやり方でお悩みの企業様はぜひMicrosoft 365グループの活用をご検討ください。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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