Microsoft 365をグループウェアとして導入！機能とおすすめのプラン

社内での情報共有やテレワークのコミュニケーション補助として、グループウェアを活用する企業が増えています。

グループウェアではサイボウズやdesknet’sが有名ですが、実はMicrosoft 365をグループウェアとして活用できることをご存じでしょうか。

各社グループウェアの機能を比較すると、Microsoft 365は他のサービスに全く引けを取らない内容で、さらにOfficeアプリも付属する、非常にコスパの高いサービスであることがわかります。

これまでグループウェアを使っていなかった方も、Officeのライセンス買い替えのタイミングでMicrosoft 365に切り替えれば、Officeとグループウェアを同時に手に入れることができるのです。

グループウェアとしての利用におすすめなMicrosoft 365のプランも紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

グループウェアの主要機能

グループウェアとは、企業内のコミュニケーションを活性化させ、業務効率化・生産性向上を推進するツールの総称です。

特定の機能やサービスではなく、社内の情報共有やコミュニケーションを目的としたツール、またはそれらのツールをセットにしたパッケージを指します。

この章では、一般的に「グループウェア」という言葉からイメージされる、代表的な機能をいくつか紹介します。

特に最近は、テレワークを前提としたオンラインコミュニケーションや、クラウドでの情報共有に注目が集まっています。

スケジュール管理・共有

社員間でスケジュールを共有するためのカレンダーです。

自分の予定を管理するだけではなく、他の社員のスケジュールを確認したり、ブッキングできるのがグループウェアの特徴です。

会議を行う際には参加者全員の空き時間を確認して予定を作成することができるので、一人一人とやり取りをしてスケジュールを確認する手間がなく、効率的に予定を組むことができます。

グループチャット

離れた場所で働く社員同士のコミュニケーションツールとして注目されているのが、ビジネスチャットです。

特に、複数名が会話できるグループチャットは、メールするほどではないような軽い話題も投稿しやすく、コミュニケーションのハードルを下げる効果も期待できますね。

ビジネス用のチャットツールでは、所属部署など組織のグループを設定できるものもあり、日常的なタスク管理や報連相の場としても活用できます。

Web会議

新型コロナウイルスの影響で、社内の定例会議や取引先との商談をWeb会議で行うことがすっかり日常となりました。

さまざまなWeb会議ツールが登場していますが、グループウェアに付帯するWeb会議ツールを使うメリットは、社員同士のWeb会議をサポートする機能が充実していることです。

通常、Web会議を行う場合には事前にURLを発行したり、メールで招待を送ったりする手間が発生しますね。

グループウェアのWeb会議ツールでは、社内ユーザー同士では面倒な準備不要ですぐに会議を始めることができたり、カレンダーツールと連動してスケジュールできたりと利便性が格段に向上します。

ファイル共有

リモートワークやペーパーレス化の推進で、ビジネス文書の管理方法にも大きな変化が起こりました。

現在では、クラウドなどを利用し、オンラインでスピーディにファイルを共有するやり方が主流です。

特にビジネスでは大量のデータを保管する必要があることや、個人情報や機密文書も取り扱うことから、大容量かつ高セキュリティなクラウドストレージが求められています。

ワークフロー

感染拡大による出社制限を経て、「書類に押印するための出社」という習慣が見直されるようになりました。

現在では、承認作業をオンラインで行う「ワークフロー」が浸透しつつあります。

ワークフローでは紙の書類を回覧する必要がなくなり、上司が出張中でもノートパソコンやタブレットから押印できるため、決裁までの時間が大幅に短縮されました。

なお、承認申請機能のニーズは日本特有のものであるため、海外製のグループウェアにはワークフローが搭載されていないことがあります。

社内ポータル・SNS

社内に情報を共有したいときに便利なのが、社内ポータルサイトです。

メールやチャットで個別に資料を送らなくても、ポータルサイトに掲載しておけば、各自で必要な時に閲覧することができます。

社内SNSは、社員同士の交流を活発化させる目的のもので、仕事の話に限定しない気軽なコミュニケーションや、部署の垣根を超えた交流を促進します。

各社のサービスを比較

グループウェアで高いシェアを誇る4つのサービスを比較してみましょう。

なお、以下でご紹介するMicosoft 365の価格はMicrosoft公式のものです。

	Microsoft 365	Google Workspace	サイボウズOffice	desknet’s NEO
月額料金（1ユーザー）	1,560円（Business Standard）	1,360円（Business Standard）	500円～	400円～
メールボックス（1ユーザー）	50GB～100GB	30GB （メール・クラウドストレージ共通）	基本容量5GB （全機能共通）※	最大100GB （設定による）
クラウドストレージ（1ユーザー）	1TB～5TB	30GB （メール・クラウドストレージ共通）	基本容量5GB （全機能共通）※	基本容量1GB※
スケジュール管理・共有	〇	〇	〇	〇
設備予約	〇	〇	〇	〇
ビジネスチャット	〇	〇	–	△ （ツール連携）
Web会議	〇	〇	–	△ （オプション）
ファイル共有	〇	〇	〇	〇
ワークフロー	–	–	〇	〇

※有料オプションで増設可能
※Microsoft公式サイト料金の2023年5月時点での情報です

Microsoft 365

Microsoft 365は、マイクロソフトのアプリ・サービスのサブスクリプションです。

「Officeのライセンス」という印象の強いサービスですが、実はグループウェアに必要な機能をほぼ網羅しています。

普段使っているOfficeアプリとの連携機能が充実しており、特にファイル共有や共同作業に強みを発揮します。

Google Workspace（旧 G Suite）

Google WorkspaceはGoogleが提供するグループウェアです。

Gmail、Googleカレンダーなど、Googleのサービスに慣れているユーザーにとってはお馴染みのアプリをビジネスでも利用できます。

OfficeのファイルはGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントで開くことができますが、レイアウトや表示形式が変わってしまう場合もありますので、使い方に少々コツが必要です。

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、サイボウズ株式会社が1997年から提供している、ロングセラーのグループウェアです。

メール・スケジュール・設備予約・ワークフローなどの基本機能が揃っていて、直感的に操作できるのが特徴。

チャット・Web会議には対応していないため、別のツールを使う必要があります。

desknet’s NEO

desknet’s NEOは、株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアです。

国産サービスで、日報、議事録、仮払精算、来訪者管理など、日本の商習慣に対応した機能が充実しています。

Web会議はオプションとなっており、別料金がかかります。

Microsoft 365はコスパ最高のグループウェア

各社のグループウェアを比較した時に、「Microsoft 365はずいぶん高いな」と感じたかもしれません。

けれども、Microsoft 365の料金にはOfficeアプリのライセンスも含まれているのです。

グループウェアとは別にOfficeを購入することを考慮すると、非常にお得であることがわかります。

さらに、最近需要が拡大しているビジネスチャット・Web会議ツール「Microsoft Teams」、大容量のクラウドストレージ「OneDrive for Business」も追加料金なしでご利用いただけます。

グループウェアの基本機能に対応するMicrosoft 365のツール名はこちらの表をご覧ください。

機能	Microsoft 365のツール
メール	Outlook（メールクライアント）、Exchange Online（メールサービス）
スケジュール管理・共有	Outlook（予定表）
グループチャット、Web会議	Microsoft Teams
ファイル共有	OneDrive for Business、SharePoint Online
社内ポータル	SharePoint Online
SNS	Yammer

Microsoft 365はプランによって使えるサービスが異なりますが、ここでは上記ツールすべてが含まれるMicrosoft 365おすすめプランを紹介します。

Microsoft 365をグループウェアとして使いたい場合は、こちらのプランを選んでおけば間違いありません。

なお、以下でご紹介するMicosoft 365の価格はMicrosoft公式のものです。

プラン名	月額料金（年契約の場合）	Officeアプリ	メールボックス	OneDrive for Business	備考
Microsoft 365 Business Basic	750円	△ Webアプリのみ	50GB	1TB	ユーザー数300人以下
Microsoft 365 Business Standard	1,560円	〇	50GB	1TB	ユーザー数300人以下
Office 365 E1	1,250円	△ Webアプリのみ	50GB	1TB	人数制限なし
Office 365 E3	2,880円	〇	100GB	5TB （5人以上の場合）	人数制限なし

※Microsoft公式サイト料金の2023年5月時点での情報です

さらにセキュリティ対策を強化した上位プランもあります。

また、NECネッツエスアイではMicrosoft 365と連携できるさまざまなビジネスソリューションを展開しています。

使い方に合わせた最適なプランのご提案が可能ですので、Microsoft 365・グループウェア導入の際はぜひ、NECネッツエスアイへお問い合わせください。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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