【Microsoft 365】メール機能を詳細解説。設定・ログイン方法も紹介

Microsoft 365のメール機能には、「Outlook」と「Exchange Online」という2つのサービスがあります。

「なぜメール機能が2つもあるの？」「OutlookとExchange Onlineは両方必要？」

このような疑問を持つ方もいらっしゃるかもしれませんね。

本記事では、Microsoft 365のメール利用を検討されている方に向けて、「Outlook」と「Exchange Online」の違いや利用できるプラン、メールアカウントの設定方法を解説します。

Outlookとは

Outlookは、Microsoftが提供するメールクライアント（メールを送受信するためのアプリケーション）の名称です。

メールボックスの他に、

予定表
連絡先
タスク

などの機能が付いていて、ビジネスで必要な情報をOutlook上に集約することができます。

ただし、Outlookはメールソフトですので、これだけでメールを利用することはできません。

メールサーバーやプロバイダーを契約してメールアドレスを取得し、Outlookに設定することでメールを使えるようになります。

Exchange Onlineとは

Exchange Onlineは、Microsoftが法人向けに提供しているクラウド型のメールサービスです。

Outlookがサーバーのメールを読むためのソフトであるのに対して、Exchange Onlineは「サーバー」にあたり、ここでメールアドレスを作成したり、アカウント管理を行います。

Exchange Onlineでは、オンプレミスのメールサーバーが不要になるため、初期コストや管理コストを大幅に削減できます。

さらに、

大容量メールボックスが利用可能（※プランにより異なる）
添付ファイルは最大25MBまで
独自ドメイン使用可
ウイルス・スパム対策、フィルタリングなど高度なセキュリティ機能
予定表やアドレス帳をクラウドで一元管理
PC、スマホ、タブレットなど複数デバイスからのアクセスが可能
グループや共有メールボックスなど、アクセス権を制限した運用ができる

といった、クラウドならではのメリットも多数。

Outlookとの相性も良く、テレワークやマルチデバイス時代に最適なメールサービスと言えるでしょう。

Outlook・Exchange Onlineが使えるプラン

Outlookのアプリ提供形態や、Exchange Onlineのサービス有無、1人あたりのメールボックス容量は、Microsoft 365のプランにより異なります。

一覧表にまとめましたので、ご希望の条件に合ったプランを確認してみてください。

プラン	対象	Outlook デスクトップアプリ	Outlook Webアプリ	Exchange Online ※（）内はメールボックス容量
Microsoft 365 Personal	個人向け・1人用	〇	〇	–
Microsoft 365 Family	個人向け・6人まで	〇	〇	–
Microsoft 365 Business Basic	法人向け・300人まで	–	〇	〇（50GB）
Microsoft 365 Business Standard	法人向け・300人まで	〇	〇	〇（50GB）
Microsoft 365 Business Premium	法人向け・300人まで	〇	〇	〇（50GB）
Microsoft 365 Apps for business	法人向け・300人まで	〇	〇	–
Office 365 E1	大企業向け・人数無制限	–	〇	〇（50GB）
Office 365 E3	大企業向け・人数無制限	〇	〇	〇（100GB）
Office 365 E5	大企業向け・人数無制限	〇	〇	〇（100GB）
Microsoft 365 E3	大企業向け・人数無制限	〇	〇	〇（100GB）
Microsoft 365 E5	大企業向け・人数無制限	〇	〇	〇（100GB）
Microsoft 365 Apps for enterprise	大企業向け・人数無制限	〇	〇	–
Office 365 F3	現場担当者向け・人数無制限	–	〇	〇（2GB）
Microsoft 365 F1	現場担当者向け・人数無制限	–	〇	–
Microsoft 365 F3	現場担当者向け・人数無制限	–	〇	〇（2GB）

Microsoft 365のメールをパソコンで使う

パソコンからMicrosoft 365のメールを利用するには、次の2つの方法があります。

パソコンにインストールしたOutlookのデスクトップアプリを使う
WebブラウザからOutlookにアクセスする

デスクトップアプリを使うには対象のMicrosoft 365プランに加入している必要がありますが、Webブラウザ版はプランの種類を問わず利用できます。

Outlookデスクトップアプリにアカウントを追加する方法

パソコンにインストールされているOutlookのデスクトップアプリにメールアカウントを追加する手順です。

【Windows】メールアカウントを追加する

Exchangeのメールアカウントは、サインインするだけでOutlookに設定することができます。

Microsoftのサービス以外に、GmailやYahoo！メールなどのアカウントもこの方法で追加可能です。

Outlookを起動します。
「ファイル」をクリックします。
「アカウントの追加」をクリックします。
メールアドレスを入力して「接続」をクリックします。
パスワードを入力して「サインイン」をクリックします。

【Windows】POP・IMAPメールアカウントを追加する

メールプロバイダーのサーバー情報を自分で設定する必要がある場合の手順です。

Outlookを起動し、「ファイル」→「アカウントの追加」をクリックします。
メールアドレスを入力して「詳細オプション」をクリックします。
「自分で自分のアカウントを手動で設定」にチェックを入れ、「接続」をクリックします。
「POP」または「IMAP」を選択します。
メールサーバーの情報を入力します。
パスワードを入力して「接続」をクリックします。

【Mac】メールアカウントを追加する

Macでは、追加するメールアカウントの種類によって、各サービスのサイトでアクセス許可が必要になる場合があります。画面の指示に従って進めてください。

Outlookを起動します。
「ユーザー設定」→「アカウント」の順にクリックします。
「＋」をクリックして、「新しいアカウント」を選択します。
メールアドレスを入力して「続行」をクリックします。
パスワードを入力して「アカウントの追加」をクリックします。
各サービスサイトでアクセス許可を求められた場合は「許可」をクリックします。
「完了」をクリックするとメールアカウントが追加されます。

Webブラウザでアクセスする方法

OutlookがWeb版のみ提供されているプランを利用している場合や、デスクトップアプリがインストールされていないパソコンからアクセスする場合、共用パソコンを使う場合などは、WebブラウザからMicrosoft 365にアクセスしてメールを開きます。

WebブラウザでOutlook（https://outlook.live.com/owa/）にアクセスします。
「サインイン」をクリックします。
メールアドレスを入力して「次へ」をクリックします。
パスワードを入力して「サインイン」をクリックします。
「サインインの状態を維持しますか？」と表示されたら、「はい」か「いいえ」を選択します。「はい」にすると、Webブラウザを閉じてもログイン情報が保持され、次回開いたときにサインインなしでメールボックスを開くことができます。

※共用パソコンの場合は「いいえ」を選んでください。

Microsoft 365のメールをスマホ（iPhone/Android）で使う

スマホ用のモバイルアプリは、Microsoft 365のプランの種類にかかわらず無償で提供されていて、アプリストアから自由にダウンロードして使用することができます。

Outlookモバイルアプリに設定する方法

スマホ用のOutlookモバイルアプリにMicrosoft 365のメールを設定する手順です。

アプリストアで「Microsoft Outlook」を検索してインストールします。
Outlookモバイルアプリを起動し、左上のユーザーアイコンをタップします。
「設定」をタップします。
「メールアカウントの追加」をタップします。
「メールアカウントの追加（Outlook、Gmail、Exchange、iCloud…）」をタップします。
メールアドレスを入力して「アカウントの追加」をタップします。
パスワードを入力して「サインイン」をタップします。

記事まとめ

Microsoft 365で提供されているメール機能「Outlook」と「Exchange Online」を紹介しました。

OutlookはMicrosoftのメールクライアント（メールアプリ）
Exchange Onlineはクラウドベースのメールサーバー
Exchangeのメールアカウントはパソコン・スマホ・タブレットなど複数デバイスに設定できる

Microsoft 365でメールを使うなら、OutlookとExchange Onlineの併用でメリットを最大に生かすことができます。

最適なプラン選びやメールサーバーの運用で気になることがございましたら、お気軽にNECネッツエスアイへご相談ください。

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