業務効率化やテレワーク推進の一環として、クラウドサービスのMicrosoft 365を導入する企業が増えています。
この記事では、従来のOffice製品と比較したMicrosoft 365のメリットと、導入時に想定されるデメリットおよびデメリットの解消法をまとめています。
グループウェアをお探しの企業様、またMicrosoft 365と製品版Officeのどちらを導入すべきか迷っている企業様はぜひ参考にしてみてください。
従来のOffice製品と比較したMicrosoft 365のメリット
Microsoft 365は、Officeアプリやクラウドサービス等を包括的に利用できるサブスクリプションサービスです。
まずは、従来のOffice製品と比較したMicrosoft 365のメリットや特徴について詳しく見ていきましょう。
メリット①常に最新バージョン・機能を利用できる
パッケージ版Officeの場合、保有ライセンス数と利用数のすり合わせやバージョンごとのライセンス管理等が必要となるため、棚卸の際に多大な時間がかかっていました。
一方Microsoft 365であれば、社員の入社・退社時に適宜ライセンスの付与・削除を行える他、社員数＝ライセンス数として管理できることから、棚卸自体が不要となります。
また常に最新バージョンを利用できるので、サポート切れやアップデートに伴う追加のコストが発出しない点もメリットと言えるでしょう。
メリット②テレワークにおける生産性・効率向上
Microsoft 365のアプリで作成したデータは全てクラウド上で管理されており、場所やデバイスの制約を受けることなく自由に操作できるという点もメリットの1つです。
また以下のようなクラウドサービスを活用することでデータ共有や共同編集等も可能となるため、チーム内での情報共有やコミュニケーションの円滑化に役立ちます。
| SharePoint Online OneDrive |
ドキュメント管理・バージョン履歴やアクセス履歴の管理・ファイル共有 等 |
|---|---|
| Exchange Online | メール送受信・スケジュール管理 等 |
| Microsoft Teams | ドキュメント作成や管理作業に伴うコミュニケーション促進 等 |
メリット③セキュリティ対策の強化
Microsoft 365を導入することで、多要素認証やファイルの暗号化といったセキュリティ機能を利用できます。
またMicrosoft 365にはMicrosoft Azure Active Directoryの機能の一部が備わっているため、データの編集権限を設定したり、管理者側でパスワードのリセットを実施したりすることも可能です。
フィッシングやマルウェアへの対策も搭載されており、高度なセキュリティ環境下で業務を行える点もMicrosoft 365のメリットと言えるでしょう。
メリット④コスト管理を行いやすい
Microsoft 365は定額制のサブスクリプションサービスであることから、月々のコストが一定で経費計算を行いやすいというメリットもあります。
パッケージ版と違いバージョンごとの在庫管理も必要ないため、棚卸しの効率化にも役立つでしょう。
またMicrosoft 365は年払いだけでなく月払いでの契約も可能となっており、急なスタッフの増減があった場合でも速やかに対応することができます。
Microsoft 365を導入する際のデメリットはある？
続いて、Microsoft 365の導入時に想定されるデメリットについて詳しく見ていきましょう。
デメリット①利用期間中は常にコストが発生する
Microsoft 365はサブスクリプション型のサービスであるため、契約期間中は継続的にコストがかかります。
長期的な利用を考えた場合、従来の製品版Officeよりもコストが高くなってしまう可能性があり、この点はMicrosoft 365のデメリットと言えるでしょう。
ただし、製品版Officeは数年に1度バージョン更新が行われ、その都度ソフトウェアの買い替えが必要となることから、常に最新版を利用するのであればMicrosoft 365の方がお得です。
デメリット②通信障害等のリスク
Microsoft 365のデメリットとして、通信障害が発生した場合に復旧まで操作できないという点が挙げられます。
デスクトップ版Officeのようにオフラインでも利用できるサービスは問題ありませんが、SharePoint OnlineやExchange Online等のクラウドサービスへの依存度が高い場合は注意が必要です。
とは言え、Microsoft 365で大規模な障害が起こる可能性は低く、基本的にはレアケースと考えて良いでしょう。
デメリット③仕様変更への対応が必要
Microsoft 365に含まれるアプリ・サービスは常に最新版へのアップデートが行われており、大型アップデート等でUI・UXが変更されるケースも珍しくありません。
業務フローに影響するような変更があった場合、マニュアルの修正や業務フローの見直しといった作業が発生するため、管理者の業務負担が増える点はデメリットだと言えるでしょう。
デメリットを最小限に抑えるための導入ポイント
Microsoft 365にはメリットだけでなくいくつかのデメリットも存在しますが、以下のポイントを意識しながら導入・運用することで、想定されるデメリットを最小限に抑えることが可能です。
自社に最適なプランを導入する
Microsoft 365には企業の規模や導入部門に合わせた様々なプランが用意されています。
Microsoft 365を導入する目的やゴールを明確にし、目的の達成に適したプランを選択することで、余分な費用をかけずに効果的な導入・運用を行えるでしょう。
参考として、Microsoft 365の主要プランの価格および基本機能の有無を紹介します。
なお、以下でご紹介するMicosoft 365の価格はMicrosoft公式のものです。
| プラン名 | Apps for Business | Business Basic | Business Standard | Business Premium | Apps for Enterprise | E3 | E5 | F3 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 公式サイト （年契約/月払い） |
12,360円(1,030円ユーザー/月) | 9,000円(750円ユーザー/月) | 18,720円(1,560円ユーザー/月) | 33,000円(2,750円ユーザー/月) | 1,500円ユーザー/月 | 4,500円ユーザー/月 | 7,130円ユーザー/月 | 1,000円ユーザー/月 |
| 対象者 | 一般従業員 | 一般従業員 | 一般従業員 | 一般従業員 | 一般従業員 | 一般従業員 | 一般従業員 | フロントラインワーカー |
| ユーザー上限 | 300人 | 300人 | 300人 | 300人 | 無制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| Officeアプリ | ○ | △ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | △ |
| Exchange Online | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | △ | ||
| SharePoint Online | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | △ | ||
| Microsoft Teams | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ||
| OneDrive for Business | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ | △ |
| アドオン | △ | ○ | ||||||
| Windows | ○ | ○ | ○ | △ | ||||
| EMS | △ | △ | ○ | △ |
※Microsoft公式サイト料金の2023年5月時点での情報です
無料トライアルを活用する
Microsoft 365を正式に導入する前に、無料トライアルを利用して使用感を確かめるのもおすすめです。
導入を検討しているプランと同様の機能を1ヶ月間無料で使えるため、導入後に「必要な機能がなかった」「自社の要件と合わない」等の不満を抱える心配がなくなります。
Microsoft 365の販売店であるNECネッツエスアイでも、Microsoft 365の無料トライアルを利用できます。
またNECネッツエスアイであれば、業務効率化やテレワーク推進に役立つその他のソリューション・サービスについても導入・運用支援が可能です。
業務状況に基づいた最適なプラン選び・ツール導入をサポートしますので、業務のDX等でお悩みの企業様はぜひ一度お問い合わせください。
まとめ
- Microsoft 365なら、高セキュリティの環境下で常に最新バージョンのサービスを利用することができる
- サブスクリプション型のため継続的にコストがかかるといったデメリットもある
- 無料トライアルを活用し、自社に合わせた最適なプランを選択することで費用対効果の高い導入が可能
Microsoft 365にはメリットだけでなくデメリットも存在しますが、適切なプラン選びによりコスト面のデメリットを最小限に抑えることができます。
またIT補助金支援業者のNECネッツエスアイを利用することで、ダイレクト購入よりもお得な価格での導入が可能です。
Microsoft 365の導入をお考えの企業様は、ぜひ一度NECネッツエスアイまでお問い合わせください。
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