Microsoft 365は、Office製品をサブスクリプション契約で利用できるサービスです。
ライセンスはユーザーのアカウントに紐づいていて、ユーザー本人がサインインすることでアプリをアクティブ化できるようになっています。
けれども、会社のパソコンは必ずしも自分専用とは限りません。複数の社員が使うための共有パソコンを置いている場合もありますね。
Microsoft 365のライセンスを使ってOfficeを利用している場合、パソコンを複数ユーザーで共有したいときはどうすれば良いのでしょうか。
本記事では、複数ユーザー利用を前提とした共有パソコンでOfficeを利用する方法について解説します。
Microsoft 365 Apps for businessとは
Microsoft 365の法人向けライセンスでは、Officeの提供形態が2種類あります。
- デスクトップアプリ：パソコンにインストールして使うアプリ。フル機能が使える。
- Webアプリ：Webブラウザ上で動作するアプリ。一部の機能に制限がある。
Officeのデスクトップアプリをセットにしたパックが「Microsoft 365 Apps」です。
Microsoft 365でデスクトップアプリが提供されるプランには「Microsoft 365 Apps」が含まれています。
また、「Microsoft 365 Apps」単体で契約することも可能です。
「Microsoft 365 Apps」のみのプランはユーザー数の規模別に用意されており、
- Microsoft 365 Apps for business（ユーザー300人以下）
- Microsoft 365 Apps for enterprise（ユーザー数無制限）
と区別されています。
インストール台数・利用台数の上限
「Microsoft 365 Apps」では、アプリを複数のデバイスにインストールすることができます。
法人向けライセンスのインストール台数・同時利用台数は次の通りです。
- インストール台数の上限：パソコン5台・タブレット5台・モバイルデバイス5台
- 同時利用（サインイン）台数の上限：計5台
この条件を満たしていれば、「パソコンのみ5台」や「パソコン2台・タブレット2台・スマホ1台」など、組み合わせは自由です。
Microsoft 365 Apps for businessの複数ユーザー共有はNG
複数デバイスで使えるというメリットを利用し、Microsoft 365 Apps for business（enterprise）を複数ユーザーで使うことはできるのでしょうか。
残念ながら、Microsoft 365 Appsは複数ユーザーに分けることはできません。
1人で1台しか使わず余ってしまう場合にも、他の人に貸したり、譲渡したりすることはできなくなっています。
同一ユーザーの利用が前提
Microsoft 365のアプリは5台まで同時に利用することができますが、5人で使えるという意味ではありません。
ライセンスはアカウントに紐づいていますので、利用するには同じアカウントでサインインしていることが条件です。
もちろん、1つのアカウントを複数のユーザーで使いまわすのはNGですので、人数分のアカウントとライセンスをご用意ください。
Microsoft 365 Appsを複数ユーザーで利用する方法
Microsoft 365の複数デバイス利用は、原則としてすべて同一ユーザーが所有・利用するデバイスであることが前提です。
けれども、会社のパソコンは必ずしも1人1台、自分専用とは限りません。
1人のユーザーが複数の共有端末を使う場合、自分のアカウントでサインインしていると、あっという間に同時利用台数上限の5台に達してしまいます。
共有パソコンを複数ユーザーで使っている場合のOfficeの認証はどうするのが良いか考えてみましょう。
共有コンピューターライセンス認証とは
企業での共有パソコン利用を前提として、複数ユーザーで使う場合のライセンス管理を行うための仕組みが「共有コンピューターライセンス認証」です。
共有コンピューターライセンス認証を利用すると、ユーザーがパソコンにサインインしてOfficeを起動したときにライセンストークンが取得され、Officeアプリがアクティブ化されます。
この方法で認証を行えば自分の利用台数にはカウントされないため、台数制限を気にせず使うことが可能です。
対象のプラン
共有コンピューターライセンス認証の利用は、加入しているプランにMicrosoft 365 Apps for businessまたはMicrosoft 365 Apps for enterpriseが含まれていることが条件です。
ただし、Microsoft 365 Apps for business単体のプランでは利用することができません。
ユーザー数300人以下の中堅企業向けプランで共有コンピューターライセンス認証を利用するには、Businessプランの最上位プランである「Microsoft 365 Business Premium」の契約が必要です。
| Businessプラン（ユーザー数300人以下） | Microsoft 365 Apps for businessを含むプラン（Microsoft 365 Business Premium） |
|---|---|
| Enterpriseプラン（ユーザー数上限なし） | Microsoft 365 Apps for enterpriseを含むプラン（例：Office 365 E3、Microsoft 365 E5） |
利用条件
共有コンピューターライセンス認証を使うための条件は次の通りです。
- 共有コンピューターライセンス認証に対応したMicrosoft 365のプランを選択している
- 各ユーザーにライセンスが割り当てられている
共有コンピューターライセンス認証は1つのアカウントを複数人で分ける機能ではなく、1つのデバイスにインストールされたOfficeアプリに複数アカウントでの認証を行う機能のため、ライセンスはデバイス1台分ではなく、利用ユーザーの人数分が必要となります。
共有コンピューターライセンス認証の設定手順
パソコンに共有コンピューターライセンス認証を設定する手順を解説します。
初回インストール時に設定する
Officeのインストール時に共有コンピューターライセンス認証を有効化する場合は、カスタマイズしたOffice展開ツールを使用します。
- Microsoftのダウンロードセンター（https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49117）からOffice展開ツールをダウンロードします。
- 次の記述を追加します。<Property Name=”SharedComputerLicensing” Value=”1″ />
- Office展開ツールを実行してカスタムインストールを行います。
グループポリシーで設定する
Officeインストール済みのPCに対しては、グループポリシーで設定することができます。
- Microsoftのダウンロードセンター（https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030）から管理用テンプレートファイル (ADMX/ADML) をダウンロードします。
- グループ ポリシーで「共有コンピューターのライセンス認証を使用」を有効にします。
レジストリを編集する
レジストリから設定する方法です。
- レジストリエディターを起動します。
- 「HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration」の下に「名前：SharedComputerLicensing」「種類：Reg_SZ」「データ：1」 を追加します。
Microsoft サポート/回復アシスタントを利用して設定する
「Microsoft サポート/回復アシスタント」は、質問に回答したりテストを行ったりすることで問題解決を行うサポートツールです。
このツールを使って共有コンピューターライセンス認証の設定を行うこともできます。
- Microsoftのサポートサイトから「Microsoft サポート/回復アシスタント」をダウンロードします。
- ダウンロードしたファイルを実行し、インストールします。
- 画面の指示に従い、解決したい問題の内容に該当するものを選択して進めます。
共有パソコンではWebアプリを使う方法も
共有コンピューターライセンス認証は対応するプランが限られているため、現在持っているライセンスでは利用できない場合もあります。
共有パソコンでの作業内容がファイルの閲覧や入力・修正などの簡易な作業に限られる場合は、WebブラウザからアクセスできるWebアプリを使う方法が最も手軽です。
OfficeのWebアプリではOneDrive上のファイルを開いたり、保存したりすることができるので、どのパソコンからでも自分の作業環境に簡単にアクセスできます。
共有パソコンでWebアプリを使う際は、情報漏えい防止のため次の2点に注意して利用しましょう。
- ブラウザにログイン情報を保存しない
- 利用終了時に必ずサインアウトする
記事まとめ
- Microsoft 365 Apps for business（enterprise）のライセンスは複数ユーザーで共有できない
- 共有パソコンで使う場合、一部のプランでは「共有コンピューターライセンス認証」で複数ユーザーの認証を簡略化できる
- 簡易な作業はOfficeのWebアプリでも可能
ライセンスがアカウントと紐づくMicrosoft 365では、一見、共有パソコンの運用が難しいように見えますが、契約するプランの種類や設定によって対応可能です。
自社の使い方に合ったプランをお探しの場合は、Microsoft 365の販売店であるNECネッツエスアイへお気軽にご相談ください。
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