Officeユーザーにとって【Microsoft 365】は必要か？メリットを徹底解説

近年はサブスクリプションサービスの「Microsoft 365」が主流となりつつありますが、買い切り型のOffice製品を利用している企業の中には「Microsoft 365って本当に必要?」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、Microsoft 365で利用できる主なサービスと、Office 2021等の買い切り型Officeと比較したメリット・強み等を紹介していきます。

プラン選びのポイントも解説しているので、Microsoft 365が必要かどうか迷っている企業様はぜひ参考にしてみてください。

法人向けのMicrosoft 365でできること

まずは、Microsoft 365の特長と主なサービス・アプリケーション一覧を見ていきましょう。

Microsoft 365の特長

Microsoft 365はWord・Excel・PowerPoint等のOfficeアプリをはじめ、オンラインストレージやセキュリティ機能等を包括的に利用できるマイクロソフトのサブスクリプションサービスです。

月払いまたは年払いで契約することができ、契約期間中は常に最新バージョンの機能やセキュリティ対策を利用できるのが特長です。

Microsoft 365は個人向け・法人向けにそれぞれライセンスが提供されており、法人向けについては更に中小企業向け・大企業向け・現場向け等の種類が用意されています。

Microsoft 365で提供されるサービス・アプリ

Microsoft 365に含まれる主要サービス・アプリの一覧は以下の通りです。

Word	文書作成ソフトです。文字入力の他、表や図形の作成、校閲機能等も搭載されています。
Excel	表計算ソフトです。表・グラフの作成や顧客リストの管理、また関数やマクロを活用した業務の自動化等も行えます。
PowerPoint	プレゼンテーションソフトです。スライドショーやアニメーション機能を利用できます。
Outlook	メールをはじめ、スケジュールやタスク等の管理に役立つソフトです。
Exchange Online	メール・スケジュール・会議室・備品等の管理サービスです。情報共有の効率化に役立ちます。
Sharepoint Online	チーム用のクラウドポータルです。社内外にわたるデータの効率化や共同作業の円滑化を見込めます。
Teams	ビジネスチャット・ビデオ通話・ファイル共有等の機能が搭載されたコミュニケーションツールです。
OneDrive	オンラインストレージサービスです。ファイルへのアクセスや編集作業を効率化できます。

企業にMicrosoft 365は必要か？導入のメリットを解説

すでに買い切り型Officeを使用している場合、「Microsoft 365への移行は必要か？」「わざわざ切り替えるほどのメリットがあるのか？」等の疑問・悩みから、なかなか導入に踏み切れないというケースもあるかもしれません。

そこで続いては、買い切り型Officeと比較したMicrosoft 365のメリットについて詳しく解説していきます。

常に最新バージョンの機能を利用できる

買い切り型Officeの場合、保有ライセンス数と利用数のすり合わせやバージョンごとのライセンス管理等が必要となるため、棚卸の際に多大な時間がかかるというデメリットがあります。

しかしMicrosoft 365であれば、従業員の入社・退社時に適宜ライセンスの付与・削除を行える他、従業員数＝ライセンス数として管理できることから、棚卸自体が不要になるのです。

また買い切り型と違い常に最新バージョンを利用できるため、サポート切れやアップデートに伴う追加のコストも発生しません。

OSやデバイスに縛られない

Microsoft 365では、1ライセンスにつきPC5台・タブレット5台・スマートフォン5台にOfficeアプリをインストールすることが可能です。

またモバイルアプリのフル編集権限もライセンスに含まれるため、モバイル端末を利用する機会が多い場合にも役立ちます。

生産性向上に役立つアプリ・ツールが豊富

Microsoft 365で作成したデータは全てクラウド上で管理されており、場所やデバイスの制約を受けることなく自由に操作できるという点もメリットの1つです。

また買い切り型Officeには含まれない以下のクラウドサービスも利用できるため、チーム内での情報共有やコミュニケーションの円滑化を図る際にも役立ちます。

SharePoint Online・OneDrive	ドキュメント管理・バージョン履歴やアクセス履歴の管理・ファイル共有　等
Exchange Online	メール送受信・スケジュール管理　等
Microsoft Teams	ドキュメント作成や管理作業に伴うコミュニケーション促進　等

強固なセキュリティ対策

Microsoft 365を導入すれば、多要素認証やファイルの暗号化といったセキュリティ機能を利用できます。

またMicrosoft 365にはMicrosoft Azure Active Directoryの機能の一部が備わっており、データの編集権限を設定したり、管理者側でパスワードをリセットしたりすることも可能です。

コスト管理が簡単で費用対効果も高い

Microsoft 365は定額制のサブスクリプションサービスであるため、月々のコストが一定で経費計算を行いやすいというメリットもあります。

またMicrosoft 365は年払いだけでなく月払いでの契約も可能となっており、急な従業員の増減が発生した場合でも速やかに対応することができるでしょう。

どのプランがおすすめ？必要かどうかを判断するためのポイント

ここからは、Microsoft 365を導入する際のプラン選びのポイントを解説していきます。

「どのプランが必要か？」「どのプランが適しているのか？」とお悩みの企業様はぜひ参考にしてみてください。

ポイント①利用人数｜BusinessとEnterpriseのどちらが必要かを考える

Microsoft 365のプランを決める際は、はじめに「Business」と「Enterprise」のどちらが必要かを考えましょう。

BusinessプランとEnterpriseプランの大きな違いは利用人数の上限にあり、Businessプランは最大300名、Enterpriseプランは300名超の企業向けとなっています。

300名を超えるライセンス利用が必要かどうかを基準として、どちらかのプランを選択しましょう。

ポイント②働き方｜クラウドサービスが必要かどうかを考える

次に、クラウドサービスが必要かどうか、またデスクトップ版Officeが必要かどうかという点を考えます。

例えば、テレワークの実施に合わせてグループウェアを導入したいというケースでは、Teams等のクラウドサービスを利用できるプランが役立ちます。

またパソコンの利用頻度が少なく、モバイル版のOfficeで十分というケースでは、デスクトップ版Officeを含まない代わりに安価で導入できる「Business Basic」プランが適しているでしょう。

どのプランが必要かどうか迷った場合は以下の表を参考にしてみてください。

必要なサービス	おすすめライセンス
クラウドサービス・Web版Office	Business Basic
デスクトップ版Office	Apps for Business・Apps for Enterprise
クラウドサービス・デスクトップ版Office	Business Standard・Business Premium・E3・E5

ポイント③業務内容｜高度なセキュリティが必要かどうかを考える

Microsoft 365の上位プランには、マイクロソフトが提供するセキュリティ対策のソリューション「EMS（Enterprise Mobility + Security）」が含まれています。

迷惑メール対策やモバイルデバイスの管理、不正アクセスの監視等が可能となるため、より高度なセキュリティが必要な場合は「Business Premium」または「E5」ライセンスがおすすめです。

記事まとめ

「Microsoft 365」はOfficeアプリやクラウドツールを月額制で利用できるサブスクリプションサービス
OSやデバイスによる制限がなく、常に最新バージョンを利用できるといったメリットがある
どのプランが必要か迷った場合は、利用人数や働き方、業務内容等を基準として絞り込む方法がおすすめ

Microsoft 365の販売店NECネッツエスアイでは、Microsoft 365の各種ライセンス販売を行っています。

プラン選びに関するアドバイス、請求書払いへの対応等も可能ですので、どのプランが必要か判断できないという場合はお気軽にご相談ください。

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