SharePointのリスト機能、使いこなせていますか？
リストはSharePointの中でもかなり応用範囲の広い機能ですが、「何ができるのかわかりにくい」「Excelで十分」といった理由から、あまり活用されないケースも少なくありません。
本記事では、SharePointリストの特徴や、類似アプリとの違いを解説していきます。
リストの作成手順も詳細に説明していきますので、SharePointリストへの理解を深めるためにご活用ください。
SharePointリストの特徴
SharePointのリストは、表形式のデータ管理アプリケーションです。
行・列からなるテーブル形式で、データを特定のルールに基づいて保存していくことで、後の処理を容易にします。
表を作成できるツールは他にもありますが、SharePointリストには次のような特徴があります。
クラウドベースのWebアプリ
ブラウザ上で動くSharePoint Onlineの中に組み込まれている機能のため、ローカルにデータが保存されません。
リストはクラウドに保存され、インターネット経由で他のデバイスから参照することができます。
他のユーザーとの共同編集が可能となっていますので、チームでの利用にも向いています。
また、Teams上に表示するなど、他のMicrosoftのアプリ・ツールへの組み込みも可能です。
データの種類を定義できる
SharePointリストでは、列ごとに入力できるデータの種類を指定することができます。
指定外の形式のデータを入力することができなくなるため、複数人で編集する場合にも入力形式にばらつきが生じるのを防ぎます。
SharePointリストで定義できる主なデータの型には次のようなものがあります。
- 1行テキスト
- 複数行テキスト
- 日付と時刻
- 選択肢
- 場所
- 数値
- はい／いいえ
- ハイパーリンク
ビューの切り替えが可能
SharePointリストはビューを変更することで見た目を変えることができます。
選べるビューの種類は次の4つです。
- リスト
- 予定表
- ギャラリー
- ボード
デフォルトの「リスト」の他、カレンダー上にアイテムを表示する「予定表」、カードで並べて表示する「ギャラリー」、特定の列に注目してデータを分類できる「ボード」などのビューが用意されています。
ビューの機能を利用することにより、リストを元に工程管理やタスク管理を行うことも可能となります。
ワークフローに組み込める
SharePointリストは、Share Pointの機能の一つであるワークフローと連携することができます。
例えば、
- 休暇申請用のリストに新しいアイテムが登録されたら、承認ワークフローのプロセスを開始する
- 承認が完了したら、リストの値が更新される
といった処理が可能です。
ワークフローの承認状況はリスト上で一元管理されますので、進捗確認や過去の申請内容の確認も容易です。
「Lists」「Excel」とはどう違う？
リストや表を作成するアプリは、マイクロソフトのツールだけでも複数ありますね。
それぞれの機能の違いや使い分けがわからないとお悩みの方もいらっしゃるかもしれません。
ここでは、SharePointと混同されることの多い「Microsoft Lists」「Excel」との違いについて解説します。
Microsoft Listsとの違い
Microsoft Listsは、2020年にマイクロソフトからリリースされたWebアプリです。
Microsoft365で利用できるWebアプリの一覧を見てみると、Microsoft ListsはSharePointから独立して表示されていますが、実体は同じものと考えて問題ありません。
それぞれ画面に若干の違いがあるものの、作成できるリストは同じです。
両者は連動しており、SharePointで作成したリストはMicrosoft Listsにも表示されます。逆も同じです。
Excelとの違い
ExcelとSharePointリスト（Microsoft Lists）は見た目は似ていますが、同じことができるわけではありません。
Excelは表計算ソフトで、関数を用いた計算やデータの集計・分析を得意としています。
一方、SharePointリストは計算よりもデータの蓄積・管理がメインのアプリです。
複雑な計算処理には向きませんが、定型データの入力をサポートする機能が豊富で、Excelよりも大量のデータ（行）に対応しています。
なお、SharePointリストはExcelとの互換性があり、Excelのテーブルをインポートしたり、SharePointで作成したリストをExcelにエクスポートしたりできます。
データの入力・蓄積はSharePointで行い、計算やグラフ化などの処理が必要になった場合はExcelを使うなど、作業内容に応じて使い分けるのが良いでしょう。
SharePoint Onlineでリストを作成する方法
それでは、実際にSharePointでリストを作成してみましょう。
SharePoint Onlineでリストを作成する方法は大きく分けて次の4通りです。
- 自分で一からリストを作成する
- 既存のSharePointリストを再利用する
- Excelからテーブルデータをインポートする
- テンプレートを使用してリストを作成する
ここでは、SharePoint上で新規リストを作成する手順を説明します。
SharePointのメニューからではなく、Microsoft Listsから「＋新しいリスト」をクリックして作成する場合も、以降の操作は同じです。
自分でリストを作成する
- SharePointのサイトを開きます。
- 「＋新規」→「リスト」の順にクリックします。
- リストの作成方法を選びます。ここでは、「空白のリスト」を選択します。
- リストの名前・説明を入力し「作成」をクリックします。
- 「＋列の追加」をクリックして、列の名前やデータ形式を設定し「保存」をクリックします。
- 同じ手順を繰り返して必要な列を作成します。
- リストにアイテムを追加するには「＋新規」をクリックします。入力フォームが表示されますので、値を入力して「保存」をクリックします。
既存のSharePointリストを再利用する
- 「自分でリストを作成する」手順の「3」で「既存のリストから」を選択します。
- 再利用したいリストを選択して「次へ」をクリックします。
- リストの名前・説明を入力し「作成」をクリックします。
既存のリストを再利用すると、元のリストの列・ビュー・書式設定を引き継いだ空のリストが作成されます。
「＋新規」をクリックしてアイテムを追加してください。
Excelからリストをインポートする
- 「自分でリストを作成する」手順の「3」で「Excelから」を選択します。
- 「ファイルのアップロード」をクリックして、インポートするExcelファイルを選択します。
- テーブルがないExcelファイルをインポートした場合は、手動でテーブルを定義する必要があります。Excelを開き、含めるセルを選択して「テーブルとして書式設定」をクリックし、テーブルに変換してから保存し直してください。
- テーブルが認識されると、各列のデータ形式が自動判定されます。正しくない場合はプルダウンから正しいデータ形式を選択します。
- 「次へ」をクリックします。
- リストの名前・説明を入力し「作成」をクリックします。
ExcelのテーブルがSharePointリストに反映します。
Excelからインポートした場合は列や書式だけではなく、Excelで登録されていたアイテムもインポートされます。
テンプレートからリストを作成する
- 「自分でリストを作成する」手順の「3」で表示されるテンプレートの中から、使用したいテンプレートを選択します。
- テンプレートのビューが表示されます。問題なければ「テンプレートを使用」をクリックします。
- リストの名前・説明を入力し「作成」をクリックします。
- テンプレートが画面に反映します。
列の名称やデータ形式を変えたい場合は、該当の列の下矢印をクリックして「列の設定」→「編集」の順にクリックし、編集を行います。
記事まとめ
SharePointリストの特徴と実際の作成方法を解説しました。
SharePointリストは、Excelよりも大量のデータを統一された形式で蓄積することができ、Accessよりも簡単に操作できるデータベース作成ツールと考えて良いでしょう。
Webアプリのため、自在にビューを切り替えたり、他のユーザーと共同編集したり、Microsoft 365のツールと連携させたりといった柔軟な使い方ができるのもメリットです。
SharePointリストの特性を上手く活用し、データの収集・蓄積にお役立てください。
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