SharePointはマイクロソフトが提供するコラボレーションプラットフォームの名称で、ドキュメント・ファイル管理やサイト作成などの機能を備えています。

現在提供されているSharePoint製品は、オンプレミス型の「SharePoint Server」と、クラウド型の「SharePoint Online」の2種類です。

本記事では、クラウドベースで導入しやすくコスパの高い「SharePoint Online」について、主な機能や企業で利用するメリットを詳しく解説していきます。

SharePoint Onlineの基本機能

まずは、SharePoint Onlineの基本的な機能を見ていきましょう。

ドキュメント管理

SharePoint Onlineのメイン機能は、ドキュメントの保存と組織内での共有です。

SharePoint Onlineのサイト内では、「ドキュメントライブラリ」という単位でファイルを保存し、全社またはチームで共有・管理することができます。

組織全体で1TB以上の大容量を備えていますので、ファイルサーバーとして活用する企業も増えています。

マイクロソフト社が提供するエンタープライズ仕様のクラウドサービスですので、セキュリティ面においても信頼性が高く、オンプレミスサーバーのクラウド移行に適したサービスであると言ってよいでしょう。

社内ポータルサイト・チームサイト

SharePoint OnlineはWebブラウザベースのアプリで、組織全体で情報共有するためのコミュニケーションサイトやポータルサイトのプラットフォームとして利用できます。

SharePoint OnlineにはさまざまなWebパーツやテンプレートが用意されていますので、サイト作成初心者でも簡単な操作でサイトを完成させられるのがメリットです。

また、Teamsのチームと連動してチームサイトが作成されるため、チームやプロジェクトの情報をSharePoint Online上に集約して一元管理できます。

ワークフロー

SharePoint Onlineには、ビジネスのプロセスを自動化するワークフロー機能も搭載されています。

あらかじめ用意されているテンプレートを使えば、承認やフィードバックなどのワークフローを簡単に作成することができるようになっています。

また、Power Automateを使用すると、細かなカスタマイズや独自のワークフロー作成も可能です。

SharePoint OnlineはWebブラウザやモバイルデバイスからもアクセスできるため、出張先やリモートワークでもスピーディな承認が実現します。

SharePoint Onlineで社内情報を管理するメリット

オンプレミスのファイルサーバーを使用していたり、すでに他のグループウェアで情報共有を行っている場合、今からSharePoint Onlineに乗り換えるのは非常に手間と感じるかもしれません。

最初の移行作業にはどうしても手間がかかってしまいますが、一度情報をSharePoint Onlineに集約してしまえば、非常に多くのメリットがあります。

高度な検索機能

SharePoint Online上に組織の情報を集約する最大のメリットは、検索機能を利用できることではないでしょうか。

SharePoint Onlineの検索機能は、ドキュメント、サイト、リスト、ライブラリ、メタデータなど、SharePoint内のさまざまなコンテンツを横断的に検索してくれます。

検索範囲にはOneDrive for Business領域も含まれるため、「チームサイトに保存したのか自分のOneDriveに保存したのかわからなくなってしまった」という場合にも、SharePoint Onlineで検索をかければ容易にファイルを見つけることができます。

もちろん、検索結果はアクセス権限にしたがい制限されていますので、閲覧が許可されていないファイルが表示されたり、自分の個人領域のファイルが他の人に見られてしまったりすることはありません。

アクセス権限の管理

SharePoint Online上のコンテンツは、組織やユーザー単位でのアクセス権限を設定することができます。

フルコントロール・編集・読み取りなどデフォルトのアクセス許可レベルの他、オリジナルのアクセス権限を作成することもできるため、目的に合わせた柔軟な運用をすることが可能です。

既存のチーム・グループ単位での権限付与や外部ユーザーへの共有にも対応していますので、適切な権限設定を行うことで情報漏えいや不正アクセスのリスクから大切なデータを守ることができるのです。

情報を自動で蓄積

Teamsのグループチャットで共有したファイルはSharePoint Onlineに保存されます。

チャットが流れてしまってファイルがどこにあるかわからなくなった場合でも、SharePoint Onlineのチームサイトを辿れば目的のファイルを見つけることができるでしょう。

チーム内でやり取りしたファイルが自動で蓄積されていくので、わざわざファイルを手動で管理・保管する手間がなく、チーム活動の履歴を簡単に残しておくことができます。

バージョン履歴からのリストア

ファイルサーバーでは自社でバックアップが必要でしたが、SharePoint Onlineでは「バージョン履歴」機能により、以前のバージョンに簡単に戻すことができます。

意図せずファイルを編集してしまった場合や誤って上書きされた場合でも、ユーザーが自分で容易にリカバリできるので安心です。

OneDriveとの違い

ファイル・ドキュメントの保存先として、OneDriveとSharePoint Onlineはしばしば比較されます。

この2つの違いや使い分けについて確認しておきましょう。

個人用か組織用か

OneDriveとSharePoint Onlineはどちらもファイルを保存することができるクラウド領域ですが、最大の違いは「個人用か組織用か」という点です。

OneDriveは、個人のデータ保存を想定したクラウドストレージです。

自分のアカウントのOneDrive領域に保存したファイルは自分にしか見えず、他の人に共有の設定を行うことで初めて他のユーザーがアクセスできるようになります。

一方、SharePoint Onlineは組織用のクラウドストレージです。

SharePoint Online上ではサイトごとにアクセス権が設定されています。権限設定を行うのは管理者です。

その場所に保存したファイルはアクセス権のあるユーザーに公開されますので、ファイルをアップロードする際には公開範囲にふさわしい内容であるかどうかに注意を払う必要があります。

ストレージ容量

OneDrive とSharePoint Onlineではストレージ容量の考え方も異なります。

個人用の領域であるOneDriveでは、「1ユーザーあたり1TB」など、1人分の容量上限が設定されており、この制限内で自由に使うことができます。

SharePoint Onlineの容量は「1TB＋ユーザー数×10GB」といった表記になっています。

これは、サイト全体の容量のことです。つまり、組織全体でストレージを共有しているのです。

SharePoint Onlineでは自動的に必要な容量が必要なサイトに割り当てられるようになっていますが、特定のサイトで容量を独占してしまう懸念がある場合には、サイトごとの制限を設定することもできます。

必要なライセンス

SharePoint Onlineはクラウドサービスで、利用するために必要なのはサブスクリプションのライセンスのみです。

ライセンスの種類は大きく分けて次の2つです。

• SharePoint Online単体のサブスクリプション
• SharePoint Onlineが含まれるMicrosoft 365のサブスクリプション

各プランの機能の違い

Microsoft公式サイトに掲載されているSharePoint Online単体のプランは以下の2種類です。

• Plan1（630円／月）
• Plan2（1,560円／月）

※価格は2023年9月時点のMicrosoft公式サイト販売価格です。

Plan1は一般的な企業に必要なSharePointの機能、Plan2では高度なデータ損失防止や訴訟・監査向けの機能が提供されています。

また、SharePoint OnlineのライセンスはPlan1・Plan2ともにOneDriveも含まれているため、個人用のデータを格納するための環境も同時に手に入れることができます。

SharePoint Online付きのMicrosoft 365では、ライセンスによりPlan1またはPlan2が含まれています。

また、Microsoft 365ではOfficeなどのツールとSharePoint Onlineを連携させ、単体で使うよりもはるかに効率的な使い方が可能となる点も見逃せません。

※1　Officeアプリを含むプランの場合

※2　Teamsを含むプランの場合

※3　Power Appsを含むプランの場合

SharePoint Onlineを含むMicrosoft 365のプラン

SharePoint OnlineはMicrosoft 365のすべてのプランに含まれているわけではありません。

法人向けライセンスのうち一部のプランに含まれるサービスとなっていますので、SharePoint Onlineを利用する場合は契約時に対象プランを確認する必要があります。

SharePoint Onlineが使えるMicrosoft 365のプランを「一般法人向け」「大企業向け」「現場担当者向け」に分けて紹介します。

一般企業向け

ユーザー数300人以下の一般法人向けプランには、Plan1が含まれています。

大企業向け

ユーザー数上限なしの大企業向けライセンスは、Plan1が含まれているものとPlan2が含まれているものに分かれます。

なお、大企業向けライセンスは300人以下でも契約可能ですので、SharePoint OnlineのPlan2が必要な場合は該当のプランの中から選んでください。

※ユーザー数5名以上の場合（5名以下の場合は1TB）

現場担当者向け

現場担当者向けプランは、共用パソコンの利用を前提とし、デスクトップアプリが提供されないプランとなります。

これらのプランに含まれているSharePoint Onlineは「Kiosk」と呼ばれ、Plan1やPlan2とは異なり一部の機能が制限されたバージョンです。

また、OneDriveの容量も他のプランとは異なりますのでご注意ください。

記事まとめ

• SharePoint Onlineは、ドキュメント・ファイル管理やサイト作成を行うためのコラボレーションプラットフォーム
• 高度な検索やアクセス設定などに対応し、安全かつ柔軟な運用が可能
• SharePoint Onlineは全社またはチーム向けのストレージ。個人用のデータはOneDriveを使用する

Microsoft 365でSharePoint Onlineを利用すると、Officeなどのツールと連携し、アイデア次第でさまざまな使い方が可能となります。

Microsoft 365の販売店であるNECネッツエスアイでは、「社用データのクラウド化を進めたい」「TeamsとSharePoint Onlineでチームの連携強化を行いたい」など、企業様のご要望に合わせた最適なMicrosoft 365プランをご提案させていただきます。

導入検討の際はぜひ、NECネッツエスアイへお気軽にご相談ください。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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