Microsoft 365・SharePointでポータルサイトを作成する方法【情報管理】

何か調べたいことがあったとき、私たちは「Yahoo!」や「Bing」などのポータルサイトで検索して目的の情報を探しますね。

この「Web上で検索する」という方法を社内での情報共有に取り入れたのが「社内ポータルサイト」です。

社内ポータルサイト専用のツールもありますが、Microsoft 365の法人ライセンスでは、標準機能で社内ポータルサイトを作成できるのをご存じでしょうか。

もちろん、HTMLなどの専門知識も必要ありません。

この記事では、Microsoft 365法人プランに含まれている「SharePoint Online」でポータルサイトを作成する方法を紹介します。

情報共有に最適な「社内ポータルサイト」とは

社内の情報共有において注目されているのが「社内ポータルサイト」です。

「ポータル（Portal）」は「入口」という意味。ポータルサイトとは、さまざまなコンテンツにアクセスするための玄関口となるサイトのことです。

お知らせ、社内規定、帳票、業務マニュアル、スケジュール……といったカテゴリごとに保存先を分けている場合、ユーザーは目的の情報を探してあちこち探し回らねばなりません。

そこで、コンテンツを一箇所に集約した社内ポータルサイトを作成しておくことをおすすめします。

情報が多すぎて目的の資料がどこにあるか見当がつかなくても、検索機能を使ってすぐにたどり着くことができればストレスも軽減されるでしょう。

ブラウザからアクセスできるので、外出先からスマホで資料を確認することもできます。

また、部署のメンバーやプロジェクトメンバーなどの限られた人のみで情報共有したい場合は、サイトにメンバー限定のアクセス権をつけたチームサイト上で管理することも可能です。

Microsoft 365でポータルサイト作成が可能

社内ポータルサイトの作成は「サイボウズガルーン」「サイボウズkintone」などのツールが有名ですね。

コストを抑えたい場合はhtmlやWordpressで構築する方法もありますが、自作するにはそれなりに手間がかかります。

Microsoft 365の法人ライセンスでは、プランに含まれている「SharePoint Online」というツールを使えば、簡単に社内ポータルサイトを作成することができます。

追加料金不要で、OfficeアプリやTeamsとの連携機能も充実していますので、Microsoft製品を使っている企業でこれから社内ポータルサイトを作成するのであれば、まずSharePoint Onlineを検討してみてはいかがでしょうか。

まだMicrosoft 365を導入していない方はぜひ、以下の動画をご覧ください。

Microsoft 365のクラウド「SharePoint Online」とは

「SharePoint Online」は、Microsoftが提供するビジネス向けのファイル共有ツールです。

Microsoft 365の法人向けライセンスに組み込まれているため、該当プランの契約がある場合は、追加費用なしですぐに使い始めることができます。

主な機能

SharePoint Onlineの主要機能は次の4つです。

機能	特徴
ドキュメントライブラリ	ファイルのアップロード・閲覧
ファイル共有	アクセス権限つきでファイルを共有
ポータルサイトの作成	社内全体での情報共有
チームサイトの作成	チーム間での情報共有

SharePoint Onlineはビジネス向けの大容量クラウドストレージで、組織でアクセス権を設定できます。

ブラウザベースのため、Webページ上にドキュメントへのリンクや他サイトのURLを配置してポータルサイトとして使うことができるのが特徴です。

メリット

SharePoint OnlineはWebブラウザ上から操作するツールです。インストール作業不要ですぐに使い始めることができ、外出先からもネットワーク環境があればアクセスできます。

全体で1TB～と大容量かつ高セキュリティのため、ファイルサーバーの代用としても機能します。

ドキュメントライブラリやWebパーツが用意されており、直感的な操作が可能。プログラミングの知識は必要ありませんので、サイト構築を内製化することができます。

デメリット

専門知識がなくても簡単にサイト作成ができる一方で、あらかじめ用意されたパーツやテンプレートを利用して構築していくため、デザイン面ではある程度制約を受けます

また、SharePoint Onlineは法人向けプランのみに組み込まれているサービスのため、個人向けプランであるMicrosoft 365 Personal、Microsoft 365 Familyでは利用できませんのでご注意ください。

OneDriveとの違いは

Microsoft 365で提供されるクラウドサービスで、SharePoint Onlineと混同されやすいのがOneDriveです。

OneDriveもSharePoint Onlineも「クラウド上にデータを保管し、共有するツール」という共通点があり、両者の違いは少々わかりにくいかもしれません。

OneDriveは自分専用のクラウドストレージです。ユーザーごとの領域が割り当てられていて、自分から共有しない限り、他のユーザーには見えません。

つまり、他の人にファイルを見せるには、所有者がその都度共有の操作を行わなければならないのです。

一方、SharePoint Onlineでは、組織でアクセス権が制御されています。

例えば、全社員向けの領域にファイルをアップロードすれば全員がアクセスすることができます。

関係者のみに共有したいファイルは部門専用の領域に置いておけば、他の人の目に触れる心配はありません。

SharePoint Onlineでサイトを作成する方法

SharePoint Onlineで実際にサイトを作る手順を見ていきましょう。

社内ポータルサイト

全社に公開する社内ポータルサイトの作成手順です。

Office.com（https://www.office.com/）に管理者アカウントでサインインして「SharePoint」を開きます。
「＋サイトの作成」をクリックします。
「コミュニケーションサイト」をクリックします。
サイト名・説明などの必要項目を入力し、「完了」をクリックします。
サイトが作成されたら、コンテンツを追加していきます。

チームサイト

指定したメンバーだけがアクセスできるチームサイトを作成する方法は次の通りです。

作成方法①

Office.com（https://www.office.com/）に管理者アカウントでサインインして「SharePoint」を開きます。
「＋サイトの作成」をクリックします。
「チームサイト」をクリックします。
サイト名・グループメールアドレスなどの情報を入力します。
所属するメンバーのアカウントを追加します。メンバーは後から編集することもできます。
「完了」をクリックするとサイトが作成されます。

作成方法②

チームサイトは「Teams」上から作ることもできます。

SharePoint OnlineとTeamsは連携しているため、Teams上で新しいチームを作成するとMicrosoft 365グループが作成され、SharePoint Online上にもチームサイトが自動作成されます。

なお、先にSharePoint Onlineのチームサイトを作成した場合は、Microsoft 365グループの作成は行われますがTeamsのチームは自動作成されません。

メンバーとTeamsでコミュニケーションを取りたい場合は、Microsoft 365グループから手動でチームを作成してください。

記事まとめ

Microsoft 365の法人ライセンスに含まれる「SharePoint Online」を使って社内ポータルサイトを作成する方法を紹介しました。

SharePoint Onlineは大容量のファイルを安全なクラウド上に保管することができ、ファイルサーバーの代用や災害対策としても有効です。

Microsoft 365のライセンス契約があれば追加費用なしで利用でき、Teamsとの連携も可能。

社内のコラボレーション強化にぜひ活用してみてください。

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