Microsoft 365は、Officeアプリを定額料金で利用できるサブスクリプションです。

豊富なプランが用意されているのが魅力ですが、種類が多く細分化されているため「プランがわかりにくい」「違いがわからない」と感じる方も多いようです。

この記事では、Microsoft 365のプランの種類・ニーズに合わせたプランを選ぶ方法を紹介します。

Microsoft 365の特徴・メリット

従来は買い切り型が主流だったOfficeアプリの提供方法は、現在はサブスク契約の「Microsoft 365」メインに移行しつつあります。

OfficeをMicrosoft 365で利用することの最大のメリットは、ソフトウェアを物として管理する必要がなくなることです。

利用人数の変更や契約期間の自由度が高く、必要な分だけ無駄なく使うことができ、期限切れや買い替えも発生しません。

システム担当の管理作業が大幅に軽減されるだけではなく、コスト削減にも大きな効果が見込めるでしょう。

買い替え不要で常に最新版を入手できる

買い切りライセンスの場合はサポート期限が定められていて、それ以降は更新プログラムが提供されません。

古いバージョンのまま使い続けると、新機能が使えない・セキュリティリスクが生じるなどのデメリットがあるため、新しいバージョンへの買い替えが発生します。

Microsoft 365では、契約期間中は最新バージョンの更新プログラムが提供され続けるため、常に最新の状態で利用できます。

ネットワーク接続があればすぐにアプリを使える

Microsoft 365では、ユーザー作成・ライセンス割り当てなどの作業がWeb上の管理画面で完結します。

ライセンスが適用されたユーザーは、自分のアカウントでポータル画面にサインインすればOfficeアプリを入手することができるので、出張先やテレワークでもネットワーク環境さえあればすぐに必要なアプリにアクセスできます。

年契約または月契約で必要な期間だけ利用できる

買い切り版ライセンスは利用期間にかかわらず購入料金がかかるため、短期間だけの利用ではライセンス料金が無駄になってしまうことがありました。

Microsoft 365は、年契約・月契約を選ぶことができます。

短期間の利用や、一時的なスタッフ増員などの場合は月契約にしておき、更新前に解約すれば以降は請求が発生しません。

【種類別】Microsoft 365のライセンス

ビジネス向けのMicrosoft 365のライセンスは、

• 個人向け
• 一般法人（中小企業）向け
• 大企業向け
• 現場担当者向け

の4つのカテゴリに分かれています。

個人向けーPersonal、Family

少人数向けには、次の2種類のプランが用意されています。

• Microsoft 365 Personal
• Microsoft 365 Family

この2つのプランは個人向けライセンスですが、主要なOfficeアプリは全て含まれているため、個人事業主や小規模事業者のビジネス利用にも適しています。

Microsoft 365 Familyは1TB×人数分のOneDriveストレージが利用できるので、複数名でも十分な容量を確保できます。

一般法人（中小企業）向けーBusiness

300人までの法人向けプランは次の4種類です。

• Microsoft 365 Business Basic
• Microsoft 365 Business Standard
• Microsoft 365 Business Premium
• Microsoft 365 Apps for business

法人向けのライセンスには、独自ドメインの設定が可能なメールサービス「Exchange Online」や、ポータルサイト作成に便利なファイル共有サービス「SharePoint Online」など、組織向けの機能が含まれているのが特徴。

社内のユーザー管理・情報共有・セキュリティをMicrosoft 365で一元管理することが可能です。

「Microsoft 365 Apps for business」は少々特殊なプランです。

Officeのデスクトップアプリは全て提供されますがメールサービスやTeamsなどには対応しておらず、Officeアプリの利用に特化したプラン内容になっています。

大企業向けーEnterprise

300人以上の大人数に対応できるプランは、現時点で6種類販売されています。

• Office 365 E1
• Office 365 E3
• Office 365 E5
• Microsoft 365 E3
• Microsoft 365 E5
• Microsoft 365 Apps for enterprise

Microsoft 365の前身であるOffice365の大企業向けプランは、現在も販売を継続しています。

けれども、これから契約する場合は、セキュリティに優れたMicrosoft 365がおすすめです。

大企業向けとして販売していますが、どのプランもユーザー数に下限はなく、300名以下でも契約可能です。

現場担当者向け

店舗や工場などの現場で働くフロントラインワーカー向けプランは3種類です。

• Office 365 F3
• Microsoft 365 F1
• Microsoft 365 F3

このプランの特徴は、デスクトップアプリの提供がなく、すべてWebアプリになっている点です。

共用パソコンでの使用を想定し、各自のアカウントでサインインして使用します。

最適なライセンスの種類を知るには

Microsoft 365のライセンスの種類を紹介してきましたが、比較表を見ても、どのプランが自社に適しているかピンとこないかもしれません。

種類が多いため、一度に全て比較するのではなく、次の手順で絞り込みを行っていく方法をおすすめします。

1. 利用人数
2. デスクトップアプリは必要か
3. セキュリティレベル

1.利用人数

Microsoft 365にはユーザー数の制限があるプランもあるので、まずは利用人数でプランを絞りましょう。

ユーザー規模ごとに契約可能なプランの種類は下表の通りです。

2.デスクトップアプリは必要か

Officeアプリの提供形態には、「デスクトップアプリ」「Webアプリ」の2種類があります。

• デスクトップアプリ：パソコンにインストールして使用する
• Webアプリ：ブラウザ上で使用する

注意点として、デスクトップアプリではフル機能が使えますが、WebアプリではExcelのマクロなどの高度な機能が再現されないということです。

Microsoft 365のプランの中で、Webアプリしか提供されないプランは以下の5種類です。

デスクトップアプリが必要な場合は、これらのプランを候補から外しましょう。

• Microsoft 365 Business Basic
• Office 365 E1
• Office 365 F3
• Microsoft 365 F1
• Microsoft 365 F3

3.セキュリティレベル

旧プランであるOffice365のプランの中にはまだ販売しているものもありますが、脅威からの保護やデバイスの管理などのセキュリティが充実しているのはMicrosoft 365のプランです。

リモートワークやクラウド利用でセキュリティレベルを上げたい場合は、Microsoft 365の上位プランがおすすめです。

記事まとめ

Microsoft 365のライセンス・プランの種類と、選び方のコツを紹介しました。

プランが多く複雑ですが、まずは人数やこだわりポイントなどから条件を絞っていくと、最適なプランが見つかるはずです。

料金はこちらのページで紹介していますので、合わせてご参照ください。

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