組織内の承認プロセス電子化のため、承認ワークフローを導入する企業が増えています。

承認ワークフローは専用システムを導入しなくても、Microsoft 365のツールで作成が可能です。

本記事では、Microsoft 365ユーザーの方や、これから導入を検討されている方に向けて、Microsoft 365で承認ワークフローを作成する方法を解説します。

承認ワークフローとは

ワークフローとは、業務の流れや手続きを指す言葉です。

「承認ワークフロー」は組織内での承認プロセスという意味ですが、近年では承認処理を効率化する仕組みやシステムを指すようになりました。

従来、企業内での各種申請は紙の申請書を回覧して上司に押印してもらったり、Excelで作成したものをメールで回覧したりといった方法で行われていました。

承認ワークフローでは、まず申請者が電子申請を行います。各承認ステップで承認または却下が行われると、設定されている次の承認者に回覧される仕組みになっています。

あらかじめ承認に必要な上司や関係者を登録しておき、申請の回覧を自動化することで、スムーズな承認が可能になるのです。

Microsoft 365で承認ワークフロー作成に役立つツール

各社からさまざまなワークフローシステムがリリースされていますが、実はMicrosoft 365では、標準ツールで承認ワークフローを作成することができるのをご存じでしょうか。

次の3つが承認ワークフロー作成に利用できるツールです。

SharePoint Online

SharePoint Onlineは、社内ポータルの作成やファイル共有などに利用されているWebアプリです。

組み込みのワークフローがあり、テンプレートを使用して簡易的なワークフローを作成することができます。

なお、Power AutomateとSharePointを組み合わせると、さらに複雑なワークフローを作成することも可能になります。

承認プロセスのトリガーとなるリストはSharePoint Onlineで作成し、申請された後の処理をPower Automateでフロー作成していくのです。

例えば、ユーザーがSharePoint Online上で経費申請を入力すると上長に承認依頼が飛び、承認されたら経理部に回覧されるといった処理を自動化することができます。

Power Automate

Power Automateは、プログラミング不要で業務自動化プロセスを作成できるツールです。

繰り返し作業や単純作業などの定型業務はPower Automateで自動化すれば、作業が効率化されるとともに、人為的なミスも減らすことができます。

承認ワークフローには「自動化したクラウドフロー」を使用し、トリガー、アクション、条件分岐を設定していきます。

Power Automateはフロー作成ツールですので、このツールだけではワークフローは動作しません。

• フォームを作成するためのサイト（SharePoint Online）
• 承認依頼や通知を出す手段（Outlook、Teams）

など、承認ワークフローのパーツとなるツールと合わせて承認ワークフローが完成します。

Teams

Teamsには、「承認」というアプリを追加できます。

これは、Teams上で承認要求を作成し、送信→承認→管理までをTeams上で行うことのできる簡易承認ワークフローです。

チャットやチャネル上で承認要求を送れるので、グループチャットに投稿すれば複数の承認を依頼することも可能です。

承認の進捗はTeams上でリアルタイムに確認でき、履歴も残ります。

専用のワークフローシステムではないため、複雑な条件分岐を行うワークフローや複数ファイルの添付はできません。

Teamsの承認は、チャットやチームのチャネル上に履歴を残すことができるため、プロジェクトメンバーの同意を得たい時や日常業務の中で必要な許可を取りたい場合に気軽に使える機能です。

ワークフローの作成手順

ワークフローの作成例として、SharePoint OnlineとPower Automateを使って休日出勤申請の承認ワークフローを作成する手順を紹介します。

1. SharePoint Onlineでリストを作成し、「申請者」「対象日」「事由」など、必要な項目とデータ型を指定します。
2. Power Automateで「作成」→「自動化したクラウドフロー」を選択し、フロー名を設定します。
3. フローのトリガーを選択します。ここでは、SharePoint リストに登録されたタイミングがトリガーとなるため、「項目が作成されたとき　SharePoint」を設定し、「作成」をクリックします。
4. SharePoint上に作成したリストのサイトのアドレスとリスト名を設定します。
5. 申請アクションを追加します。「承認」と検索し、「開始して承認を待機」をクリックします。
6. 承認の種類、タイトル、承認者のメールアドレスを設定します。
7. 「新しいステップ」をクリックし、「条件」を検索して条件のコントロールを開きます。
8. 「はいの場合」「いいえの場合」に分岐します。それぞれ「アクションの追加」をクリックして次のアクションを設定します。

すべての項目を設定し終えたら「保存」をクリックして完了です。

作成したワークフローは必ず動作確認を行い、正常に動くことを確認しましょう。

ワークフロー利用におすすめのMicrosoft 365のプラン

Microsoft 365で承認ワークフローを作成できるツール「Power Automate」「SharePoint Online」「Teams」が含まれるMicrosoft 365のプランは公式サイトでは次の通りとなっています。

中規模事業者向けプラン（300人以下）

※料金は年契約の場合・Microsoft公式サイト料金の2023年12月時点での情報です

大企業向けプラン（人数無制限）

※料金は年契約の場合・Microsoft公式サイト料金の2023年12月時点での情報です

Microsoft 365 Business Basic、Office 365 E1にはデスクトップアプリが含まれていません。

Web版のTeamsやOutlookを使用する場合、通知の挙動がデスクトップアプリと異なる場合がありますのでご注意ください。

プラン選びに迷った場合は、標準的なプラン内容である

「Microsoft 365 Business Standard」（300人以下の法人向け）

「Microsoft 365 E3」（大企業向け）

を選んでおくのがよいでしょう。

記事まとめ

Microsoft 365があれば、Officeツールを組み合わせた承認ワークフローを作成することが可能です。

承認プロセスの電子化を検討している場合は、専用システムを導入する前に、まずはMicrosoft 365で作成してみてはいかがでしょうか。

Microsoft 365のグループウェアやクラウドサービスを利用すれば、承認ワークフロー以外にも、ツール同士を連携させて業務を効率化させることが可能です。

自社に合わせたプランを選びたい・おすすめのプランを知りたい方は、ぜひMicrosoftの販売店であるNECネッツエスアイにご相談ください。

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