ウェビナーとは？開催方法や配信の種類、メリット・デメリットなどを解説

様々なコト・モノがオンライン化していく中で、急速に注目を集めているのが“ウェビナー”です。

この記事では、ウェビナーの概要と導入のメリット・デメリットを解説していきます。

実際にウェビナーを開催するまでの流れや成功率を高めるポイントについてもまとめているので、ウェビナー開催をお考えの企業・団体様はぜひ参考にしてみてください。

ウェビナーとは？

ウェビナー（Webinar）は、「Web」と「セミナー」を掛け合わせた造語で、オンライン上で開催されるセミナーのことを指します。

まずは、ウェビナーの主な配信方法と、対面式セミナーと比較した場合のメリット・デメリットについて詳しく見ていきましょう。

ウェビナーの配信方法

ウェビナーの配信方法としては、「リアルタイム配信」と「録画配信」の大きく2種類があります。

リアルタイム配信

リアルタイム配信とは、指定の日時に生放送のウェビナー配信を行う仕組みのことです。

チャットなどの機能を通じて、配信者と視聴者がリアルタイムでやり取りを行えることから、コミュニケーションを取りやすいといったメリットがあります。

一方で、機材の不具合など予期せぬトラブルが発生して配信が中断される可能性もあるため、入念な事前準備が必要です。

録画配信

録画配信とは、事前に収録した映像を特定の期間で配布する仕組みのことです。

オンライン上で再生される「オンデマンド配信」と、ローカルに保存してから再生する「ダウンロード配信」の2種類があります。

直接的なコミュニケーションは取れないものの、配信前に動画の編集を行うことができるため、クオリティの高いウェビナーを安定して配信できるのがメリットです。

ウェビナーのメリット

オフライン形式のセミナーと比較して、ウェビナーには以下のようなメリットがあります。

会場費用・交通費などの費用を削減できる
参加者の人数によって会場を調整する手間がかからない
全国の顧客をターゲティングできる
いつでも・どこからでもセミナーを視聴できる
同じ内容を説明するときに過去のウェビナーを流用できる

このように、金銭的・時間的・体力的なコストを大幅にカットできるのがウェビナーの大きなメリットです。

また時間や場所の制約がなくなることで、気軽に参加できるようになるという視聴者側のメリットもあります。

ウェビナーのデメリット・注意点

一方で、ウェビナーには以下のようなデメリットも考えられます。

画面越しになるため反応やリアクションを読み取りにくい
事前キャンセルや開催中の離脱率が高い
配信環境の準備にコストがかかる

ウェビナーの場合、オフラインセミナーのように直接声をかけたり意見交換を行ったりすることができません。

特に録画配信の場合はチャットなども利用できないため、ウェビナーの質が不十分な場合に、途中で離脱されてしまう可能性があります。

また“気軽に参加できる＝気軽にキャンセルできる”ことから、特に告知から開催までの期間が長い場合などはキャンセル率が高くなりやすい点にも注意が必要です。

ウェビナーを開催するまでのステップ

ここからは、実際にウェビナーを開催するための具体的な手順を紹介していきます。

ウェビナー開催に役立つおすすめツールも紹介しているので、合わせてチェックしてみてください。

ステップ1.ウェビナーの目的を決める

まずはウェビナーを開催する目的・ゴールを設定することから始めましょう。

企業によってウェビナーを開催する目的は様々で、例えば新商品・サービスの説明会に活用するケースや、従業員の研修資料として活用するケースなどがあります。

目的によってウェビナーの構成や配信方法が変わってくるため、まずはここをしっかり固めることが重要です。

ステップ2.配信ツールの選択

ウェビナーの開催目的が決まったら、実際に配信や収録を行うためのツールを選定しましょう。

ウェビナーツールを選ぶときに重要となる比較ポイントは以下の通りです。

配信者・視聴者ともに利用しやすい操作画面であること
チャットなどコミュニケーションを取れる機能が搭載されていること
参加人数や配信可能時間の上限が希望を満たしていること
画質や音質が十分であること

これらの条件を満たすおすすめのウェビナーツールに、「Zoom（ズーム）ウェビナー」があります。

オンライン会議ツール「Zoomミーティング」の有料アドオンとして追加できるため、普段使用しているZoomをそのままウェビナーに活用できるのが特徴。

チャット機能の他、Q&A機能や投票機能など、ウェビナーの進行に役立つ機能が豊富に搭載されています。

ウェビナーツールでお悩みの企業・団体様は、ぜひZoomウェビナーの利用をご検討ください。

ステップ3.配信環境の整備

次に、ウェビナーを配信するための環境を整えていきます。

配信環境を準備する際は、インターネットの安定性や画質・音質の向上を意識することが大切です。

インターネットは有線LANを使用する
ある程度スペックの高いWebカメラ・マイクを揃える
必要に応じて照明なども設置する
リハーサルを実施し、映像や音声に乱れが生じないか確認する　など

ステップ4.集客・告知

どれだけ質の高いウェビナーを開催しても、参加者が集まらなければ意味がありません。

社内向けのウェビナーであればメール通知だけでも十分ですが、社外に向けたウェビナーを開催する場合は、SNSやWeb広告などを活用した集客が重要となるでしょう。

またターゲット層によっては、ダイレクトメールやチラシといった紙媒体での告知を行うのもおすすめです。

ステップ5.ウェビナーの実施と振り返り

いよいよウェビナーを開催する、というタイミングで起こりやすいトラブルには以下のようなものがあります。

映像が乱れる・音声が聞こえない
URLのアクセスエラー
質問対応に追われて予定通り進行できない　など

これらのトラブルをスムーズに対処できるよう、開催当日はサポート専門のスタッフを配置しておくのがおすすめです。

またウェビナーの開催後は、アンケートなどを実施して内容に対する評価・改善点の洗い出しを行います。

きちんと振り返りを行うことで、次回以降のウェビナーをより充実したものに変えていけるでしょう。

開催を成功させるためのポイント

ウェビナー開催を成功させるには、ウェビナー自体の内容だけでなく、前後のフォローが重要となります。

最後に、ウェビナーの満足度を高めるためのコツ・注意点について詳しく見ていきましょう。

参加者への事前アナウンス

ウェビナーは従来のオフラインセミナーと比較して、気軽に参加しやすいというメリットがあります。

そのため、全ての参加者が高いモチベーションを持っているわけではなく、中には「なんとなく面白そう」くらいの気持ちでいる方も少なからず存在します。

こういった方は直前で関心を失ってキャンセルするケースも多いので、開催当日までモチベーションを保ってもらえるよう事前アナウンスを行いましょう。

例えば、ウェビナーの目次を送る・講師のプロフィールを公開する・質問を募集するといった取り組みがおすすめです。

リハーサルを実施する

ウェビナーを開催する際は、必ず事前にリハーサルを実施するようにしましょう。

話すスピードや声量、画面の明るさなどを視聴者側の目線でチェックすることが大切です。

また内容が冗長になっている場合は視聴者が離脱する可能性が高まるため、メリハリのある進行ができているかどうかといった点も注意してみると良いでしょう。

開催後のフォローも重要

ウェビナー開催後は、アンケートによる振り返りを行うとともに、参加者へのお礼メールを送るようにすると満足度の向上につながります。

また時間内に対応できなかった質問と回答の一覧を作成して公開するなど、フィードバックの実施も欠かせません。

適切なフォローで顧客との関係性を強化し、次回以降のウェビナーにも興味を持ってもらえるよう工夫してみましょう。

まとめ

ウェビナーを導入することで、各種コストの削減や集客範囲の拡大といったメリットが期待できる
ウェビナーの開催までは、目的の設定▶ツール選定▶環境準備▶集客▶開催当日という5ステップで進んでいく
開催前後の案内やフォローを徹底することで、参加者の満足度を高めることができる

ウェビナーには、オフラインセミナーとは違った難しさがあります。

一方で、事前の目標設定や案内を適切に行うことで、オフラインセミナーの何倍もの集客ができる可能性も秘めていると言えるでしょう。

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