Webセミナーの参加者を増やす「案内メール」の書き方・送り方を解説

Webセミナーの集客率を高めるには、事前に配信する案内メールの内容が重要となります。

この記事では、Webセミナーの案内メールを作成する際の基本的な構成と、書き方・送り方のポイントを解説します。

案内メールのテンプレートも掲載しているので、Webセミナーの開催を予定している方はぜひ参考にしてみてください。

Webセミナーの案内メールの基本構成

まずは、Webセミナーの案内メールを作成するときの基本的な構成について詳しく見ていきましょう。

件名

案内メールの件名は開封率を左右する重要なポイントの1つです。

簡潔かつ具体的なタイトルを入れることで、開封率やアクセス数等の向上が期待できるでしょう。

また一目でWebセミナーの内容・魅力を伝えるために、メインのキーワードを先頭に入れるといった工夫も効果的です。

なおスマートフォンが普及した現代は、案内メールをモバイル端末から確認する可能性も考えられるため、あまり件名が長くなりすぎないよう意識しましょう。

挨拶文・リード文

案内メールの冒頭部分には、挨拶と合わせてWebセミナーの簡単な紹介文を記載します。

どのようなWebセミナーを開催するのか、またどのような人をターゲットとしているのかといったことが伝わるような文章にしましょう。

Webセミナーのメリットやベネフィット、また他のWebセミナーとの違い等を記載するのも効果的です。

Webセミナーの詳細

本文には、Webセミナーの目次・講師紹介・開催日時・参加費用・申し込み手順等の詳細情報を記載しましょう。

特に申し込み手順の部分は、不備があると「どこから申し込むのか分からない」「事前準備は必要？」等の疑問が生じて参加率の低下に繋がるため、必要事項の抜け漏れがないようしっかり確認しましょう。

また情報量が多くなってしまう場合は、詳細をまとめたWebページを別途用意して、案内メール内のリンクからアクセスできるようにしておくと親切です。

Webセミナーの案内に入れた方が良い内容とは

続いて、Webセミナーの案内メールを作成する際に入れるべき内容とその理由について解説していきます。

Webセミナーの開催目的

Webセミナーの案内を送る際は、セミナーの開催目的やゴールを分かりやすく記載することが大切です。

なぜWebセミナーを開催するに至ったのか、その背景や業界における課題等を提示し、そのうえでWebセミナーに参加するメリットやベネフィットをまとめると分かりやすいでしょう。

この時点で顧客に関心を持ってもらえれば、案内メールを最後まで読み進めてもらえる確率が高まります。

登壇者のプロフィール

Webセミナーへの参加を検討している方にとっては、講師の情報も重要なポイントの1つです。

特に有料セミナーの場合は「お金を払ってまで話を聞く価値がある人なのか」という点が申し込みを左右する場合もあるため、案内メールの段階で簡単な紹介を載せておくのがおすすめです。

講師のキャリアや肩書きといった基本情報の他、顔写真も載せておくと安心感を得やすいでしょう。

参加・視聴方法

Webセミナーの案内を送る際に忘れてはならないのが、申込方法の記載です。

せっかくWebセミナーに興味を持ってもらえても、参加方法が複雑であったり、限られた方法しか選べなかったりすると、申し込みに繋がらない可能性があります。

メール返信やWebフォームへの入力といったなるべくシンプルな方法を用意し、かつ簡単にアクセスできるリンクやQRコードを載せておくのがおすすめです。

案内メールの例文・テンプレート

以下に、Webセミナーの案内メールのテンプレートを紹介します。

案内メールの書き方・構成で迷った場合はこちらをアレンジしながら活用してみてください。

―――
株式会社○○○
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。

このたび、弊社の○○○○に関するWebセミナーを開催する運びとなりました。
○○○○の技術に詳しい専門家をお招きし、○○○○の導入・利用方法などの解説を行う予定です。
日頃から○○○○をご利用いただいている○○様にもぜひご参加いただきたく、ご案内いたします。

＜Webセミナー概要＞
タイトル：
内容：
講師紹介：
開催日時：
参加費：
定員：
その他、Webセミナーの詳細についてはこちら：http://～

＜申し込み方法＞
参加のお申し込みは、下記の申し込みフォームをご利用ください。
http://～
ご不明な点等ございましたら、以下の連絡先までお気軽にご相談ください。
○○様のご参加を心よりお待ちしております。

株式会社○○　担当：○○
メールアドレス：
電話番号：
―――

メールの送り方とおすすめサービス

Webセミナーの案内メールは、送るタイミングや送り方についてもいくつかのポイントがあります。

ここからは、Webセミナーの案内メールを送るときのポイントと、メール配信に役立つNECネッツエスアイのおすすめサービスを見ていきましょう。

メールの送信方法

Webセミナーの案内メールの送り方には「一斉配信」と「セグメント配信」の大きく2種類があり、開催規模や内容に応じた使い分けが重要となります。

一斉配信は、対象となる顧客に対して同一のメールを同時に送信する仕組みのことです。

またセグメント配信は、属性や行動の傾向等で分類した顧客リストを活用して、複数のパターンの案内メールを送信する仕組みを指します。

それぞれの配信方法のメリット・デメリットは以下の通りです。

	一斉配信	セグメント配信
メリット	多くの顧客に対して集客を行える	確度の高い顧客に対して集客を行える
デメリット	ターゲットに当てはまらない顧客にもメールが届いてしまう	集客の母数が減る

メールを送るタイミングは？

Webセミナーの参加者の多くは、配信日の1週間前頃から当日にかけて申し込みを行う傾向にあります。

そのため、例えば1か月前に1度だけ案内メールを送信しても、思うような集客には繋がらない可能性が高いでしょう。

2週間程度前もって案内メールを送信し、その後1週間前・前日・1時間前等に再度リマインドメールを送信するといった方法がおすすめです。

NECネッツエスアイのおすすめサービス

NECネッツエスアイでは、案内メールの送信に役立つ「SMS配信予約サービス」を提供しています。

SMS配信予約サービスはその名の通り、SMSでWebセミナーの集客案内を行えるサービスのことです。

SMSははがきDMやメールよりも開封率が高いため、効果的なWebセミナーの案内・集客に役立ちます。

SMS配信予約サービスでできる機能は以下の通りです。

スケジュール登録	スケジュールを事前登録することで、予約した日時にSMSを一斉配信します。宛先リストはCSV形式での一括登録が可能です。
テンプレート登録	一斉送信用のSMSをテンプレートとして管理・編集することができます。なおお客様の氏名などの情報は個別に設定することができます。
実行履歴閲覧	SMSの送信履歴を確認し、結果をCSV形式でエクスポートすることができます。

まとめ

案内メールの基本構成は件名・挨拶文（リード文）・本文（ウェビナー詳細）の3段階
Webセミナーの案内メールには、開催目的やメリット・申し込み方法等を明記することが大切
複数回に分けてリマインドメールを送信することで、より高い集客率を実現できる

NECネッツエスアイでは、記事内で紹介したメール配信サービスをはじめ、ウェビナー配信ツールやQ&A・投票等ができるインタラクティブサービスの提供を行っています。

導入後の運用に関する支援も可能ですので、Webセミナーの運用でお悩みの企業様はぜひ一度ご相談ください。

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