【Webセミナー】参加者を増やすための案内状・メールのつくり方

Webセミナーの案内状や案内メールを作成する際は、開催概要と合わせてターゲットの興味を引くようなタイトル・表現を用いることが大切です。

この記事では、Webセミナーの案内状を作成する際のポイントと、基本的な構成内容について解説します。

Webセミナーの参加率を高めるためのコツもまとめているので、オンラインでのセミナー開催を予定している方はぜひ参考にしてみてください。

Webセミナーの案内状を作成するときのポイント

まずは、Webセミナーの案内状・案内メールを作成するときの書き方のポイントについて解説していきます。

興味を引く件名を付ける

案内状・案内メールの件名には、簡潔で分かりやすく、かつインパクトのあるタイトルを入れることで、開封率やアクセス数の向上を期待できるでしょう。

また一目でWebセミナーの内容・魅力が伝わるよう、メインキーワードを先頭に入れる等の工夫も効果的です。

なおスマートフォンが普及した現代は、案内状・案内メールをモバイル端末から確認する可能性も考えられるため、あまり件名が長くなりすぎないよう注意しましょう。

ターゲットを明確にする

案内状・案内メールの冒頭部分には、挨拶と合わせてWebセミナーの簡単な紹介文を記載するのが一般的です。

この時点で相手の興味を引かないと続きを読み進めてもらうことが難しくなるため、どのようなWebセミナーを開催するのか、またどのような人がターゲットなのかといったことが伝わる文章を意識しましょう。

Webセミナーに参加するメリットやベネフィット、また他のWebセミナーとの違い等を記載すると効果的です。

Webセミナーの内容を分かりやすくまとめる

本文にはWebセミナーの目次・講師紹介・開催日時・参加費用等の開催概要を記載し、最後に申し込み手順をまとめる流れで構成するのが基本となります。

このとき、特に申し込み手順の部分に不備があると「どこから申し込むのか分からない」「事前準備は必要なの？」といった疑問から参加率の低下を招く可能性があるため、必要事項の抜け漏れがないようしっかりと確認することが大切です。

また情報量が多くなってしまう場合は、詳細をまとめたWebページ等を別途用意して、案内状・案内メール内のリンクからアクセスできるようにしておくと良いでしょう。

案内状・メールに記載すべき内容

続いて、Webセミナーの案内状・案内メールの作成時に記載すべき内容を解説していきます。

また案内状・案内メールのテンプレートも紹介しているので、合わせて参考にしてみてください。

Webセミナーの開催目的

Webセミナーの案内を送る際は、セミナーの開催目的やゴールを分かりやすく記載することが大切です。

なぜWebセミナーを開催しようと思ったのか、その背景や業界における課題等を提示し、そのうえでWebセミナーに参加するメリットやベネフィットをまとめる方法がおすすめです。

顧客に「自分と関係のある内容だ」と判断してもらうことができれば、案内メールを最後まで読み進めてもらえる確率も高まるでしょう。

登壇者のプロフィール

Webセミナーへの参加を検討している方にとっては、当日登壇する講師の情報も重要なポイントとなります。

特に有料セミナーの場合は「お金を払ってまで話を聞く価値がある人なのか」という点が参加率を左右する場合もあるため、案内状・案内メールの中に簡単な紹介を記載しておくのがおすすめです。

講師のキャリアや肩書きといった基本情報の他、顔写真を載せることで安心感・信頼感を得やすくなります。

参加・視聴方法

Webセミナーの案内状・案内メールを送る際に忘れてはならないのが、申し込み方法の記載です。

せっかくWebセミナーに興味を持ってもらえたとしても、参加方法が複雑であったり、限られた方法しか選べなかったりすると、申し込み前にモチベーションが下がってしまう可能性があります。

メール返信やWebフォームへの入力といったなるべくシンプルな方法を用意し、Webフォームへの遷移が必要な場合はリンクやQRコードを載せておくと親切です。

案内状の例文・テンプレート

以下に、Webセミナーの案内状・案内メールのテンプレートを掲載します。

案内状・案内メールの書き方や構成で迷った場合はこちらのテンプレートをアレンジしながら活用してみてください。

―――
株式会社○○○
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。

このたび、弊社の○○○○に関するWebセミナーを開催する運びとなりました。
○○○○の技術に詳しい専門家をお招きし、○○○○の導入・利用方法などの解説を行う予定です。
日頃から○○○○をご利用いただいている○○様にもぜひご参加いただきたく、ご案内いたします。

＜Webセミナー概要＞
タイトル：
内容：
講師紹介：
開催日時：
参加費：
定員：
その他、Webセミナーの詳細についてはこちら：http://～

＜申し込み方法＞
参加のお申し込みは、下記の申し込みフォームをご利用ください。
http://～

ご不明な点等ございましたら、以下の連絡先までお気軽にご相談ください。
○○様のご参加を心よりお待ちしております。

株式会社○○　担当：○○
メールアドレス：
電話番号：
―――

Webセミナーの参加者を増やすためのコツ

ここからは、Webセミナーの参加率を高めるための案内状・案内メールの効果的な送り方を紹介します。

集客のタイミング・回数

Webセミナーの参加者の多くは、配信当日の1週間前頃から申し込みを行う傾向にあります。

そのため、例えば1か月前に1度だけ案内状・案内メールを送信するだけでは、思うように参加者が集まらない可能性が高いでしょう。

2週間程度前もって案内状・案内メールを送信し、その後1週間前・前日・1時間前等に再度リマインドメールを送信する方法がおすすめです。

NECネッツエスアイでは、以下の機能を搭載した「SMS配信予約サービス」を提供しています。

案内状・案内メールの送信に役立つサービスとなっているので、ぜひ導入を検討してみてください。

スケジュール登録	スケジュールを事前登録することで、予約した日時にSMSを一斉配信します。宛先リストはCSV形式での一括登録が可能です。
テンプレート登録	一斉送信用のSMSをテンプレートとして管理・編集することができます。お客様の氏名等の情報は個別に設定することができます。
実行履歴閲覧	SMSの送信履歴を確認し、結果をCSV形式でエクスポートすることが可能です。

資料を用意する

案内状・案内メールの内容だけでは情報が不十分という場合は、追加の資料や詳細ページを用意しておくのもおすすめです。

当日の配布資料の一部を添付したり、詳細情報を確認できるWebページを設置したりして案内状・案内メールの不足を補いましょう。

また過去に開催実績のあるWebセミナーであれば、SNS等の口コミを掲載する方法も効果的です。

まとめ

案内状・案内メールは件名・挨拶文（リード文）・本文（ウェビナー詳細）の3段階で構成するのが一般的
開催概要だけでなく、開催目的やメリット等を明記することでターゲットの興味を引きやすくなる
参加率を高めたい場合は、複数回に分けてリマインドメールを送信したり、追加資料を添付したりする方法がおすすめ

NECネッツエスアイでは、当記事で紹介したメール配信サービスをはじめ、Webセミナー配信ツールやQ&A・投票等ができるインタラクティブサービスの提供を行っています。

導入後の運用サポートも可能ですので、Webセミナーの実施方法でお悩みの企業様はぜひ一度ご相談ください。

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