参加者を増やす！ウェビナー案内メールの効果的な書き方を解説

新商品の発表会やスキルアップのためのウェビナーなど、オンライン開催のセミナーを成功させるには事前の案内メールがカギをにぎっています。

この記事では、ウェビナーの案内メールを作成する際の基本構成や書き方のポイントなどを解説。

案内メールのテンプレートも掲載しているので、ウェビナー開催時、案内メールを書く際は参考にしてみてください。

ウェビナーの案内メールの基本構成

まずは、ウェビナーの案内メールを作成する際の基本構成について詳しく見ていきましょう。

件名

毎日何通もメールが届く中で、ウェビナー開催の案内メールに気付いてもらうには、メールの件名が重要です。

目を引くようなタイトルを入れることで、案内メールの開封率・アクセス数などの向上が期待できます。

件名の頭にキーワードを入れるなど、一目でウェビナーの内容・魅力が伝わるようなタイトルを考えましょう。

またスマホでメールを確認するケースもあるため、あまり件名が長くならないよう意識することも大切です。

挨拶文・リード文

案内メールの冒頭には、挨拶文やウェビナーの簡単なアピール文を記載します。

どのようなウェビナーを開催するのか、自分に関連のある内容なのかといったことが伝わる文章にしましょう。

ウェビナーのターゲットやメリット、他のウェビナーとの違いなどを入れておくのがおすすめです。

ウェビナーの詳細

本文となるエリアでは、ウェビナーの開催概要を分かりやすくまとめます。

ウェビナーの目次・講師紹介・開催日時・参加費用・申し込み手順などを箇条書きや表にして記載すると見やすくなるのでおすすめです。

「どこから申し込むのか分からない」「事前準備は必要？」など、不明点が出てくると参加をやめてしまう人もいるため、必要事項の抜け漏れがないようしっかり確認しましょう。

また情報量が多くなってしまう場合は、ウェビナーの詳細をまとめたWebページを用意して、メールからアクセスできるようにしておくのもおすすめです。

案内メールに含むべき内容とは

続いて、案内メールのリード文やウェビナー詳細部分に盛り込んだ方が良い内容を具体的に紹介していきます。

ウェビナーの目的・内容

ウェビナー開催の案内メールを出す際は、ウェビナーの目的・内容、ゴールを分かりやすく記載することが大切です。

なぜウェビナーを開催するに至ったのか、その背景や業界における課題などを提示し、ウェビナーに参加することでどう解決できるのかといったゴールも記載します。

この時点で「自分と関連がありそう」と思ってもらえれば、その先まで読み進めてもらえる確率も高まります。

講師の紹介

ウェビナーへの参加を検討している方にとっては、講師を務める人の情報も重要な比較ポイントです。

特に有料セミナーの場合は「お金を払ってまで話を聞く価値のある人なのか」と不信感を持たれる可能性もあるため、案内メールの段階で紹介文を掲載するのがおすすめです。

講師のキャリアや肩書、過去の実績を掲載する他、スペースがあれば顔写真も載せておくと良いでしょう。

申込方法

ウェビナーの開催概要をまとめる際、忘れてはならないのが申込方法の掲載です。

せっかくウェビナーに興味を持ってもらえても、参加方法が複雑であったり、限られた方法しか選べなかったりすると、申し込みにつながらない可能性があります。

メールへの返信で申込が完了する・Webフォームへのリンク・QRコードを掲載するなど、シンプルで分かりやすい申込方法を用意しましょう。

また高齢者を対象としたセミナーであれば、電話や郵送での対応を検討するのも1つです。

ウェビナーの案内メールの例文・テンプレート

ここからは、実際にウェビナーの開催案内メールを送る際に活用できる例文・テンプレートを掲載します。

どのような案内メールをつくれば良いか迷った場合は、以下の例文を参考にしてみてください。

―――

株式会社○○○

○○様

いつもお世話になっております。

株式会社○○の○○です。

このたび、弊社の○○○○に関するウェビナーを開催する運びとなりました。

○○○○の技術に詳しい専門家をお招きし、○○○○の導入・利用方法などの解説を行う予定です。

日頃から○○○○をご利用いただいている○○様にもぜひご参加いただきたく、ご案内いたします。

＜ウェビナー概要＞

タイトル：

内容：

講師紹介：

開催日時：

参加費：

定員：

その他、ウェビナーの詳細についてはこちら：http://～

＜申し込み方法＞

参加のお申し込みは、下記の申し込みフォームをご利用ください。

http://～

ご不明な点等ございましたら、以下の連絡先までお気軽にご相談ください。

○○様のご参加を心よりお待ちしております。

株式会社○○　担当：○○

メールアドレス：

電話番号：

―――

集客率を高めるためのポイント

最後に、案内メールからの集客効果をより高めるためのコツ・ポイントを解説していきます。

ターゲットを明確にする

ウェビナーの案内メールを作成する際は、ウェビナーのターゲットを明確にしておくことが重要です。

件名やリード文にターゲットを示すことで、自分に関連のある内容なのかどうかを判断しやすくなります。

まずはウェビナーのターゲットを明確にし、ターゲット層に合わせた文体・チラシデザインなどを意識していきましょう。

参加するメリットを伝える

案内メール内でウェビナーに参加することで得られる知識・メリットを具体的に挙げておくのもポイントです。

インターネット検索では出てこない専門的な情報を得られる・プロの解説を直接聞けるなど、ウェビナーならではのメリットがあると集客率を高められます。

またウェビナー後に試供品を受け取ることができたり、商品の割引を受けられたりといった分かりやすい特典を付けてみるのも良いでしょう。

資料を添付する

案内メールの情報では判断材料が不十分という場合には、追加の資料や詳細ページを用意するのもおすすめ。

案内メール内でチラシや当日配布する資料の一部を添付したり、詳細な情報を確認できるWebページを設置して誘導したりする方法が一般的です。

また過去に開催実績のあるウェビナーであれば、SNSなどの口コミを掲載するのも良いでしょう。

案内メールの送り方

一斉配信は顧客に向けて同じ内容のメールを一斉配信する方法、セグメント配信は顧客の属性や行動の段階を分類して作ったリストに沿ってメールを送信する方法です。

それぞれの配信方法のメリット、デメリットについて紹介します。

	一斉配信	セグメント配信
メリット	より簡単に多く集客できる	参加可能性の高い人に向けて配信できるため効率が良い
デメリット	テーマに興味のない人にも届いてしまう	送信する相手が限られるため集客率が下がる

案内メール送信のタイミング

案内メールは参加者に対してのリマインド、告知の役割もあるため、送るタイミングには注意が必要です。

LogMeln社の調査で、ウェビナー参加者のうち59％がウェビナー開始日の1週間前から申し込みを開始し、うち17％は当日に参加を申し込んだという結果が発表されました。

このことから、多くの人が直前になってウェビナーへの参加を決めたことがわかります。

余裕を持つことは大切ですが、気長に待つことも集客率を高めるコツです。

そのため、案内メール送付は2週間前に送信、申込期限はウェビナー開催ぎりぎりに設定しましょう。

そして、開始前にリマインドを行うことも重要。

気軽に申し込みができるウェビナーでは、申し込んだことを忘れられてしまうことがあります。

ウェビナー前日、1時間前、15分前など、参加者が余裕をもって準備できる時間に案内メールを再送信、リマインドし、ウェビナーのスケジュールがあることを把握してもらいましょう。

関連記事【各専門家が解説】ウェビナー集客の方法7選と成功のポイント

2023.04.21

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Slidoの主なサービスは以下の通りです。

イベント参加者からの質問をオンラインで受け付け
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Slidoを導入することで、参加者に匿名での質疑応答の機会が与えられるため、相互的なウェビナーを実現することができます。

さらに、アンケート結果等をエクスポートして確認することができるため、参加者へのアフターフォローやフィードバックにも役立ちます。

Slidoのサービスを使えば、参加者に、ウェビナーに参加するメリットを十分に与えることができます。

参加者へのフェードバックが充実したウェビナーは参加者からの評価も高くなるでしょう。

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まとめ

案内メールは件名・挨拶文（リード文）・本文（ウェビナー詳細）の3部構成が基本
ウェビナーの案内メールには、ウェビナーの目的・内容やメリット、開催概要などをしっかりと明記することが大切
特典や資料などを付与することで、ウェビナーの参加率を高める効果が期待できる
Slido等のサービスを利用することでより充実したウェビナーを実現

この記事で紹介したポイントを意識して案内メールを準備すれば、高い集客率を期待できるでしょう。

またNECネッツエスアイでは、メール集客に活用できるサービスや、ウェビナー配信の支援サービスなどの提供を行っています。

案内メールだけでなくウェビナーそのものの質も高めたいという企業・団体様は、ぜひ一度NECネッツエスアイへご相談ください。

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