オンライン・オフラインにかかわらず、セミナーや講演会を実施する際は案内メールの送付が必要となります。
この記事では、Webセミナーの案内メールを作成する際の構成内容やポイントについて解説します。
案内メールのテンプレートも掲載しているので、Webセミナーの開催を予定している方はぜひ参考にしてみてください。
Webセミナーの案内メールに入れるべき内容
まずは、Webセミナーの案内メールを作成する際に必ず入れた方が良い項目とその理由を見ていきましょう。
Webセミナーの開催目的
Webセミナーの案内メールを送付する際は、開催目的やゴールを分かりやすく記載することが大切です。
なぜWebセミナーを開催するに至ったのか、その背景や業界における課題等を提示し、そのうえでWebセミナーに参加するメリットやベネフィットをまとめます。
この時点で興味をひくことができれば、案内メールを最後まで読み進めてもらえる確率が高まるでしょう。
登壇者のプロフィール
Webセミナーへの参加を検討している方にとっては、講師の情報も重要な比較ポイントの1つです。
特に有料セミナーの場合は「お金を払ってまで話を聞く価値があるのか」という点が申し込みの判断を左右する場合もあるため、案内メールの段階で簡潔にプロフィールをまとめておくのがおすすめです。
講師のキャリアや肩書きといった基本情報の他、顔写真も載せておくと安心感を与えられるでしょう。
参加・視聴方法
Webセミナーの開催概要をまとめる際に忘れてはならないのが申込方法の記載です。
せっかくWebセミナーに興味を持ってもらえたとしても、参加方法が複雑であったり、限られた方法しか選べなかったりすると、申し込みを断念してしまう可能性があります。
メール返信やWebフォームへの入力といったシンプルな方法を用意したうえで、簡単にアクセスできるリンクやQRコードを載せておくと親切でしょう。
案内メールの基本構成・テンプレート
続いて、実際にWebセミナーの案内メールを作成するときの書き方・構成について解説していきます。
件名
件名に目を引くようなタイトルを入れることで、案内メールの開封率・アクセス数等の向上が期待できます。
メインキーワードを先頭に入れる等、一目でWebセミナーの内容・魅力が伝わるようなタイトルを考えましょう。
またスマホでメールを確認する可能性も考えられるため、件名が長くなりすぎないよう意識することも大切です。
挨拶文・リード文
案内メールの冒頭には、挨拶文と合わせてWebセミナーの簡単な紹介文を記載します。
どのようなWebセミナーを開催するのか、ターゲットが誰なのかといったことが伝わる文章を設定しましょう。
Webセミナーのメリットやベネフィット、また他のWebセミナーとの違い等を記載するのがおすすめです。
Webセミナーの詳細
本文部分には、Webセミナーの目次・講師紹介・開催日時・参加費用・申し込み手順等の詳細を記載します。
特に申し込み手順の部分は、「どこから申し込むのか分からない」「事前準備は必要？」等の不明点が出てくると参加率の低下に繋がるため、必要事項の抜け漏れがないようしっかり確認しましょう。
また情報量が多くなってしまう場合は、詳細をまとめたWebページを別途用意して、案内メール内のリンクからアクセスできるようにしておくのもおすすめです。
案内メールの例文・テンプレート
以下に、Webセミナーの案内メールのテンプレートをまとめます。
案内メールの書き方・構成で迷った場合はこちらも参考にしてみてください。
―――
株式会社○○○
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。
このたび、弊社の○○○○に関するWebセミナーを開催する運びとなりました。
○○○○の技術に詳しい専門家をお招きし、○○○○の導入・利用方法などの解説を行う予定です。
日頃から○○○○をご利用いただいている○○様にもぜひご参加いただきたく、ご案内いたします。
＜Webセミナー概要＞
タイトル：
内容：
講師紹介：
開催日時：
参加費：
定員：
その他、Webセミナーの詳細についてはこちら：http://～
＜申し込み方法＞
参加のお申し込みは、下記の申し込みフォームをご利用ください。
http://～
ご不明な点等ございましたら、以下の連絡先までお気軽にご相談ください。
○○様のご参加を心よりお待ちしております。
株式会社○○ 担当：○○
メールアドレス：
電話番号：
―――
Webセミナーの集客率を高めるコツ・ポイント
ここからは、案内メールからの集客率を高めるためのコツ・ポイントを解説していきます。
具体的なターゲットを決める
案内メールを作成する際は、Webセミナーのターゲット層を明確にしておくことが重要です。
件名やリード文にターゲットを示すことで、自分に関連のある内容なのかどうかを判断しやすくなります。
まずはWebセミナーのターゲット層を明確にし、ターゲット層を意識した文体や広告デザイン等を行うよう心がけましょう。
過去の開催レポート・口コミを掲載する
案内メールだけでは情報が不十分という場合は、追加の資料や詳細ページを用意する方法がおすすめです。
チラシや当日配布する資料の一部を添付したり、詳細な情報を確認できるWebページへのリンクを記載したりする方法が一般的です。
また過去に開催実績のあるWebセミナーであれば、SNS等の口コミを掲載するのも良いでしょう。
参加者の声を効率的に集めるなら【Slido】がおすすめ
Webセミナーの質向上を図るなら、インタラクションツール「Slido」の活用がおすすめです。
SlidoはイベントやセミナーにおけるQ&Aと投票を実現するサービスで、主に以下のような機能があります。
| 選択式の投票機能 | 参加者の意見を素早く収集するのに役立ちます。 |
|---|---|
| ワードクラウド機能 | 意見をワードクラウド化することでキーワードの抽出が可能です。 |
| クイズ機能 | 上位5名をランキング表示できます。イベントのエンターテインメント性を向上するという使い方が可能です。 |
| 評価投票機能 | 最大10段階の星の数でイベントの満足度等を可視化できます。 |
| フリーフォーマット機能 | アンケートにおける自由記述等におすすめです。 |
| ランキング機能 | 重要度順にランク付けする等、意見に順列させることができます。 |
Slidoの機能を活用すれば、参加者の意見をリアルタイムに効率良く収集できます。
また、集めた意見を次回以降のWebセミナーや案内メールの内容に反映させていくことで、より質の高いWebセミナーの提供に繋げられるでしょう。
まとめ
- Webセミナーの案内メールには、開催目的やメリット・申し込み方法等をしっかりと明記することが大切
- 案内メールの構成は件名・挨拶文（リード文）・本文（ウェビナー詳細）の3段階が基本
- 案内メールに特典や資料を添付することで、Webセミナーへの参加率を高める効果が期待できる
案内メールの配信は、Webセミナーへの集客を行う上で欠かせない手段の1つと言えるでしょう。
NECネッツエスアイでは、記事内で紹介したSlidoをはじめ、メール配信サービスやWebセミナー配信ツール等の提供を行っています。
導入後の運用に関する支援等も可能ですので、Webセミナーの運用でお悩みの企業様はぜひ一度ご相談ください。
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