ウェビナー等のオンラインイベント開催を成功に導くポイントを解説

ウェビナー等のオンラインイベントを成功させるには、当日の配信内容だけでなく、事前の告知・集客活動等も重要なポイントとなります。

この記事では、ウェビナー開催における集客のポイントと、当日の進行を円滑化するためのコツを解説していきます。

ウェビナー配信におすすめのツールも紹介しているので、合わせてチェックしてみてください。

ウェビナーの成功を左右する【集客】のポイント

ウェビナーの成功に欠かせない重要なポイントの1つとして、集客率の高さが挙げられます。

まずはウェビナーの集客に用いられる主な告知方法の一覧と、効果的なリマインドのタイミングについて詳しく見ていきましょう。

オンライン・オフラインにおける集客手段

ウェビナー開催を案内・告知する手段として、以下のようなものが挙げられます。

＜オンライン＞

メール配信	顧客・関係者に案内メールを配信する集客方法。相手によって内容を変えることで集客率向上が見込めます。
Webサイト	SNSや自社サイトにウェビナーの告知情報を掲載する集客方法。情報の拡散力が高く、潜在的なニーズを持つユーザーに伝わりやすいのがポイントです。
Web広告	Webページに広告として表示させる集客方法。ターゲット層をピンポイントで指定することにより短期間での効率的な集客を行えます。

＜オフライン＞

チラシ	ターゲット層が集まりやすいイベント・店舗などにチラシを設置する集客方法。印刷コストがかかるものの、ターゲットが絞り込まれている場合は効果を見込めます。
ダイレクトメール	はがき・封書にウェビナー情報を記載して郵送する集客方法。割引券・クーポン券等を添付することで集客率アップが期待できます。
テレアポ	見込み顧客に電話をかけて直接ウェビナーへ案内する集客方法。相手に合わせた案内ができる一方、電話の頻度・時間帯等には注意が必要です。

全国や海外等に向けて告知したい場合はオンラインによる集客活動が効率的です。

また地域性の高いものはオフラインでの告知による流入も考えられるため、チラシ配布等も検討してみると良いでしょう。

集客のタイミングは？

ウェビナー参加者の多くは、配信日の1週間前頃から当日にかけて申し込みを行う傾向にあります。

そのため、例えば1か月前に1度案内メールを送信しただけといったケースでは、思うような集客に繋がらない可能性も考えられるでしょう。

高い集客率を維持するには、2週間程度前もって案内メールを送信し、その後1週間前・前日・1時間前等に再度リマインドするようにしておくのがポイントです。

NECネッツエスアイでは、以下の機能を搭載した「SMS配信予約サービス」を提供しています。

案内メールやリマインドの送信に役立つサービスとなっているので、ぜひ導入を検討してみてください。

スケジュール登録	スケジュールを事前登録することで、予約した日時にSMSを一斉配信します。宛先リストはCSV形式での一括登録が可能です。
テンプレート登録	一斉送信用のSMSをテンプレートとして管理・編集することができます。顧客の氏名等の情報は個別に設定することができます。
実行履歴閲覧	SMSの送信履歴を確認し、結果をCSV形式でエクスポートすることが可能です。

イベント当日の進行を円滑化するためのポイント

続いて、当日のウェビナー配信をスムーズに行うためのポイント・コツについて詳しく見ていきましょう。

ポイント①ツール操作や”よくある質問”への対応は最初に行う

ウェビナーの進行を円滑化させるには、参加者側の不安や疑問点を最初に解決できるようにするのがポイントです。

例えば、講義で使用した資料を後からダウンロードできるかどうか、録画した内容を後日アーカイブで視聴できるかどうか等、質問の出そうなポイントを事前に説明することで効率化が図れます。

また配信ツールの操作説明や進行スケジュールを冒頭で伝えたり、Q&Aのデモンストレーションを実施したりして、早い段階でアイスブレイクを行うのも良いでしょう。

ポイント②司会・タイムキーパーを配置する

ウェビナーの登壇者とは別に、司会者やタイムキーパー等の調整役を配置するのもポイントの1つです。

特に司会者は、ウェビナーをスムーズに進行させるだけでなく、登壇者・参加者に安心感を与える役割も担っており、以下のような業務を通してイベント全体を支える重要な存在です。

進行スケジュールの案内
注意事項の説明
登壇者のタイムキープ
配信ツールの操作
トラブルの対応　等

司会者の適切な案内によって、ウェビナー参加者が「今が何の時間なのか」を常に把握できていれば、余計な心配やストレスを抱えることなく受講を続けられます。

また司会者がタイムキーパーを務めることで、登壇者が自身の進行に集中できるといったメリットもあります。

ポイント③参加者を飽きさせないコンテンツづくり

ウェビナーは対面式のセミナーと比較して進行が単調になりやすいため、複数の登壇者を配置したり参加型コンテンツを組み込んだりして、進行にメリハリが出るよう意識することも大切なポイントです。

特に参加型コンテンツは、ウェビナーの進行に変化を付けるだけでなく、意見交換の活発化や効率的な情報収集等にも役立つため積極的に活用しましょう。

またQ&Aや投票の機能を使う場合は、想定される結果とそれに対する反応をいくつか用意しておくとよりスムーズです。

結果によって進行内容を変更する等、参加者側のリアクションを反映したウェビナー進行ができれば、高い満足度を達成することができるでしょう。

ポイント④開催後はアンケートを実施して次に繋げる

ウェビナー開催後はアンケート等を実施し、次に向けた意見収集やフィードバックを行うことも大切です。

アンケート結果を参考にしてウェビナーのやり方や進行内容を振り返ることで、その後のウェビナーのクオリティを高めていくことができるでしょう。

また追加の質問に対する回答を送付したり、お礼のメールを送ったりする等、参加者へのアフターフォローも欠かせないポイントです。

ウェビナー・オンラインイベントにおすすめのツールを紹介

ここからは、ウェビナー配信に役立つおすすめのツールを紹介していきます。

Zoomウェビナー

ウェビナー配信ツールの中でも、特に高いシェア率を誇っているのが「Zoomウェビナー」です。

Zoomウェビナーは、同じくZoom社から提供されているオンライン会議ツール「Zoomミーティング」のアドオンサービスで、主に以下のような特長・機能があります。

最大100～10,000人まで参加可能
記録されたデータによるオンデマンド視聴
参加者の分析・レポートの取得
Facebook・YouTubeのプラットフォームからのライブ配信
パネリストと視聴者の切り替え
「手を挙げる」アクションとチャット形式での質疑応答
ウェビナーの収益化オプション　等

またZoomは一般にも広く知られているツールのため、ウェビナーへの参加を検討するうえで不安や抵抗感を払拭しやすいといった点もポイントです。

Slido

「Slido」は、ウェビナー中の質疑応答や投票、またウェビナー後のアンケート実施に役立つインタラクションツールの1つです。

ブラウザベースのツールであるため、OSやデバイスの制限を受けることなく以下の充実した機能を利用できる点がポイントとなっています。

選択式の投票機能	参加者の意見を素早く収集するのに役立つ機能です。
ワードクラウド機能	意見をワードクラウド化することでキーワードの抽出が可能です。
クイズ機能	上位5名をランキング表示できます。イベントのエンターテインメント性を向上するという使い方が可能です。
評価投票機能	最大10段階の星の数でイベントの満足度等を可視化できます。
フリーフォーマット機能	アンケートにおける自由記述等におすすめです。
ランキング機能	重要度順にランク付けする等、意見に順列させることができます。

Slidoの機能を活用すれば、参加者の意見をリアルタイムに収集したり、結果を分析したりすることが可能です。

またSlidoはZoomウェビナー等の配信ツールとの連携が可能なため、視聴者参加型のコンテンツを盛り込みたいといった場合にもおすすめです。

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記事まとめ

ウェビナーを成功させるには、配信内容やターゲットに合わせた集客方法の選択がポイント
当日のスムーズな進行を実現するなら、司会進行やタイムキーパー役を配置するのがおすすめ
参加者を飽きさせない工夫として、質疑応答や投票等のコンテンツを盛り込むのもポイント

NECネッツエスアイでは、記事内で紹介した「Zoomウェビナー」や「Slido」の導入・運用支援を実施しています。

企画や集客活動等に関するアドバイスも可能ですので、ウェビナー配信を予定している企業様はぜひ一度ご相談ください。

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