定期ミーティングはZoomとGoogleカレンダーを連携させてスムーズに行う

Zooomユーザーの皆さんや、これからZoomを社内ツールに導入したいとお考えの方に是非紹介したい機能、それが ZoomとGoogleカレンダーなどのカレンダーサービスとの連携です。

今回はZoomとGoogleカレンダーなどのカレンダーサービスを連携することのメリット、そしてPC、スマホアプリそれぞれの設定方法を解説していきます。

ZoomとGoogleカレンダーなどのサービスを連携することのメリット【PC編】

ZoomとGoogleカレンダーを連携すると以下のようなメリットがあります。

GoogleカレンダーからZoomミーティングをスケジュール
ミーティング参加者に参加URLや詳細がGoogleカレンダーを通じて一斉送信できる
参加者はカレンダーに記載された参加URLをクリックするだけでミーティングに参加できる

この３つのメリットは特に社内やクライアントとの定期ミーティングがある際、そして大人数のミーティングを前もって知らせるのに非常に便利。

Zoomミーティングを開くにしても参加するにしてもスケジュール記載とURL管理をそれぞれ行わなくてはいけないところが、ZoomとGoogleカレンダーなどのカレンダーサービスを連携することにより、それらを一括で行うことができます。

ZoomとGoogleカレンダーの連携方法

ZoomとGoogleカレンダーの連携・登録方法をご説明していきます。Firefoxを普段使用されている方も同じ手順でOKです。

連携方法

Zoomオフィシャルサイトを開く
ページ下部からChromeブラウザ用の拡張機能をダウンロード
「Add to Chrome」をクリック
ブラウザにZoomの機能を追加するか聞かれるので「拡張機能を追加」をクリック

このように非常に簡単です。

オプション設定を事前に行う

Chrome(Firefox)にZoomの機能が追加されたら、次はブラウザの右上をみてみましょう。

Zoomの青いアイコンを見つけることができるはず。

こちらをクリックすると「Schedule a Meeting(ミーティングをスケジュールする)」か「Start a Meeting(今すぐミーティングを行う)」というボタンが現れます。

この時にChromeにログインしていなければ、ログインが求められます。

今回は「Schedule a Meeting(ミーティングをスケジュールする)」を選びます。

するとオプション画面が表示されるのですが、基本的には設定を変える必要はそれほどありませんが、英語表記で表示されていると思いますので、それぞれの項目を簡単に説明しておきます。

Meeting ID	Generate automatically/Personal Meeting ID	ミーティングルームへのIDを毎回自動生成する/パーソナルミーティングIDを使用する(パーソナルIDは有料ライセンスが必要)
Password	Require meeting Password	ミーティングルームにパスワードを必要とするか
Video	Host	ミーティング開始時にホストにビデオONにすることを求めるかどうか
Video	Participant	ミーティング開始時に参加者にビデオONにすることを求めるかどうか
Audio	Telephone/Computer Audio/Both	Web会議への参加の際に音声を電話回線かコンピューターの音声どちらを利用するか、もしくは両方使用するか
Options	Require registration	事前登録を求めるか
	Enable join before host	ホストより前に参加者によるミーティングルームへの入室を許可するか
	Mute participants upon entry	参加者がミーティングに参加する際にデフォルトでミュートにするかどうか
	Only authenticated users can join	参加者にZoomへのサインイン状態での入室を求めるかどうか
	Automatically record meeting	ミーティングを自動録画するかどうか
	Include Invite Link in location field	Googleカレンダー上に招待URLを表示するかどうか
	Enable additional data center regions for this meeting	Zoomを利用する際のデータセンター選択を許可するかどうか
Alternative hosts		代替ホストを設定する場合はemailを入力
用途(TEST)		こちらは記入、選択不要です

これでZoomとGoogleカレンダーのインポート、連携が完了です。

実際にGoogleカレンダーからZoomミーティングをセットしてみよう

さて、それでは事前準備ができたところで、次は実際にGoogleカレンダーからZoomミーティングをセットしてみましょう。

こちらも非常に簡単です。先ほどのオプション設定の続きで設定する(ブラウザ右上のZoomのアイコンをクリックする方法)とGoogleカレンダーから直接予定をいれる方法の2つがあります。

ブラウザ右上のZoomのアイコンをクリックする方法

Chromeのブラウザ右上のZoomアイコンをクリック
「Schedule a Meeting」をクリック
オップションを設定、もしくは不要であれば「Continue」をクリック
タイトルや時間、ゲストを設定する
「保存」をクリックして完了

Googleカレンダーから直接予定をいれる方法

Googleカレンダーを開く
ミーティングをスケジュールしたい時間帯をクリック
タイトルや時間、ゲストを設定する
「Make it a Zoom Meeting」をクリック
ゲストに通知するかを尋ねられるので選択し完了

iPhoneならスマホアプリから同期することが可能

iPhoneなどのiOSデバイスであればスマホアプリからカレンダーと同期することも可能です。

残念ながら2020年6月時点ではAndroidスマホアプリからはできません。

また同期するカレンダーはデフォルトのiCalenderのみとなっていますので注意が必要です。

iPhoneでZoomとiCalenderを同期する方法

Zoomアプリ(Zoom Cloud Meetings)にサインイン
アプリ下部にある「設定」をタップ
「ミーティング」を選択
「同期されたカレンダー」をオンにする
Zoomと同期したいカレンダー(アカウント)を選択する
選択したカレンダーの右側に青いチェックマークがつけば完了

Zoomアプリからミーティングをスケジュールし、カレンダーに同期する方法

Zoomアプリを立ち上げる
スケジュールをタップ
ミーティングを設定する際に「カレンダー」を選択する
「完了」をタップ

まとめ

いかがだったでしょうか、今回は定例会議や社内の大人数のミーティングの際に是非知っておきたい、GooleカレンダーとZoomの連携方法を解説しました。

一部英語の部分もありますが、それほど難しい内容ではないので、設定に困るということはないと思います。

Googleカレンダーとの連携のようにZoomは他のアプリやシステムとの連携が非常に豊富で優れているのが特徴の一つです。

その他、有料ライセンスへの切り替えが必要となりますが、Slackなどのビジネスツールともシームレスな連携を行うこともできますので、検討されるのがおすすめ。

また有料ライセンスであればWebミーティングも40分という制限時間無しで利用することが可能になりますので非常に便利です。

有料ライセンスの費用は必要とする機能や参加人数などで変動しますので、Zoomの有料ライセンス導入をお考えでしたら、下部のバナーやボタンからお問い合わせをしていただくのが良いでしょう。

担当者が最適なプランや料金をご案内させていただきます。

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