Zoomはスマホやパソコンなどの端末さえあれば、時間や場所を気にせずにWeb会議ミーティングができるとても便利なツールです。
ホストが開催するミーティングに参加することもできますし、自分でミーティングを準備して参加者を招待する方法もあります。
しかし、あまりにZoomに詳しくない人の中には、「どうやって参加者をミーティングに招待すればいいか分からない」と困っている人もいるでしょう。
そこで今回は、Zoomを使ってWebミーティングを開くための準備や具体的な方法を分かりやすく解説します。知っておくと便利な情報も併せてチェックしましょう。
この記事は、次のような人におすすめの内容です。
- Zoomの使い方に慣れていない人
- ミーティングに招待する方法が知りたい人
- Zoomを導入するか迷っている人
参加者を招待するにはZoomのアカウントが必要
Webミーティングを自分発信で開催するには、Zoomに登録してアカウントを取得して参加者を招待する必要があります。
アカウント取得と言っても、メールアドレスやパスワードなどの必要事項を入力するだけなので、数分あればすぐにZoomに登録できます。
Zoomのアカウント登録方法は、パソコン（PC）とスマホアプリとで少し異なるので2つに分けて紹介します。
アカウント登録の仕方①パソコン（PC）
Zoomを個人で利用しようと考えているなら、次の手順に沿ってアカウントを取得しましょう。
- Zoomのホームぺージ（https://zoom.us/）にアクセスする
- 「サインアップは無料です」を選択する
- 「仕事用メールアドレス」にZoomで使用するアドレスを入力する
- 「サインアップ」を選択する
- Zoomから来たメールに記載されたURLにアクセスする
- 名前やパスワードなどの必要事項を入力する
- 「続ける」を選択する
- デスクトップアプリをダウンロードする
なお、SSOやGoogle、Facebookのアカウントをすでに持っている場合は、登録した情報を利用したサインインができます。メールアドレスや名前の入力を省略できるので、賢く活用することをおすすめします。
アカウント登録の仕方②スマホ
個人のスマホにZoomをインストールして、参加者を招待するミーティングを実施したい場合は次の手順で操作しましょう。
- App StoreもしくはGoogle Playを開く
- Zoomアプリを検索する（正式名称：Zoom Cloud Meetings）
- アプリのダウンロードを開始する
- Zoomを開いて、「サインアップ」をタップする
- メールアドレスや名前を入力する
- 「サービス利用規約に同意します」にチェックを入れてサインアップする
- Zoomから来たメールに記載されている「アカウントをアクティベートする」をタップする
- Zoomアプリを開いて「サインイン」をする
ホストとして参加者をミーティングに招待する方法
Zoomのアカウント登録が終わったら、参加者をWebミーティングに招待してみましょう。
ユーザーを招待する方法には、「ホストが登録している人を選んで招待する方法」と「ミーティングIDを教える方法」の2つがあります。
方法①登録済みの人を選択して招待する
まずは、Zoomに登録している人をWebミーティングに招待する方法を紹介します。
パソコン（PC）で招待する場合
パソコン（PC）で参加者を招待する場合は、次の手順で操作しましょう。
- パソコン（PC）でZoomを開く
- ミーティングを開始する
- 「参加者」を選択する
- ミーティングに招待したい人を選択する
- 「招待」を選択する
スマホアプリで招待する場合
スマホのZoomアプリで参加者を招待したい場合は、下の手順で操作するといいでしょう。
- Zoomアプリを開く
- 「招待」を選択する
- 招待方法を選択する
なお、招待方法は4つ表示されますが、好みのものを選んでもらって構いません。
- メールの送信
- メッセージの送信
- 連絡先の招待
- 招待リンクをコピー
4つの方法のうち最も簡単なのは「連絡先の招待」ですが、無料版のZoomでミーティング中に連絡先の招待を行う場合は、ミーティングの開催前にあらかじめ相手のメールアドレスを招待して連絡先一覧に追加しておく必要があります。
同じ組織のユーザーを連絡先から選んで簡単に会議に招待したい、といった場合には、有償版のZoomを契約するのがおすすめです。
方法②ミーティングIDを教える
ホストが参加者にミーティングIDを教えて会議に招待する方法もあります。
ミーティングIDとはミーティングルームに割り当てられたIDのことです。2種類あるので、参加者とのミーティング頻度などに応じて使い分けるといいでしょう。
| IDの種類 | 概要 | 使用シーン |
|---|---|---|
| マイパーソナル ミーティングID |
ミーティングによって 変更されないID |
会社内のミーティングや 定期的に会議をする人に教えて招待する |
| インスタント ミーティングID |
ミーティングルームごとに ランダムに割り当てられるID |
会社外のミーティングや 不定期で会議をする人に教えて招待する |
マイパーソナルミーティングIDで招待する場合
恒久的に変わらないマイパーソナルミーティングIDを使って参加者を招待する方法は、次の通りです。
- Zoomを開く
- 「新規ミーティング」をプルダウンする
- 「マイパーソナルミーティングID（PMI）を使用」を選択する
- 「招待のコピー」を選択する
- メールやLINEなどで参加者を会議に招待する
- 「新規ミーティング」を選択して会議を開始する
- 「コンピューターでオーディオに参加」を選択する
招待したユーザーがミーティングルームに来たら、参加の許可をしましょう。
インスタントミーティングIDで招待する場合
Web会議ごとにランダムで生成されるインスタントミーティングIDを使って参加者を招待する方法は、次の通りです。
- Zoomを開く
- 「新規ミーティング」をプルダウンする
- 「マイパーソナルミーティングID（PMI）を使用」のチェックを外す
- 「新規ミーティング」を選択して会議を開始する
- 「コンピューターでオーディオに参加」を選択する
- ビデオ画面が表示されてから「参加者」を選択する
- 招待したいユーザーを選んで「招待」を選択する
- 「招待リンクをコピー」を選択する
- メールやLINEなどで参加者に共有する
ちなみに、Webミーティングに招待された人がZoomをインストールしていなくても、共有されたメッセージにあるURLをクリックすれば会議に参加できます。
なお、1つのミーティングに招待できる人数は、利用プランによって異なります。
Zoomには無料プランもありますが、会社などで本格的に使っていくなら有料プランを契約するのが無難です。
知っておくと便利なZoomの使い方
最後に、知っておくと得するZoomの使い方を紹介します。
Webミーティングの開催予約をする方法
Zoomに会議の時間設定をすると、ミーティングの予約ができます。
まずは、パソコンやスマホでZoomを開いてログインします。そして、最初に表示される画面にある「スケジュール」というボタンを選択しましょう。会議の時間などを入力するだけで設定できるため非常に簡単です。
Googleカレンダーなどのツールとも連携しているので、併せて利用するのもおすすめです。
ミーティングのスケジュールが決まった時点で、Zoomに登録しておけば会議を忘れる心配がありません。Zoomを通して参加者にスケジュールの通知もできるので、ぜひ活用してみてください。
ミーティングごとにパスワードを設定する方法
ミーティングの参加者を限定してセキュリティを高めたい場合は、パスワードを設定するといいでしょう。設定方法は次の通りです。
- Zoomを開く
- 「スケジュール」を選択する
- 会議の日時を設定する
- 「ミーティングパスワード必須」にチェックを入れる
- 任意のパスワードを入力する
- 「スケジュール」を選択する
ミーティングに招待するユーザーには、ルームURLと合わせてパスワードも共有することを忘れないようにしましょう。
記事のまとめ
今回はWebミーティングツールのZoomを使って、ユーザーを会議に招待する方法を紹介しました。大切なポイントをまとめると次の通りです。
- ホストになる場合は事前にZoomのダウンロードが必要
- パソコンとスマホで招待方法に違いがある
- ミーティングURLやIDを参加者に共有すれば会議に招待できる
- 会議の予約やパスワードの設定なども可能
今回紹介した内容を参考に、Zoomを使ってユーザーを会議に招待してみましょう。
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