【Web会議ツール】Zoom Meetingsとは。スマホアプリや大注目Roomsについても解説

Zoomとは、どんなツールのこと？

Zoomはアメリカ・カリフォルニア州サンノゼ発のWebビデオコミュニケーションツールのことです。

デスクトップアプリ、モバイルアプリ、およびZoom Roomsシステムと広く拡張されており、使い勝手が」良く、高品質、高セキュリティが特徴です。

会議やセミナー、テレワークなどを行う際のWeb会議や音声会議ツールとして高いシェア率を誇ります。

Zoomを導入するとこんなメリットがあります。

これまでミーティングやセミナーを開催する際には開催者、参加者が同じ場所に集まる必要がありました。

またその際に皆が目を通す資料を人数分プリントアウトし、議事録をとり、セミナー風景を録画するなどと行った多くの手間がかかっていたと思います。

しかしZoomを導入するとこれら全てが不要、もしくは簡素化することが可能。

Zoomさえパソコンやスマホにインストールしておけば、それぞれが自宅や会社など別々の場所からアクセスすることができ、資料や画像を画面共有することにより、皆が同じタイミングで情報をシェアしながら参加することができるようになります。

またZoomでのミーティングや会議は録画することが可能ですので、参加できなかった方や後ほど見返しする際に非常に便利。

移動の時間や交通費、資料作成費や諸々の手間が不要になります。

働き方改革としてのツールとしてもぴったりな理由とは

昨今、長時間労働の抑制や休暇の取得促進など働き方改革が進んでいます。

それに伴い従業員のワークスタイルの変化が起こっており、リモートワークや副業などを選択する従業員や企業が増えています。

Zoomはこの働き方改革に伴う変化を実現し、効率化させることが可能です。

オフィスや会議室がなくても、従業員が自宅にいてもZoomを導入していれば速やかなコミュニケーションが可能です。

他のコミュニケーションツールとの違い

Zoomの他にたくさんのコミュニケーションツールがありますが、どれも利用者全員がログイン認証を取得していなければいけなかったり、予めお互いがフレンド認証などを済ましていないとミーティングを行えないということも多くありました。

しかしZoomであれば、9桁か10桁の数字を共有、もしくは招待URLリンクをクリックするだけでミーティングに参加が可能。

この共有は社内のみならず、社外の方も可能ですので、取引先や業務委託先などの方との定例コミュニケーションにも最適です。

この接続のシンプルさがZoomの最大の特徴と言えるでしょう。

また通信ボリュームが少ないので、スマートフォンのパケット通信やモバイルWi-Fiルーターなどによるアクセスでも十分に接続することができます。

もちろん画面共有や画像共有など、Web会議に必要な要素は全て揃っているのでインストールさえすればすぐにWeb会議を行うことができます。

Zoom Meetings(ミーティング)に必要なものとは

Zoomのビデオ会議やメッセージチャット機能全般のことをZoom Meetingsと呼びます。

Zoom Meetingsの大きな特徴としてはどのデバイスでも素早くWeb会議の開催、参加、コラボレーションが可能なこと。

そしてカレンダーシステムと同期することによって、定例ミーティングや社内ミーティングへの招待参加がしやすいことが挙げられます。

Zoom Meetingsに必要な機材

スマホやパソコンにZoomのアプリをダウンロードした後、Web会議を開催、参加するのに必要なものは以下の3つです。

ウェブカメラ
マイク
スピーカー

しかし、最近のWindowsやMacのPCにはこれらが全て元から備わっているため特に新しく買い揃える必要がない場合が多いです。

もし、大規模セミナーなどで高品質な画像や音声が必要な場合のみ、必要機材を揃えるのが良いでしょう。

Zoom Meetingsのその他、特徴

Zoom Meetingsに必要な機材が揃った後は、後はWeb会議やチャットを始めるだけです。その他、Zoom Meetingsができることや特徴を挙げました。

HDビデオと音声を使って最大1,000人のビデオ参加に対応可能。最大49のビデオをスクリーン上に分割表示できます。
複数の参加者がそれぞれのスクリーンを同時共有できます。そしてさらに共同で注釈を入れるなど双方向でコミュニケーションが可能
すべてのミーティングは暗号化され、高い安全性が保たれますので安心してお使いいただけます
開催したミーティングはローカル、もしくはクラウド上へ録画、録音して保存することができます
OutlookやGoogleのカレンダーと同期、スケジュール作成や開始を参加者にお知らせします
チームチャット機能では履歴の検索や統合されたファイル共有、最大10年分のアーカイブが可能

このようにZoom MeetingsはWeb会議に必要な要素はすべて揃えていると言っても過言ではありません。

これらの機能を使い、Web会議、オンラインサロン、セミナー、社内、社外トレーニングなどにおすすめです。

Zoom Roomsとは

Zoom Roomsとは簡単に説明すると会議室用のZoomといったものになるでしょうか。

Zoom Meetingsは場所を選ばずにWeb会議をオンラインで行うものですが、Zoom Roomsは会議室などのスペースに据え置きで設置しておき、Web会議を行う際にはこのZoom Roomsを立ち上げて使います。

Zoom Roomsに必要な機材

Zoom Rooms用のパソコンorMac
Zoom Rooms用のiPad
Webカメラ
マイク
スピーカー
モニター

これらをセットとしてZoom Rooms用に常に据え置きで置いておく必要があります。

別々に揃えることもできますが、すべてがセットになったものも購入可能ですので、手間を省きたい、セットアップを簡単にしたいというのであればこちらがおすすめです。

Zoom RoomsとMeetingの違い

Zoom RoomsとMeetingsの違いはそれぞれが別の場所で会議に参加するか、複数人が一箇所から参加するかの違い。

Zoom Roomsであれば、個人一人一人のデバイスが占有されることもないですし、セットアップの手間も不要。

またライセンスを持っていない方も、Roomsがある場所にいれば参加できます。

RoomsとMeetings比較(有料版利用時)

	Rooms	Meeting
用途/利用シーン	TV会議。会議室に複数人が集まり据え置きの機材端末から会議に参加、もちろん遠隔地にいる人もPC/デバイスから参加可能	個人のPC、タブレット、スマホからそれぞれからWeb会議に参加
費用	アカウント数などによって異なります。お問い合わせください
ライセンス所有者	個人	会社など
必要な機材	PC、タブレット、スマートフォン	ディスプレイ、PC、コントローラー用タブレット、マイク、スピーカー、カメラなど

この様にZoom Roomsは以下のシチュエーションに向いています。

複数人がいつも参加するミーティングが多い
対社外向けの会議をチームで行うことがある
一人からのトレーニングを複数で受けるなど

専用のカメラ、マイク、スピーカーを使用するので満足度の高いミーティングを行えるので非常におすすめです。

まとめ

いかがだったでしょうか、Web会議ツールとして非常に評判の高いZoomですが、その中でも多様な機能があり、様々なシチュエーションで活躍することが考えられます。

無料版でもかなり充実した機能を利用できますが、時間・機能制限がないので企業向けの有料プランの導入を非常におすすめします。

Zoomを導入することにより、効率的で有効性の高い、社内・社外コミュニケーションが実現します。是非導入を検討してみてください。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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