ZoomのアプリをダウンロードしてどこでもWeb会議。参加の仕方や録画の方法

2015年ごろから世間でさかんに言われるようになった「働き方改革」ですが、2020年に入りオリンピックを控える現在、かなり浸透してきたと感じる方も多いのではないでしょうか。

働き方改革の中には「長時間労働の是正」、「正規・非正規の不合理な処遇差の解消」、「多様な働き方の実現」　があるのですが、この2つ目の多様な働き方の実現にWeb会議のZoomアプリがぴったりなのです。

なぜZoomアプリがぴったりなのか解説するとともにZoomアプリを使ったWeb会議の開き方、また参加する方法や録画の方法を解説します。

Zoomアプリのダウンロードをおすすめする理由

Zoomアプリの正式名称は「Zoom Cloud Meetings」。文字通りクラウド(オンライン上)でWeb会議をするためのアプリです。

Zoomアプリをまずはダウンロード・インストールをするだけでPC版のZoomと同じようにクラウド上でWeb会議を行うことが可能になります。

よくあるコミュニケーションツールの中にはアプリ版だと機能が制限されることもありますが、Zoomアプリに関してはほぼPC版のZoomと同じ機能が使えるので、海外出張や外出中でのミーティングにも十分対応できるでしょう。

またマニュアルが不要なくらい使いやすいのも特徴です。

Web会議アプリとして安定性が高い

実際にアプリ「Zoom Cloud Meetings」はApp Store内”ビジネス”カテゴリーでも上位をキープしており、スマートフォンやiPadなどのタブレットでのWeb会議ツールとしてNo1の満足度を誇っています。

データも軽く、パケット負担も軽いので非常におすすめです。

高品質な通話が可能

他にもWeb会議ツールやコミュニケーションツールはありますが、アプリ「Zoom Cloud Meetings」は通品品質が非常に高いです。

Zoomの使い道としてはWeb会議やテレワークなどがよくあると思いますが、通信品質が低いと業務に支障ができます。

その点アプリ「Zoom Cloud Meetings」なら安心して使っていただけます。

簡単に誰でも使える、繋がれる

Zoomのアプリ「Zoom Cloud Meetings」は非常に簡単にセットアップすることができます。

またWeb会議を開くのも参加するのも誰でもできるので非常に使いやすいです。

またWebやパソコン、アプリなどに不慣れなクライアント様にも導入をおすすめしやすいのでクライアントとのコミュニケーション頻度を高めることも可能。

アプリストアからまずはダウンロード

iPhoneもAndroidでもアプリ「Zoom Cloud Meetings」をダウンロードする基本的な手順は同じ。

アプリをでZoom Cloud Meetingsを検索(ZoomでOK)
アプリ「Zoom Cloud Meetings」をダウンロードしインストール
インストール完了後、「Zoom Cloud Meetings」を起動

たったこれだけ。数分で完了可能です。

Web会議の始めるための使い方

アプリ「Zoom Cloud Meetings」の使い方は大きく分けると

Web会議を開く
他の人が開いたWeb会議に参加する

この2つだけ。非常にシンプルです。

Web会議を開く

まずはアプリ「Zoom Cloud Meetings」を開いてみましょう。

その際にアプリ画面上部に並んでいるメニューアイコンから「新規ミーティング」を選択しタップ。

その次に２つの項目が出てくるので、必要に合わせてオンにしましょう。

ビデオオン
個人ミーティングID(PMI)の使用

ビデオオンはカメラを使用してWeb会議を行うかの選択

ビデオオンは文字通り、ビデオをオンにしてWeb会議を行うかどうかです。

顔を見せたくない、または不要な場合はビデオオンをタップしてオフに切り替えましょう。

ビデオオンをOFFにした場合は音声のみの参加となります。

個人ミーティングID(PMI)とは

Personal Meeting IDの略で定期的に会う人との利用に使用されます。

具体的には社内社外での決まったメンバーによる定例ミーティングなどです。

このPMIを最初に設定してミーティングを行うことにより、毎回参加者にお知らせすることもなくなり手間が省けます。

通常のZoomミーティングは空いている会議室を使う、PMIは専用の会議室が用意されているとイメージすると良いかもしれません。

あとはミーティングの開始ボタンを押すだけ。

アプリ「Zoom Cloud Meetings」でWeb会議を開くにあたって設定するべきはわずかこの2ステップのみです。非常に簡単ですね。

あとはミーティングの開始ボタンを押して参加者が入ってくるのを待つだけです。

参加者にミーティングの招待を送るには

ミーティングを開始できたら、次はミーティングに招待したい人にミーティングの開催をお知らせしましょう。

画面をタップすると参加者という人型のアイコンがあるのでこちらをタップ。

すると下に招待というボタンがあるのでこちらもタップ。

するとメール、メッセージ、連絡先の招待、URLのコピーと選択ができるので一番都合が良い方法を選ぶと良いです。

仮にメールを選択するとすでに文章や参加URLが入った新規メールが立ち上がります。

宛先に招待したい人のemailアドレスを入れて送信すると招待完了です。

他の人が開いたWeb会議に参加する

それでは逆に他の人が開いたWeb会議への参加方法はどうでしょうか。

こちらは招待する方法と逆の手順になります。

ミーティングIDで参加

まずはアプリ「Zoom Cloud Meetings」を開きます。

その後、参加というアイコンをタップ。

するとミーティングIDを入力する画面になりますので、IDを知らされている場合はこちらに入力をしましょう。

もしくは会議室名が決められているのならば会議室名で検索も可能です。

招待リンクで参加する

招待リンクを受け取っているのであればリンクをクリックするだけです。

このリンクはメール、メッセージなどで送られていきますので、チェックしてみると良いです。

Web会議のURLを入力して参加

Web会議のURLをSafariやChrome、Edgeなどで入力する方法もあります。

ミーティングを開いている方からミーティングルームのURLが共有されているのであれば、そのURLをSafariやChrome、EdgeなどのURL欄に入力します。

このURLに遷移することでWeb会議に参加可能です。

その他、「Zoom Cloud Meetings」でできることまとめ

Web会議の開き方や参加の仕方を知っていただいたところで、その他、知っておくと得をするアプリ「Zoom Cloud Meetings」でできることを紹介しておきます。

チャット機能

これはミーティング中にチャットを送ることができる機能です。

送信先を選ぶこともできるので、特定の人に参考URLを送ったり、指示出しをすることに役立ちます。

画面共有

こちらもZoomアプリの大きな特徴、画面共有です。カメラの映像だけでなく、資料やPDFなどをお互いの画面で確認、共有することができます。

資料やPDFのデータそのものは相手に送信しないので、セキュリティにも対応した機能ですね。

WindowsやMacなどのPC～スマートフォン間はもちろん、スマートフォン同士も可能です。

ファイル共有

BoxやDropboxといった、今やビジネスに欠かせないドライブツールやOne Driveなどのオンラインストレージに保存されている書類などのファイルをミーティング参加者で共有することができます。

これにより、いちいち資料やファイルをダウンロードして全員に送信する必要もなくなり非常に便利です。

ホワイトボード機能

Android版アプリ、またはiPad版アプリではホワイトボード機能も使用できます。

このホワイトボード機能とは画面に線を書いたり、文字を入力することでミーティングに参加している全員に共有することtができます。

具体的にはフリーハンドで図を書いて説明したり、計算式を共有しながら会話をするなどです。

ただiPhoneは2020年1月時点ではこの機能は未搭載です。

仮想(バーチャル)背景設定

iPhone8以降であれば仮想(バーチャル)背景を設定することもできます。これはビデオをオンにしている際に自分の背景を風景やその他写真を映し出してくれる機能。

在宅勤務で家の中を見せたくない場合や、外出中でどこにいるのかを他の人に知らせたくない場合に便利な機能。

非常に簡単に使えるので是非試してみていただきたいです！面白いですよ。

WindowsやMacのPCでも、PCのスペックを満たすことで利用できます。

有料版であればクラウドレコーディング(録画)も可能

アプリ「Zoom Cloud Meetings」を有料版に切り替えることで、Web会議やセミナー内容をクラウド上に録画・録音することが可能です。

無料版でも録画は可能なのですが、保存先がPCのHDD (ローカル保存)のみになってしまい、容量を圧迫してしまうことが考えられるので、有料版でのクラウド(オンラインサーバーに保存する方法)保存がおすすめ。

ローカル保存だと録画したミーティングやセミナーを共有、ダウンロードするのは非常に面倒ですが、クラウド保存であれば簡単に共有、ダウンロードでき便利。

これまでレコーダーを使っていたミーティングの見返しも不要になりますし、参加できなかった方へのセミナー内容の共有、ダウンロードなどにぜひ利用してみてください。

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