ファイルやデータの共有は、現代のビジネスにおいて欠かせないものとなりました。
その中でも、特に最近利用が拡大しているのがクラウド型のファイルストレージです。
本記事では、ファイル共有のさまざまな方法や、ビジネスでのファイル共有に求められる機能を詳しく解説していきます。
ファイル共有とは
ファイル共有とは、特定のファイルを他のユーザーに見せたり、編集ができるようにしたりすることを指します。
デジタル時代のビジネスでは、紙の資料の代わりにデータで送ったり、一つのファイルを複数人で編集したりする場面が多くありますね。
データで共有することで、印刷のコストを削減できるだけではなく、配布の手間や発送のために生じるタイムラグもなくすことができます。
ファイル共有には、ファイルを相手に送るだけの場合・複数ユーザーが同じファイルを編集できるようにする場合など目的に合わせてさまざまな方法があり、用途に合わせて使い分けることも重要です。
さまざまなファイル共有方法
では、ビジネスシーンで用いられる主要なファイル共有方法と、それぞれの特徴を見ていきましょう。
メール添付
メール添付は、共有したいファイルをメールに添付して送る方法です。
相手のメールアドレスが分かればファイルを共有できるため、ビジネス・プライベート問わず最も多く使われている方法なのではないでしょうか。
小規模なファイルの共有には手軽ですが、メールには添付ファイルのサイズ制限があるため、大容量のデータを送るには不向きです。
また、インターネットを通じてファイルをやり取りするため、利用するネットワークによってはセキュリティ面の不安が残ることがあります。
ファイルの暗号化やパスワード保護などの対策を講じることで、ある程度のセキュリティは確保できますが、完全ではありません。
USBメモリ
USBメモリは、データを持ち運ぶための小型のデバイスです。
外付けハードディスクよりもコンパクトなため、データを保存して相手に手渡したり、郵送したりといった使い方ができます。
USBメモリはオフライン環境でも利用できるのがメリットですが、物理デバイスのため紛失や盗難のリスクは避けられません。
また、最近では大容量のUSBメモリも登場していますが、デバイス自体の容量に上限があるため、大量のデータを共有する場合には不便を感じることもあるでしょう。
ファイルサーバー
ファイルサーバーを用いたデータ共有は、社内に設置したオンプレミス型のサーバーにファイルを保存し、組織内のメンバーがアクセスできるようにします。
社内ネットワークを通じてファイルにアクセスするため安全性が高く、多くの企業に利用されています。
しかし、ファイルサーバーの設定や運用には専門的な知識が必要で、初期コストも高くなりがちです。
大企業や情報システム部門を持つ企業には適していますが、中小企業にとっては負担となることもあります。
NAS
NAS（Network Attached Storage）は、ネットワークに接続して利用するストレージデバイスです。
ファイルサーバーと似ていますが、NASはファイルの保存に特化したデバイスで、サーバーのような複雑な機能は持っていません。
そのため手軽に設置でき、ファイルのバックアップや共有を簡単に行うことができます。
ただし、物理的なデバイスであるため、導入やメンテナンスにはコストがかかります。
NASは、比較的小規模なオフィス向きのデータ共有方法とも言えます。
ファイル転送サービス
ファイル転送サービスは、オンラインで大容量ファイルを共有するためのサービスです。
アップロードしたファイルに対してリンクを生成し、そのリンクを共有することでファイルを渡します。
手軽で便利ですが、ファイル転送サービスはデータ受け渡しのための一時的な保存が目的ですので、永続的にデータを保存することは想定されていません。
そのため、無料版では容量制限や保存期間の制限があることも多くあります。
また、サービス提供会社のサーバーにデータを預けるため、セキュリティ面にも注意しなければなりません。
クラウドストレージ
クラウドストレージは、インターネットを介してファイルを保存し、共有するサービスです。
どこからでもアクセスでき、保存したファイルのリンクを生成すれば他者への共有も容易です。
また、ビジネス向けのサービスではデータのバックアップやセキュリティ機能も充実しているため、ファイルの保管と共有を安全に行うことができます。
将来的なストレージ容量の拡張も可能で、用途に応じて柔軟に運用できるのがメリットです。
ビジネスでのファイル共有に求められることとは
従来のファイル共有はオフィス内での従業員間のデータ共有や、文書などサイズの小さいファイルの送付がメインでした。
しかし、リモートワークやWeb会議が浸透した現在では、大容量ファイルの送信やリモートワーカーとの共同作業など、幅広いシーンに対応する必要が出てきています。
ビジネスでファイル共有を行う際には、どのようなことが求められているのでしょうか。
セキュリティの確保
社内外でのデータ共有において、最も重視すべきはセキュリティの確保です。
データを送信したり、社外からのアクセスを可能にしたりすることは、不正アクセスや情報漏えいのリスクを伴います。
そのため、悪意ある第三者が読み取ることのできないようデータを暗号化したり、無関係のメンバーが閲覧できないようにアクセス権限を設定するなどの対策が欠かせません。
保存・共有がスムーズに行える
ファイル共有の機会が大きく増えた今、手間のかかる共有方法を用いることは、共有する側・される側双方の業務効率を大きく低下させてしまいます。
例えば、メールで添付ファイルを送信する際に多く使われてきた「PPAP」では、ファイルにパスワードをかけ、設定したパスワードを別のメールに記載して送る必要があるため、二度手間となっていました。
また、USBメモリでは、ファイルを保存した物理デバイスを相手に届けなければなりません。
ファイルを効率的に共有するには、クラウドを利用して「アップロードするだけ」「指定のリンクからダウンロードするだけ」といったシンプルな方法が今後は主流となっていくでしょう。
適切なアクセス管理
ビジネスにおいては、ファイルのアクセス管理も重要なポイントです。
誰がどのファイルにアクセスできるかを明確にし、必要に応じて権限を設定することで、意図せず情報が漏えいしてしまう事故を防ぐことができます。
例えば、プロジェクトごとにフォルダを作成し、担当者だけがアクセスできるようにすれば、業務の効率化と同時にセキュリティの向上が図れます。
円滑な共同作業
現在のビジネスシーンでは、離れた場所にいるメンバー同士での共同作業が日常的に行われています。
そのため、単にデータを共有するだけではなく、リアルタイムでのファイル編集やコメントの追加、タスクの割り当てなど、チーム内でのスムーズなコラボレーションを支援する機能も求められます。
クラウド上に保存したデータはどこからでもアクセスでき、複数人が同時にアクセスしたり、編集したりすることが可能です。
リモートワークが増加する中で、円滑な共同作業に対するニーズは日に日に高まっています。
現代のビジネスではファイルストレージでの共有がおすすめ
ビジネスでのファイル共有に求められる要件を満たすのが、「Box」「OneDrive」などのファイルストレージです。
クラウド型のファイルストレージはどのような点で優れているのか、具体的に見ていきましょう。
遠隔地のユーザーともすぐに共有
クラウド型のファイルストレージでは、インターネット接続があれば、場所を問わずにデータへのアクセスが可能。
遠隔地のユーザーとも即時にファイルを共有できます。
共有方法はリンクを作成して送るだけ。相手はリンクからファイルを閲覧・ダウンロードするだけと非常にシンプルで、業務効率が大幅に向上します。
情報更新が容易
紙の資料では、修正が発生するたびに再印刷・再配布が必要です。
また、メールやUSBメモリで共有したデータは、差し替えのために再送しなければならず、時間と手間を要します。
一方、クラウド型ファイルストレージで共有されたファイルは、オンライン上でファイルを差し替えるだけでリアルタイムに情報を更新できます。
ファイルを更新するたびに共有リンクを再送する必要がなく、共有された相手は常に最新バージョンにアクセスすることが可能。
また、バージョン管理機能を活用すれば、変更履歴を追跡し、必要に応じて以前のバージョンに戻すことも簡単です。
物理ストレージが不要
クラウド型のファイルストレージでは、USBメモリや外付けハードディスクなどの物理ストレージを使用する必要がありません。
保管場所・設置場所が不要になるだけではなく、紛失や盗難のリスクを減らせるメリットもあります。
クラウド上にアップロードしたデータはどこにいても閲覧・ダウンロードができるため、データの持ち運びも簡単です。
セキュリティ対策が可能
ビジネス向けのファイルストレージサービスは、個人向けのサービスに比べて高度なセキュリティ機能を備えているのが一般的です。
データの暗号化やアクセス権限の設定、パスワード保護、閲覧履歴の確認など、多層的なセキュリティ対策で企業のデータを守ります。
ファイルサーバーは自社でセキュリティ対策を行わなければなりませんが、ファイルストレージサービスではプロバイダーがセキュリティ機能を提供しているため、簡単な設定だけでデータを守ることが可能です。
共同作業ができる
ビジネス向けのファイルストレージでは、複数のユーザーが同時にファイルを編集することができます。
プロジェクトメンバーが集まることが難しい状況でも、オンラインでタスクを共有し、進捗管理を行うことができるため、地理的なハンデが発生しません。
リモートワークだけではなく、国を跨いだチームメンバーとの連携もスムーズに行えます。
ビジネスデータの共有に最適なファイルストレージ「Box」とは
ビジネスシーンでのファイル共有において、今や主流となっているのがオンラインのファイルストレージ。
しかし、
「データのクラウド保存に抵抗がある」
「社員のITリテラシーが低く、情報漏えいが心配」
「データ増加による追加コストに不安がある」
このようなお悩みを抱えている企業様も多いのではないでしょうか。
大量のビジネスデータを安全に管理・共有するためにおすすめのファイルストレージサービスが「Box」です。
Boxは、世界中の大企業や政府機関に導入されているセキュアなファイルストレージ。
専門家による多段防御と常時監視体制で、大切なデータを保護します。
また、7段階のアクセス権設定でデータへのアクセスを制御できるから、内部社員の故意や過失によるデータ漏えいリスクを低減できます。
さらに、Boxではビジネス向けに容量無制限のプランも用意されていますので、容量を気にせずファイルを保存することが可能です。
ビジネス利用に最適なファイルストレージBoxの詳細はこちらの記事で紹介しておりますので、ご興味のある方はぜひあわせてお読みください。
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