【基本の対応マニュアル】ビジネスにおける電話の適切なかけ方とは

本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。

ビジネスにおける電話では、マナーを守って適切に対応する必要があります。

しかし、電話対応の経験が浅いとどのように対応することが正しいのかわからずに困ってしまうこともあるでしょう。

そこで本記事では、相手に失礼のない適切な電話のかけ方を紹介します。

電話対応の基本マナーが知りたい人や応対のコツをつかみたい人は必見です。

電話の正しいかけ方とは

会社でお客様や取引先などに電話をかける際は、事前準備を整えておくことが大切です。

ここでは電話をかける前にやっておくべき用意を4つ紹介します。

事前準備1：筆記用具・メモを用意

相手と会話する際は重要な情報を聞き逃したり、忘れたりしてはいけません。

したがって、発信する前に筆記用具とメモを手元に用意しておくようにします。

電話で話している間に聞いた情報は、きちんとメモをとり、必要に応じて復唱し、正しく聞き取れているか確認しましょう。

事前準備2：会社の代表であることを意識する

一社員の電話対応が、会社全体の印象を左右するケースも珍しくありません。

そのため会社で電話をかけるときは、会社の代表であることを念頭においておく必要があります。

責任感を持って電話対応にあたるようにしましょう。

事前準備3：明るいトーンで話す

電話は声だけでコミュニケーションをとるため、暗いトーンで対応すると印象が悪くなりやすいです。

普段よりもワントーン明るい声で対応するようにします。

事前準備4：積極的に電話をとる

本記事では電話のかけ方について解説しますが、普段から会社宛ての着信は積極的に対応するようにしましょう。

たくさんの電話をとっていると、相手の会話からビジネスとして適切なかけ方を身に付けられます。

会社宛ての着信はすべて自分が対応する気持ちで臨むといいかもしれません。

電話対応のマナー・適切な対応方法を解説

事前準備が整ったら、いよいよ相手に電話をかけます。

ここでは電話のかけ方や基本マナーを解説するので、順番にチェックしてみましょう。

電話をかける時間帯に気を付ける

電話をかける時間帯は、相手の営業時間中にしましょう。

ただし、休み明けや月末など相手が忙しいであろう時期はできるだけ避けるようにします。

どうしてもこうした時間帯の連絡を避けられない場合は、最初に一言添えるのがビジネスにおけるマナーです。

会社名・名前をはっきり名乗る

電話をかけるときに大切なのは、冒頭で自分の会社名や名前をはっきり名乗ることです。

相手から聞き返されないよう、大きな声でハキハキ話しましょう。

簡潔に用件を伝える

電話をかけるときは簡潔に用件を伝えるようにします。

電話で長々と説明しても、声だけのコミュニケーションなのでうまく伝わらない可能性があります。

そうなればお互いの時間の無駄遣いになるため、電話のかけ方に慣れていない場合は発信する前に用件をメモなどにまとめておくようにしましょう。

相手が不在の場合は伝言をお願いする

電話をかけたときに相手が不在である場合は、必要に応じて伝言をお願いしましょう。

伝言をお願いするときもできるだけ内容を簡潔にすることが大切です。

受話器を静かに置く

電話を終了するときは受話器を静かに置きます。

乱暴に置くと相手の電話口で「がちゃ」と大きな音がすることがあるので、フックを指で押してから受話器を置くと丁寧です。

クッション言葉を活用しよう

クッション言葉とは、そのまま伝えるときつい印象を与えてしまいかねない文章をやわらかく伝えるために添える言葉のことです。

具体的には、次のような言葉がクッション言葉に該当します。

申し訳ございませんが
失礼ですが
お手数ですが
差し支えなければ
ご意向に添えず
もしよろしければ

ビジネスではこうしたクッション言葉をうまく活用することで、相手と気持ちよくコミュニケーションをとることができます。

電話の基本のかけ方が身に付いたら、クッション言葉をぜひチェックしてみてください。

まとめ

ビジネスでの電話のかけ方について解説しました。スムーズに対応するためには事前準備が必要不可欠です。

特に筆記用具やメモの用意を忘れると相手から聞き出した情報を間違ってしまいかねないため注意しましょう。

また、電話をかける時間帯や要件の伝え方などにも配慮することが大切です。

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