担当者が休みの場合の電話対応。伝言のポイントや注意したいことまとめ

担当者の休暇中にかかってきた電話。

休みの場合、当日中は担当者に取り次いだり、折り返してもらったりすることができませんね。

このため、電話の相手には「いつ担当者と連絡が取れるのか」を伝え、どのような対応を行うべきかを判断する必要があります。

本記事では、担当者が休みの場合のスムーズな電話対応方法を解説します。

電話対応で「休暇」と言っていい？正しい言い方とは

休暇を取ることは従業員の権利ですが、お客様に堂々と「休み」と言うのは気が引けると感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

電話での正しい「休みの伝え方」を考えてみましょう。

正直に休暇と伝える

原則として、担当者が休みの場合は正直に「休暇中」と伝えてかまいません。

休みと言いにくいからといって、「出張で不在です」などと嘘をついてしまうと、「急ぎの件なので今日中に連絡がほしい」と頼まれた時に困ることになります。

「休暇中」と伝えることで、今日は連絡がつかないということが相手に伝わりますので、特別な事情がない限りは正直に伝えておいたほうが無難です。

休暇の理由は言わない

緊急性の高いトラブルが生じている場合に「担当者は旅行のため休暇を取っています」と言われたら、あまりいい気分はしませんね。

休暇の理由は「旅行」「レジャー」「家の用事」などさまざまですが、社員のプライバシーに関わることですので、電話対応時には理由まで言う必要はありません。

会社や担当者から指示があれば従う

上記はあくまで一般的な対応方法ですが、会社で電話対応の方針が決まっている場合は、それに従いましょう。

例えば、お客様に対して休暇中であることを一切伝えないという方針の場合は、会社の定めた言い方で対応します。

また、上司や担当者から「休暇中に電話がかかってきたらこのように対応してほしい」という指示があれば、その通りに対応するのが良いでしょう。

担当者が休みの場合の電話対応方法

担当者が休みの場合、休暇明けに折り返しなどの対応を行うのが基本です。

ただし、連休を取っている場合や次回出社の目処が立っていない場合は、担当者以外が代わりに対応するという判断も必要になります。

このため、担当者が休みの場合は、

いつまで休暇なのかを相手に伝える
相手の用件はいつまでに対応が必要なのかを確認する
誰がどのような対応を行うかを決める

という流れで対応します。

出社日が分かる場合

有給休暇の場合は期間があらかじめ決まっていますので、担当者の予定表を見れば次の出社日がわかるはずです。

「次回は〇日に出社予定です」と伝え、担当者が出社後の対応で良いかどうかを相手に確認してみてください。

間に合わない場合は、どのような対応が必要なのかをヒアリングし、自分で対応するか、わかる人に依頼しましょう。

出社予定日が分からない場合（体調不良など）

担当者が体調を崩して休んでいる場合、いつまで休まなければならないのかがはっきりわからないことが多いですね。

今日1日だけ休みを取っていたとしても、明日復帰できるとは限りません。

このような場合、「数日で治るだろう」などと勝手に推測することはNGです。

「○○は本日体調を崩しており、明日の出社の目処は立っておりません。差し支えなければ、代わりにご用件を承ります」

と、次の出社予定がわからない旨を伝えた上で、用件を聞き、どのような対応を行うか判断しましょう。

休職の場合

休職している社員は、会社に籍はありますが労働を免除されている状態のため、休職の理由にかかわらず、電話に対応することはできません。

休職が決まった時点で他の社員に業務を引き継いでいるはずですので、後任の社員が対応にあたることになります。

電話で休職中の社員を名指しされた時の対応方法は、あらかじめ上司と相談して決めておきましょう。

担当者が休みの場合の伝言のポイント

担当者の休暇中に受けた電話の内容は、担当者が出社後に確認できるようにメモなどを残しておきます。

折り返しの依頼はもちろん、別の社員が代わりに対応して処理が完了している場合も、どんな対応をしたのかを報告しておきましょう。

担当者の休暇中に伝言を受けた場合に注意すべきポイントを解説します。

休日・休暇中は原則連絡しない

休日や休暇中には、原則として担当者への電話は控えましょう。

取引先から「担当者に連絡を取ってほしい」と言われた場合には、用件を聞き、急ぎの場合でもいきなり担当者に連絡せず、まずは上司に相談してみてください。

メールやチャットを活用する

中には、休暇中にも自分の担当案件の進捗が気になる、かかってきた電話の内容をいち早く知りたいという担当者もいるかもしれません。

担当者への電話連絡は控えるべきですが、メールやチャットは自分の都合の良い時に確認できるので、担当者が休暇中の連絡にも活用できます。

記事まとめ

担当者が休暇中の電話対応で避けなければならないのは、「担当者と連絡が取れないせいでお客様に不利益が生じること」「いつ対応できるかがわからずお客様を不安にさせること」です。

担当者が休みでも、いつ連絡が取れるかがはっきりしていたり、依頼した内容がきちんと処理されることがわかっていれば、お客様に心配をかけることはありません。

また、不在時の伝言をいつでも好きな時に確認したい場合は、NECネッツエスアイの電話転送サービス「Canario（カナリオ）」がおすすめ。

担当者が電話に出られない時の伝言をテキスト化するので、休みの場合も電話を取り逃すことなく、またメールやチャットで伝言を受け取ることができます。

電話を取り次ぐ従業員の負担や、電話をかけてくる相手の「待たされるストレス」も発生しなくなるなど、Canario（カナリオ）はオフィス電話に関する悩みをワンサービスで解決します。

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